Présentation de l’OCR
Les factures fournisseurs arrivent au format PDF, et quelqu’un doit les saisir. Ou pas : le traitement OCR des factures de REDA Financials lit le document grâce à l’IA et produit une facture d’achat en brouillon — fournisseur identifié, lignes extraites, comptes généraux suggérés à partir de votre propre historique. Vous vérifiez et vous comptabilisez. Cette présentation couvre l’ensemble de la fonctionnalité ; les articles associés approfondissent chacun de ses éléments.
Accès nécessaire. Le traitement des documents OCR — les charger, les vérifier et créer des factures à partir de ceux-ci — nécessite l’ensemble d’autorisations Accounts Payable v2 (agents et responsables des comptes fournisseurs) ou Accounting Admin v2 (administrateurs système). Les ensembles Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de consulter les éléments OCR, mais pas d’agir dessus.
Les deux voies d’arrivée d’un document
| Canal | Fonctionnement | Idéal pour |
|---|---|---|
| Chargement sur le formulaire de facture | La carte Chargement de documents du formulaire Nouvelle facture d’achat accepte un PDF, un JPG ou un PNG ; quelques secondes plus tard, le formulaire est prérempli à partir du document | La facture que vous avez sous les yeux, tout de suite |
| Les fournisseurs (ou les règles de votre boîte aux lettres des comptes fournisseurs) transfèrent les factures à une adresse dédiée ; chaque PDF devient un élément en file de la boîte de réception OCR, traité automatiquement toutes les 15 minutes | Le volume — le circuit permanent |
Quels documents peut-il lire ?
Chaque document qui entre dans le circuit — par e-mail ou par chargement — porte une classification Type de document. L’enregistrement de réception propose quatre types, mais un seul parcourt aujourd’hui l’intégralité du circuit :
| Type de document | Situation actuelle |
|---|---|
| Facture d’achat (la valeur par défaut) | Entièrement opérationnel — lecture, identification du fournisseur, extraction des lignes, création de la facture en brouillon |
| Reçu de dépense | Réservé à une phase future — la classification existe, mais aucune extraction ne s’exécute encore pour ce type |
| Relevé bancaire | Réservé à une phase future |
| Autre | Une simple classification d’attente — aucun traitement |
Le circuit applique cette règle franchement plutôt que de deviner : si le canal automatisé est un jour amené à construire une facture à partir d’un type qui n’est pas une facture, il s’arrête avec « Type de document non pris en charge pour la création de factures : {0} » (l’espace réservé indique le type en cause). La conclusion pratique est simple — envoyez des factures fournisseurs. Les relevés, les reçus de dépense et la correspondance générale n’ont pas encore de circuit automatisé ; les y faire entrer ne fait donc que consommer votre quota mensuel de documents sans rien produire.
Ce que fait réellement l’IA
Phase 1 — Lire et identifier
Une lecture rapide répond aux questions suivantes : s’agit-il bien d’une facture (les documents qui n’en sont pas sont poliment refusés — « Le document chargé ne semble pas être une facture. »), qui l’a envoyée, à laquelle de vos entités, numéro de facture, dates, devise, totaux, éventuelle référence de bon de commande. Le fournisseur et l’entité sont ensuite associés à vos enregistrements réels — avec une tolérance aux variantes de nom.
Phase 2 — Extraire avec votre contexte
L’extraction complète s’exécute en injectant l’historique du fournisseur : ses dernières commandes et factures comptabilisées, et les choix produit / compte général que votre équipe a faits auparavant. C’est pourquoi une facture MetroPower revient affectée au compte Services publics — l’IA l’a appris de vous, pas en devinant. Une référence de bon de commande détectée est associée au bon de commande réel.
Le brouillon, puis l’humain
Sur le circuit du formulaire, les champs se préremplissent simplement pour vous. Sur le circuit e-mail, les extractions à confiance élevée créent automatiquement la facture d’achat en brouillon ; tout ce qui se situe sous votre seuil de confiance attend une personne dans la file Awaiting Review (Créer une facture à partir de l’OCR). Chaque facture créée est un Brouillon ordinaire — l’IA ne comptabilise jamais.
