Retraiter les extractions en échec
Certains documents échouent — un scan trop flou, un fournisseur qui n’existait pas encore, un incident passager du service. Les échecs arrivent dans la vue Errors de la boîte de réception OCR, avec le motif consigné, et l’action Retraiter donne à chaque document une seconde chance une fois la cause corrigée. Rien n’est perdu ; rien ne doit être renvoyé par e-mail.
Accès nécessaire. Retraiter les éléments OCR nécessite l’ensemble d’autorisations Accounts Payable v2 (comptables fournisseurs et responsables) ou Accounting Admin v2 (administrateurs système). Les ensembles Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de consulter les éléments, mais pas d’agir dessus.
Trier par message d’erreur
| Le message indique… | Cela signifie… | Corriger, puis retraiter |
|---|---|---|
| « … ne semble pas être une facture. » | L’IA vous protège d’un relevé, d’un prospectus, d’un contrat | S’il ne s’agit vraiment pas d’une facture, passez-le au statut Rejeté. S’il en est une (mise en page inhabituelle), retraitez — ou créez la facture manuellement avec le fichier joint |
| « Le service IA est temporairement limité en débit / surchargé… » | Une surcharge passagère du service | Retraitez simplement dans quelques minutes — rien n’est en cause de votre côté |
| « La limite mensuelle de traitement de documents par IA est atteinte. » | Le quota de documents de l’organisation est épuisé | Nouveau mois ou plan supérieur ; la file patiente |
| « La clé d’API IA n’est pas configurée… » | Licence non activée (ou expirée) | Console d’administration → Abonnement → activer ; adressez-vous à votre administrateur |
| Un échec d’analyse ou d’extraction | Le document a mis le lecteur en échec (scan pivoté, image d’une image) | Obtenez une copie plus nette si possible ; sinon, saisie manuelle avec le fichier joint |
La référence complète des messages
Le tableau ci-dessus sert au tri ; celui-ci est le catalogue complet, mot pour mot tel que les messages apparaissent sur l’enregistrement (ou, pour les réponses envoyées à la réception, dans la boîte aux lettres de l’expéditeur). Les espaces réservés comme {0} sont remplacés par le détail précis au moment de l’échec :
| Le message | Signification / que faire |
|---|---|
| « Le service IA est temporairement limité en débit. Veuillez réessayer dans quelques instants. » | Trop de demandes à la fois — généralement un afflux de documents. Rien à corriger ; retraitez après un court délai. |
| « Le service IA est temporairement surchargé. Veuillez réessayer sous peu. » | Le service lui-même est occupé. Même remède : patientez un instant, puis retraitez. |
| « Le service IA a renvoyé une réponse vide. Veuillez réessayer. » | Une réponse vide ponctuelle. Retraitez ; ne faites appel à l’assistance que si cela se reproduit sur le même document. |
| « Le service IA a renvoyé une erreur (HTTP {0}) : {1} » | Une erreur inattendue du service — les espaces réservés indiquent le code et le détail. Retraitez une fois ; si l’erreur persiste, transmettez le message exact à votre administrateur. |
| « Échec de l’analyse de la réponse d’extraction IA : {0} » | La réponse de l’IA n’a pas pu être relue — généralement un document qui l’a mise en échec (scan pivoté, photo d’une photo). Retraitez ; si cela se reproduit, obtenez une copie plus nette. |
| « Le document chargé ne semble pas être une facture. Veuillez charger un document de facture valide. » | Le contrôle de première lecture qui vous protège des relevés, des prospectus et des contrats. S’il ne s’agit vraiment pas d’une facture, passez l’enregistrement au statut Rejeté. |
| « Le fichier chargé est introuvable. Veuillez réessayer le chargement. » | Le fichier du document ne figure pas sur l’enregistrement — généralement un chargement interrompu. Chargez à nouveau le fichier dans le formulaire Nouvelle facture d’achat. |
