Lignes de bon de commande et produits
L’en-tête indique qui et quand ; les lignes indiquent ce que vous achetez réellement — et chaque ligne détermine discrètement trois choses pour la suite : le compte de charges sur lequel le coût sera enregistré, la ligne budgétaire qu’elle consomme, et si sa réception crée une immobilisation. Cette référence passe en revue chaque champ d’une ligne de bon de commande.
Accès nécessaire. L’ajout et la modification des lignes nécessitent l’ensemble d’autorisations Accounts Payable v2 (comptables fournisseurs et responsables) ou Accounting Admin v2 (administrateurs système). Les ensembles Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de consulter les lignes, mais pas de les modifier.
Les champs de la ligne
| Champ | Rôle |
|---|---|
| Produit | Ce que vous achetez, issu de votre catalogue. Le sélectionner renseigne le compte général, la description et le prix par défaut de la ligne — la cohérence sans rien saisir. (Les produits se configurent via Créer des produits.) |
| Compte général | L’endroit où le coût sera enregistré lorsque la facture rapprochée sera comptabilisée — et l’allocation budgétaire que l’engagement consomme. Reprend la valeur par défaut du produit ; modifiez-le ligne par ligne lorsqu’un même produit sert à des fins différentes. |
| Description | La ligne telle que le fournisseur la lira sur le PDF. L’exemple de Meridian : « Nettoyage en profondeur de la façade et des vitres du hall — par visite trimestrielle ». |
| Quantité et Prix unitaire | Combien, et au prix convenu. Les deux doivent être positifs ; multipliés, ils donnent le Montant de ligne. Le prix unitaire devient la référence de rapprochement pour chaque future facture sur cette ligne. |
| Montant de remise | Une réduction négociée sur la ligne — l’engagement (puis le rapprochement) utilise le montant net. |
| Centre de coûts | La dimension de reporting que le coût final doit porter — elle suit le rapprochement jusqu’à la facture, puis jusqu’à votre grand livre. |
Ce que chaque ligne suit après la comptabilisation
Une fois la commande comptabilisée, chaque ligne tient son propre décompte, qui alimente les soldes de l’en-tête de la commande :
- Reçu — mis à jour par Réceptionner les marchandises, livraison après livraison.
- Facturé — mis à jour à mesure que les factures sont rapprochées, tranche par tranche.
- Solde à réceptionner / Solde à facturer — ce qui vous est encore dû, et ce que le fournisseur peut encore facturer. Lorsque les deux atteignent zéro, l’histoire de la ligne est close.
Le commutateur d’immobilisation
Deux champs supplémentaires font passer une ligne de la charge à l’acquisition d’immobilisation :
- Créer une immobilisation — cochez cette case sur la ligne, et sa réception génère automatiquement des enregistrements Immobilisation : un par unité réceptionnée, au statut En construction, liés à cette ligne.
- Type d’actif — la catégorie d’immobilisation (Matériel de bureau, Bâtiments et aménagements…). Le type apporte ses valeurs d’amortissement par défaut, de sorte que les immobilisations naissent correctement configurées.
C’est ainsi que les quatre équipements d’accueil de Meridian sont devenus quatre immobilisations suivies dès la réception de la livraison — sans enregistrement séparé. Sur ces lignes, le compte général est généralement le compte de coût de l’immobilisation plutôt qu’un compte de charges (la configuration de votre produit s’en charge lorsque le type du produit est Actif).