Le chargement, vu depuis le poste de l’utilisateur
Voici à quoi ressemble le canal du formulaire en temps réel. Dana, comptable fournisseurs de l’entité américaine de Meridian Properties Group, a enregistré depuis sa messagerie la facture d’électricité de juin de MetroPower — un PDF de deux pages de 4 180,00 $. Elle ouvre une Nouvelle facture d’achat et trouve en haut du formulaire la carte Chargement de documents, qui se présente simplement : « Chargez un document (PDF, JPG, PNG) pour extraire automatiquement les détails de la facture grâce à l'IA. » Elle y dépose le PDF. Une fenêtre superposée apparaît — « Traitement du document par l'IA... Cela peut prendre quelques secondes. » — et affiche cinq étapes visibles :
« Chargement du document... »
Le fichier arrive et un enregistrement de réception est créé en coulisses dans la boîte de réception OCR : le document est ainsi suivi dès la première seconde.
« Lecture du document... »
La première lecture rapide : s’agit-il d’une facture, qui l’a envoyée, à quelle société, quel numéro, quelles dates, quels totaux.
« Identification du fournisseur et correspondance de l'historique... »
Le nom de MetroPower figurant sur la facture est associé au compte fournisseur réel de Meridian, et les commandes et factures récemment comptabilisées de ce fournisseur sont rassemblées comme contexte.
« Finalisation de l'extraction avec le contexte fournisseur... »
L’extraction complète, ligne par ligne, s’exécute en reprenant l’affectation comptable choisie par l’équipe de Meridian sur les précédentes factures MetroPower.
« Finalisation et préremplissage du formulaire... »
Le formulaire de facture se remplit sous les yeux de Dana, et la notification confirme : « Document traité avec succès. Les champs ont été préremplis à partir de l'extraction. »
Dana vérifie le fournisseur, le numéro de facture, le total de 4 180,00 $ et l’affectation comptable des lignes par rapport au PDF ouvert à côté d’elle, puis enregistre. Si quelque chose s’était mal passé, la fenêtre superposée se serait terminée par « Échec du traitement du document » et le motif. Deux contrôles gardent l’entrée de ce circuit : le sélecteur de fichiers n’accepte que les formats PDF, JPG, JPEG et PNG (tout autre format reçoit « Type de fichier non pris en charge. Veuillez charger un fichier PDF, JPG, JPEG ou PNG. »), et un document qui échoue au contrôle « est-ce une facture ? » après la première lecture est refusé avec « Le document chargé ne semble pas être une facture. Veuillez charger un document de facture valide. »
Les trois leviers de réglage
- Seuil de création automatique — le paramètre du territoire Seuil de création auto OCR (80 % par défaut) : les extractions qui l’atteignent ou le dépassent créent automatiquement le brouillon ; en dessous, des personnes vérifient d’abord. Les nouvelles mises en œuvre démarrent souvent à 90 ou plus, puis assouplissent le seuil à mesure que la confiance s’installe.
- Consignes d’extraction — les administrateurs peuvent ajouter des enregistrements de consignes propres à un territoire qui orientent l’IA (formulations fiscales du pays, conventions locales de facturation), sans aucun code.
- Vos ensembles de champs — les champs que votre administrateur ajoute aux ensembles de champs du formulaire de facture rejoignent automatiquement le catalogue d’extraction : étendez le formulaire, et l’IA commence aussi à remplir le nouveau champ.
Où peut en être un document
Chaque document — quel que soit le canal — vit sur un enregistrement de la boîte de réception OCR dont le statut indique exactement où il en est de son parcours. Les définitions du système lui-même :
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente | En attente de traitement — en file pour le prochain cycle automatisé |
| En cours de traitement | OCR en cours d’exécution |
| Extraction | Extraction initiale terminée, en attente de l’analyse complète |
| Extrait | Données extraites — c’est l’état Awaiting Review du circuit e-mail |
| Vérifié | Vérifié par une personne |
| Créé | Facture générée — la facture d’achat en brouillon est liée à l’enregistrement |
| Erreur | Échec du traitement — le motif est consigné sur l’enregistrement |
| Rejeté | Écarté |
Le compteur mensuel de documents
Les plans IA décomptent le volume de documents pour l’ensemble de l’organisation, par mois civil. Il n’y a rien à configurer : le premier document d’un nouveau mois ouvre automatiquement la période d’utilisation du mois, et chaque document est décompté dès son arrivée — quel que soit le canal, et qu’une facture soit finalement créée ou non à partir de celui-ci. La limite provient du plafond mensuel de documents de votre plan, commun à toute l’organisation ; les plans sans plafond ne bloquent jamais.
