Lot de transactions récurrentes
C’est le moteur derrière chaque modèle récurrent de l’organisation : le lot qui se réveille chaque jour, repère ce qui arrive à échéance et le génère. Sa carte dans la console Opérations le dit précisément : « Traite tous les modèles récurrents actifs arrivant à échéance à la date d’exécution et génère les factures de vente, factures d’achat, bons de commande ou écritures comptables correspondants. »
Accès nécessaire. La planification et l’exécution des tâches par lots nécessitent l’ensemble d’autorisations Accounting Admin v2. Les ensembles Accounting Controller v2 et Read Only v2 permettent d’ouvrir la console pour consulter les résultats ; les ensembles Accounts Payable v2 et Accounts Receivable v2 ne la voient pas, mais ils voient les documents que génère le lot.
Ce que fait une exécution
Repère les modèles à échéance
Le statut Actif et une Date de prochaine exécution égale ou antérieure à aujourd’hui — ces deux conditions définissent « à échéance ». Les modèles au statut Brouillon ou Terminé ne sont jamais touchés.
Génère chaque document
Daté du jour de l’exécution, dans la bonne période comptable, avec les lignes copiées depuis le modèle et une date d’échéance calculée selon les jours de paiement du modèle — et relié à son modèle. Les doublons sont impossibles par conception : un seul document par modèle et par date, même si le lot venait à s’exécuter deux fois.
Comptabilise quand c’est demandé
Les modèles avec Comptabilisation auto voient leurs documents comptabilisés dans la foulée ; si la comptabilisation devait échouer, toute la génération de ce modèle est abandonnée — aucun brouillon incomplet, et l’échec est consigné dans l’entrée d’audit de l’exécution.
Fait avancer le calendrier
La Date de prochaine exécution de chaque modèle traité avance selon sa fréquence, ses compteurs sont mis à jour, et les modèles qui atteignent leur date de fin ou leur nombre maximal d’occurrences passent à Terminé.
Planification et exécution
Sur la carte : cliquez sur Planifier pour fixer une heure quotidienne (tôt le matin, après la synchronisation des taux de change, c’est l’usage), ou sur Exécuter maintenant après avoir activé de nouveaux modèles que vous voulez voir générés immédiatement. La ligne de statut indique la prochaine exécution et le dernier résultat ; Voir le journal d’audit ouvre le détail des éléments traités / réussis / en échec.
Le tableau de bord de la carte
| Élément | Ce qu’il indique / fait |
|---|---|
| Description | Le lot en une phrase : « Traite tous les modèles récurrents actifs arrivant à échéance à la date d’exécution et génère les factures de vente, factures d’achat, bons de commande ou écritures comptables correspondants. » |
| Modèles actifs / À échéance aujourd’hui | Les compteurs de charge de travail : combien de modèles sont en service, et combien généreront un document au prochain passage. Un compteur À échéance aujourd’hui à zéro après l’exécution du matin correspond à l’état normal. |
| Pastille de statut et Prochaine exécution planifiée | Planifié ou Non planifié, et le moment où l’exécution quotidienne (01:00 par défaut) se déclenchera la prochaine fois. |
| Exécuter maintenant (avec sélecteur de date) | Un passage immédiat pour la date de votre choix — l’outil de rattrapage. « À échéance » signifie au plus tard à la date choisie : une seule exécution rattrape donc tout ce qui est arrivé à échéance pendant une pause. |
| Dernière exécution + Voir le journal d’audit | Le résultat le plus récent, et le lien vers son enregistrement complet des éléments traités / réussis / en échec, avec les motifs pour chaque modèle. |
L’exécution manuelle vous avertit même lorsqu’il n’y a rien à faire : « Aucun modèle actif n’arrive à échéance au plus tard à cette date. Le lot s’exécutera mais ne générera aucun document. » — une exécution sans travail est sans conséquence, par conception.