| « Enregistrement de la boîte de réception OCR introuvable. » | L’enregistrement a été supprimé pendant que quelqu’un agissait dessus. Actualisez ; si le document compte toujours, soumettez-le à nouveau. |
| « La limite mensuelle de traitement de documents par IA est atteinte. Veuillez contacter votre administrateur. » | Le quota mensuel de documents de l’organisation est épuisé. Nouveau mois ou plan supérieur ; la file patiente. |
| « La clé d’API IA n’est pas configurée. Veuillez activer votre licence REDA Financials AI. » | La licence n’est pas active (ou a expiré). Votre administrateur l’active dans l’onglet Abonnement de la console d’administration, puis vous retraitez. |
| « Aucune pièce jointe PDF trouvée dans l’e-mail. Seuls les fichiers PDF sont traités pour l’extraction de factures. » | Renvoyé à l’expéditeur par e-mail — le canal e-mail n’accepte que les PDF. Demandez au fournisseur de renvoyer le document en PDF, ou chargez vous-même le fichier dans le formulaire Nouvelle facture d’achat (qui accepte aussi les JPG et PNG). |
| « Une erreur s’est produite lors du traitement des pièces jointes de votre e-mail : {0} » | La copie de l’échec adressée à l’expéditeur. Un enregistrement au statut Erreur a tout de même été créé, avec le même motif consigné — retrouvez-le dans la vue Errors et traitez-le à partir de là. |
| « Type de fichier non pris en charge. Veuillez charger un fichier PDF, JPG, JPEG ou PNG. » | Le chargement manuel n’accepte que ces quatre formats. Convertissez ou réexportez le document, puis chargez-le à nouveau. |
Pourquoi les erreurs ne sont jamais relancées automatiquement
La boucle de traitement automatique — la carte « Traitement de documents OCR » de l’onglet Opérations de la console d’administration, qui tourne toutes les 15 minutes — ne prend en charge que les enregistrements aux statuts En attente et Extraction. Un enregistrement au statut Erreur est délibérément hors de sa portée : relancer un document dont le fournisseur n’existe pas échouerait de la même manière toutes les 15 minutes, indéfiniment. Les erreurs attendent une personne, et Retraiter est la réponse de cette personne.
Cette conception protège aussi la file : lorsqu’un document échoue, seul cet enregistrement passe au statut Erreur (avec le motif dans son champ Message d’erreur) et la boucle poursuit avec le document suivant. Un scan illisible ne bloque jamais les cinquante factures valides qui le suivent. Votre administrateur peut aussi suivre les dégâts à distance — la carte de l’onglet Opérations affiche les compteurs File de documents pour En attente, Extraction et Erreurs : un nombre d’erreurs en hausse est donc visible sans ouvrir l’onglet Boîte de réception OCR.
Lancer un retraitement
Corrigez d’abord la cause
Le cas classique : le fournisseur n’existait pas → créez le compte fournisseur. Entité non concordante → vérifiez que la facture était adressée à une entité que vous avez configurée. Les erreurs passagères ne nécessitent aucune correction.
Cliquez sur Retraiter sur l’enregistrement
L’extraction est réinitialisée et relance ses deux phases sur le document stocké (« Retraitement du document... »), puis ouvre le formulaire de facture prérempli exactement comme une nouvelle action Créer une facture. Le retraitement est aussi la bonne démarche pour les extractions réussies mais erronées — après avoir corrigé les données de référence qui l’ont induite en erreur.
Hygiène de la file
- La vue Errors chaque jour — la plupart des entrées se relancent en un clic ; les autres sont des tâches sur les données de référence qui améliorent chaque extraction future.
- Repérez les récurrences — un même fournisseur qui échoue à répétition signifie que la mise en page de ses factures mérite un examen (ou un enregistrement de consignes au niveau du territoire, via votre administrateur) plutôt que des relances document par document.
- Le retraitement ne consomme aucun nouveau crédit de document sur le mois décompté lorsqu’il relance un document stocké — la lecture a déjà été comptée à la réception.