Vous pouvez suivre le compteur dans l’onglet Abonnement de la Console d’administration financière, où la carte Consommation de documents (affichée sur les plans IA) indique « Utilisé ce mois-ci », Restant et « Plafond mensuel », avec une barre de progression « {0} % consommé ». Lorsque le plafond est atteint, la réception s’arrête avec un message unique et sans ambiguïté : « La limite mensuelle de traitement de documents par IA est atteinte. Veuillez contacter votre administrateur. » Les compteurs sont gérés par le système — les modifications manuelles des chiffres de consommation sont annulées sans avertissement, si bien que le compteur est toujours fiable. Consultez Périodes d’utilisation IA et crédits et l’onglet Abonnement pour la vue de l’administrateur.
En cas de problème — les messages, mot pour mot
Les échecs de l’OCR sont explicites : le document passe au statut Erreur avec le motif consigné sur l’enregistrement et, sur le circuit du chargement, le message s’affiche à l’écran. Ceux que vous pouvez rencontrer :
| Le message | Ce que cela signifie / que faire |
|---|---|
| « La clé d'API IA n'est pas configurée. Veuillez activer votre licence REDA Financials AI. » | L’organisation n’a pas de licence IA active. La fonctionnalité IA est incluse dans la licence REDA Financials AI — un administrateur active la clé dans l’onglet Abonnement. |
| « La limite mensuelle de traitement de documents par IA est atteinte. Veuillez contacter votre administrateur. » | Le plafond mensuel de documents de l’organisation est épuisé. La réception reprend le mois suivant, ou votre administrateur réexamine le plan. |
| « Type de fichier non pris en charge. Veuillez charger un fichier PDF, JPG, JPEG ou PNG. » | Le sélecteur de chargement n’accepte que ces quatre formats. Convertissez ou réexportez le document. |
| « Le document chargé ne semble pas être une facture. Veuillez charger un document de facture valide. » | Le contrôle de première lecture a conclu qu’il ne s’agit pas du tout d’une facture — un relevé, un reçu, un contrat. Seules les factures fournisseurs parcourent le circuit aujourd’hui. |
| « Le service IA est temporairement limité en débit. Veuillez réessayer dans quelques instants. » / « Le service IA est temporairement surchargé. Veuillez réessayer sous peu. » | Des conditions passagères du côté du service IA — votre document n’est pas en cause. Patientez un peu et réessayez (les éléments reçus par e-mail sont relancés par retraitement). |
| « Le service IA a renvoyé une réponse vide. Veuillez réessayer. » | Le service a répondu sans contenu — rare et passager ; réessayez. |
| « Le fichier chargé est introuvable. Veuillez réessayer le chargement. » | Le chargement n’a pas abouti (le plus souvent à cause d’une connexion interrompue). Chargez à nouveau le fichier. |
Lire le XML structuré des factures électroniques
En plus des PDF et des images, la réception lit désormais le XML structuré de facture électronique lorsqu’un fournisseur en fournit un. Comme un XML exprime chaque valeur sous forme de donnée étiquetée plutôt que d’image à interpréter, REDA le traite comme la source faisant foi et se passe des approximations — le PDF reste la copie lisible. Sans XML, ou avec un XML illisible, la réception revient à la lecture du document exactement comme auparavant. Tous les détails figurent dans le guide de la boîte de réception OCR.