Deux lignes, deux destins — la rénovation du hall
Le bon de commande de rénovation du hall de Meridian montre à quel point la configuration d’une ligne est déterminante. Même commande, même fournisseur — des parcours complètement différents :
| Ligne de services de construction (48 000 $) | Ligne d’équipement d’accueil (20 000 $) | |
|---|---|---|
| Compte général | Un compte de charges — le coût touche le compte de résultat lorsque la facture est comptabilisée | Un compte de coût d’immobilisation, proposé par défaut par le type Actif du produit |
| Créer une immobilisation | Décoché — les services ne deviennent jamais des immobilisations | Coché, avec un Type d’actif — la réception a créé une immobilisation En construction par unité, quatre au total |
| Après la réception | La quantité réceptionnée a augmenté au fil de l’achèvement des travaux | Quatre immobilisations suivies, chacune liée à cette ligne |
| Après la facturation | Rapprochée de la facture MPI001019 (48 000 $) | Toujours en attente de la facture d’équipement — son Solde à facturer reste ouvert |
Règles de modification
Les lignes sont entièrement modifiables tant que la commande est au statut Brouillon — ajoutez-en avec + Ajouter une ligne, supprimez-les avec le ✕. Une fois la commande comptabilisée, les lignes sont verrouillées (« Impossible de modifier les lignes d’un bon de commande qui n’est pas en brouillon. ») ; pour les modifier, rouvrez la commande en Brouillon, modifiez-la, puis comptabilisez-la à nouveau — sous réserve de ce qui a déjà été réceptionné ou facturé. Voir Comptabiliser et annuler un bon de commande.
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | Faites plutôt ceci |
|---|---|---|
| Lignes forfaitaires (quantité 1 pour plusieurs livrables) | La réception et la facturation deviennent du tout ou rien ; les livraisons partielles n’ont nulle part où être enregistrées | Une unité par livrable — visites, unités, jalons |
| Noyer une remise négociée dans le prix unitaire | La concession disparaît de la vue, et le prix ne correspond plus au tarif du fournisseur | Conservez le prix catalogue et enregistrez la réduction dans le Montant de remise |
| Remplacer par habitude le compte général du produit | L’engagement consomme la mauvaise allocation budgétaire, et la facture rapprochée hérite de l’erreur de compte | Fiez-vous à la valeur par défaut du produit ; ne la remplacez que pour une bonne raison |
| Réceptionner du matériel sur une ligne où Créer une immobilisation n’a jamais été coché | Aucun enregistrement Immobilisation n’est créé — les unités existent physiquement, mais pas dans votre registre des immobilisations | Cochez la case sur la ligne (et choisissez le Type d’actif) avant la réception |
| Des descriptions de ligne rédigées pour vous-même, et non pour le fournisseur | La description figure sur le PDF que lit le fournisseur — un jargon interne entraîne des livraisons erronées | Décrivez ce que le fournisseur doit livrer, comme l’a fait Meridian : « Nettoyage en profondeur de la façade et des vitres du hall — par visite trimestrielle » |
Pour aller plus loin
- Créer un bon de commande — les lignes dans le déroulement d’une vraie commande.
- Réceptionner des lignes de bon de commande (immobilisations) — le côté « Reçu » du décompte.
- Analyse budgétaire des bons de commande — comment chaque ligne s’articule avec le budget.
Questions fréquentes
Les produits portent les valeurs par défaut qui assurent la cohérence des achats — affectation du compte général, descriptions, prix. Si vous achetez quelque chose qui n’a pas encore de produit, demandez à votre administrateur d’en créer un ; cela prend une minute et se rentabilise à chaque commande future. Voir Créer des produits.
Oui — les dimensions sont propres à chaque ligne. Une même commande peut être répartie entre plusieurs services, et le coût final de chaque ligne est enregistré avec sa propre étiquette.
Utilisez l’unité que la réception confirmera. Meridian a commandé 2 visites à 4 800 $ — chaque visite effectuée est donc réceptionnée (et facturable) individuellement. Une quantité de 1 à 9 600 $ aurait imposé une réception en tout ou rien.
Le rapprochement l’en empêche : chaque ligne peut être facturée au maximum à hauteur de ce qui a été réceptionné et pas encore facturé, et toute comptabilisation au-delà échoue avec le message « La quantité facturée dépasse la quantité restante sur la ligne du bon de commande. » Enregistrez d’abord la livraison, ou interrogez le fournisseur sur la facture.
Pas directement — les lignes comptabilisées sont verrouillées. Rouvrez la commande en Brouillon, corrigez le compte, puis comptabilisez-la à nouveau ; la ligne corrigée oriente alors au bon endroit à la fois l’engagement budgétaire et la future facture.
Oui — l’engagement et la référence de rapprochement utilisent le montant net de la ligne ; la facture du fournisseur est donc attendue au montant remisé, et non au prix catalogue.
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