Le tri du vendredi dans la vue Errors de Meridian
L’entité britannique de Meridian Properties Group vide sa vue REDA: Errors chaque vendredi. La récolte de cette semaine montre à quel point les corrections peuvent différer pour une file d’apparence uniforme :
| Enregistrement | Le Message d’erreur indique | Ce qui s’est réellement passé | La correction |
|---|---|---|---|
| OCR #00000198 | « Le service IA est temporairement limité en débit. Veuillez réessayer dans quelques instants. » | Un fournisseur de services aux bâtiments a envoyé douze factures d’un coup par e-mail mardi ; deux ont atteint la limite | Aucune correction nécessaire — cliquez sur Retraiter pour chacun ; les deux s’extraient proprement à la relance |
| OCR #00000201 | « Échec de l’analyse de la réponse d’extraction IA : … » | Un reçu photographié de travers, envoyé par un prestataire ponctuel | Demandez au prestataire un vrai PDF ; retraitez s’il est impossible à obtenir, et saisissez manuellement si la relance échoue aussi |
| OCR #00000203 | « Le document chargé ne semble pas être une facture. Veuillez charger un document de facture valide. » | Un résumé de bail d’un locataire transféré par erreur à l’adresse de réception | Rien à retraiter — passez-le au statut Rejeté et indiquez à l’expéditeur où les documents de bail doivent réellement aller |
| OCR #00000205 | « La clé d’API IA n’est pas configurée. Veuillez activer votre licence REDA Financials AI. » | La licence avait expiré pendant la nuit, avant l’application de la clé de renouvellement | L’administrateur active la nouvelle clé dans l’onglet Abonnement de la console d’administration ; puis retraitez |
Temps total : une dizaine de minutes — et notez qu’un seul des quatre cas (le reçu de travers) tenait à un problème de document. La vue Errors est surtout une liste de relances, parfois une liste de tâches, et rarement une liste de mauvaises nouvelles.
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | Faites plutôt ceci |
|---|---|---|
| Retraiter immédiatement sans lire le Message d’erreur | Les échecs liés aux données de référence (fournisseur manquant, entité non identifiée) échouent de la même manière à la relance — vous perdez simplement du temps | Lisez d’abord le message ; les erreurs passagères du service sont les seules qui ne nécessitent aucune correction |
| Renvoyer le document par e-mail au lieu de le retraiter | Chaque réception par e-mail crée un nouvel enregistrement et décompte un nouveau document du quota mensuel — retraiter l’enregistrement existant ne coûte rien de plus | Retraiter — le fichier est déjà stocké sur l’enregistrement |
| Supprimer les enregistrements en erreur pour alléger la vue | Vous perdez le message d’erreur, le document et la preuve de ce qui est arrivé — et la consommation du mois ne correspond plus aux enregistrements qui la justifient | Passez les impasses au statut Rejeté ; les conserver ne coûte rien |
| Attendre que la boucle relance les erreurs | Elle ne le fera jamais — la boucle ne traite que les enregistrements En attente et Extraction | La vue Errors relève de l’humain ; passez-la en revue à intervalles réguliers |
| Retraiter pour « corriger » une facture qui existe déjà | Bloqué par conception : « Impossible de retraiter — une facture d’achat a déjà été créée depuis cet enregistrement. » | Modifiez directement la facture d’achat brouillon — c’est un brouillon ordinaire |
Pour aller plus loin
- Boîte de réception OCR et file de documents — là où se trouve la vue Errors.
- Créer une facture à partir de l’OCR — là où aboutit un retraitement réussi.
- Planificateur d’opérations — la boucle qui traite la file.
Questions fréquentes
Il remplace le Résultat d’extraction de l’enregistrement par la nouvelle lecture — le document et l’historique de réception sont conservés. Comme aucune facture n’existe encore (le garde-fou le garantit), rien n’est touché dans votre comptabilité.
Retraiter agit enregistrement par enregistrement (l’action ouvre le formulaire de vérification) : une série d’échecs due à une brève défaillance du service se traite donc en ouvrant chaque élément depuis la vue Errors. Évitez de transférer à nouveau les mêmes e-mails pour aller plus vite : chaque PDF reçu crée un nouvel enregistrement de réception et est décompté du compteur mensuel de documents — ce n’est pas le cas du retraitement de l’enregistrement existant.
Dès qu’une facture d’achat a été créée à partir de l’enregistrement : « Impossible de retraiter — une facture d’achat a déjà été créée depuis cet enregistrement. » À partir de là, c’est la facture qui fait foi — corrigez-la directement plutôt que de relire le document sur lequel elle repose.
Le compteur décompte les documents au moment où ils entrent dans la file — chaque enregistrement de réception incrémente une seule fois la consommation du mois. Le retraitement relit, sur son enregistrement existant, un document déjà décompté.
Les deux fonctionnent. Créer une facture vous permet de choisir vous-même le fournisseur dans le formulaire, tout de suite ; Retraiter relance l’extraction complète, de sorte que l’identification du fournisseur (et l’historique de codification comptable de ce fournisseur) se renseigne automatiquement. Si vous attendez d’autres factures de ce fournisseur, retraitez une fois — cela amorce correctement la boucle d’apprentissage.
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