Une pause et un rattrapage, chez Meridian
Meridian Properties Group facture chaque mois à Corvus Consulting un loyer de 9 000 $ à partir d’un seul modèle de facture de vente. De janvier à avril, le lot nocturne génère le brouillon de chaque mois le 1er et fait avancer le modèle — la Date de prochaine exécution progresse, le Nombre de générés augmente. Puis vient un week-end de maintenance : un administrateur retire le lot de la planification, et le 1er mai passe sans bruit. Rien n’est perdu — le modèle affiche toujours Date de prochaine exécution : 1er mai : à échéance, en attente, pas ignoré. Le 3 mai, l’administrateur utilise Exécuter maintenant avec la date du jour ; tout ce qui est à échéance au plus tard à cette date est rattrapé, la facture de mai est générée avec deux jours de retard mais correctement datée et numérotée, et le modèle passe à 1er juin · Nombre de générés 5. Juin reprend selon le calendrier. Un seul clic a comblé le trou, parce que « à échéance » signifie au plus tard à — jamais « manqué pour toujours ».
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Retirer le lot de la planification pour « mettre un modèle en pause » | Plus aucun modèle de l’organisation ne génère de documents — les clients cessent d’être facturés, sans que personne ne s’en aperçoive | Désactivez uniquement ce modèle (délibérément, avec une note) ; laissez le moteur tourner |
| S’attendre à ce que les mois manqués se rattrapent d’eux-mêmes | L’exécution suivante génère pour sa date d’échéance et fait avancer le calendrier — les trous restent des trous | Utilisez le sélecteur de date d’Exécuter maintenant pour un rattrapage groupé, et créez les véritables documents de rattrapage par clonage |
| Le planifier avant la synchronisation des taux de change | Les documents en devise étrangère sont générés avec les taux de la veille | La Synchronisation des taux de change en premier dans l’ordre nocturne, puis ce lot, puis l’imputation automatique |
| Personne ne lit l’entrée d’audit de l’exécution | Avec les abandons dus à la Comptabilisation auto, des documents attendus n’existent pas, sans aucune alerte | Intégrez le résultat de la dernière exécution affiché sur la carte à votre coup d’œil du matin ; relancez les propriétaires de modèles en cas d’échec |
| Prendre À échéance aujourd’hui pour un compteur d’erreurs | La panique face à un chiffre qui signifie simplement « travail prévu pour cette nuit » | À échéance aujourd’hui mesure la charge de travail ; c’est le nombre d’échecs de l’entrée d’audit qui signale les erreurs |
Pour aller plus loin
- Présentation des modèles récurrents — les modèles que sert ce moteur.
- Modèles récurrents de factures d’achat et de bons de commande · Factures de vente récurrentes — les spécificités de chaque module.
- Présentation du planificateur d’opérations — la console.
Questions fréquentes
L’exécution suivante génère pour sa date d’échéance et fait avancer le calendrier — elle ne rattrape pas chaque période manquée. Créez manuellement les éventuels documents de rattrapage (le clonage rend l’opération rapide), puis laissez le calendrier reprendre son cours.
Le lot s’exécute une fois par jour pour tous ; c’est la fréquence propre à chaque modèle qui détermine si aujourd’hui est son jour. L’heure de la journée importe rarement pour les documents comptables — ce sont les dates, et non les horodatages, qui pilotent la comptabilité.
Non — la génération produit un seul document par modèle et par date, par conception. Une deuxième exécution pour la même date ne trouve plus rien à échéance et ne crée rien. En cas de doute, cliquez sur Exécuter maintenant ; c’est sans risque.
Ni l’un ni l’autre. Le lot s’exécute dans le contexte du processus automatisé de la plateforme ; il n’occupe donc aucun siège acheté — et le compteur de documents IA ne compte que les documents entrants traités par l’OCR ; la génération récurrente n’est jamais décomptée.
Après la Synchronisation des taux de change (pour que les documents en devise étrangère reçoivent le taux du jour) et avant les lots d’imputation automatique (pour que ce qu’il génère puisse être imputé la nuit même).
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