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Numériser plusieurs factures dans un seul PDF | Un document produit une seule extraction et une seule facture en brouillon — la deuxième et la troisième facture du fichier se perdent dans le bruit | Une facture par fichier ; par e-mail, un même e-mail peut contenir de nombreux PDF, et chacun devient un élément distinct |
| Attendre du circuit e-mail qu’il « crée tout automatiquement » | Le seuil de confiance envoie délibérément les extractions incertaines en vérification humaine — une liste vide de factures créées peut simplement signifier une file de vérification pleine | Traitez chaque jour la vue Awaiting Review ; n’abaissez le seuil qu’à mesure que les contrôles ponctuels restent irréprochables |
| Confondre extraction et comptabilisation | Personne ne vérifie, les erreurs atteignent le grand livre tardivement, et la confiance dans la fonctionnalité s’érode | Chaque facture créée est volontairement un Brouillon — vérifiez-la par rapport au document avant de la comptabiliser, comme n’importe quelle facture |
| Laisser la boucle de traitement arrêtée | Les documents reçus par e-mail restent indéfiniment En attente, et les fournisseurs supposent que leurs factures ont été reçues et lues | Démarrez une fois la boucle Traitement de documents OCR dans l’onglet Opérations ; elle se replanifie d’elle-même toutes les 15 minutes |
| Envoyer des factures de fournisseurs qui n’existent pas encore en tant que comptes | Le champ du fournisseur revient vide et il n’existe aucun historique sur lequel fonder l’affectation des lignes | Créez d’abord le compte fournisseur (ou juste après, puis lancez Retraiter) — l’identification et l’historique se mettent alors tous deux à fonctionner |
Pour aller plus loin
- Boîte de réception OCR et file de documents — là où les documents sont conservés et ce que signifient les statuts.
- Automatisation de la facture par e-mail — le canal sans intervention.
- Créer une facture à partir de l’OCR — l’étape de vérification.
Questions fréquentes
Les champs d’en-tête (fournisseur, numéro, dates, totaux) sont fiables sur des documents nets ; l’affectation comptable des lignes s’améliore à l’usage, car le contexte de l’historique du fournisseur s’enrichit. Grâce au mécanisme de seuil, une précision dont vous n’êtes pas encore satisfait se traduit simplement par un passage en vérification plutôt que par une entrée dans vos comptes.
Les factures fournisseurs → factures d’achat, à ce jour. (L’objet de réception réserve des types pour de futures phases — considérez tout ce qui va au-delà des factures d’achat comme relevant de la feuille de route, pas comme une fonctionnalité.) Les images numérisées fonctionnent par le chargement ; l’e-mail accepte les PDF.
L’extraction appelle le service IA de REDA avec le document et le contexte de correspondance minimal décrit plus haut ; les résultats et les fichiers sont stockés sur vos enregistrements de la boîte de réception OCR dans Salesforce. Aucun compte IA distinct n’est nécessaire — la fonctionnalité est incluse dans la licence.
Non — les factures créées sont toujours des brouillons, et les contrôles habituels de la comptabilisation (périodes, approbations, contrôles budgétaires, votre clic) s’interposent entre l’extraction et le grand livre. L’IA saisit ; vous décidez.
La réception s’arrête avec le message « La limite mensuelle de traitement de documents par IA est atteinte. Veuillez contacter votre administrateur. » — rien ne se dégrade en silence, et rien de ce qui a déjà été extrait n’est affecté. La carte Consommation de documents de l’onglet Abonnement vous indique à quel point vous en êtes proche avant que cela n’arrive ; le traitement reprend lorsque le nouveau mois civil ouvre sa période.
Non. L’automatisation planifiée s’exécute sous l’identité de processus automatisé propre à la plateforme, qui est toujours considérée comme disposant d’une licence — les sièges que vous avez achetés sont destinés aux personnes. C’est le volume de documents que le plan IA décompte, pas l’automatisation elle-même.
Oui, sur les deux leviers : le Seuil de création auto OCR est un paramètre du territoire, de sorte que le territoire américain de Meridian peut créer automatiquement à 80 % tandis que le territoire brésilien, tout juste intégré, fait tout vérifier à 95 % ; et les administrateurs peuvent ajouter des enregistrements de consignes d’extraction propres à un territoire (formulations fiscales locales, conventions de facturation) sans code.
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