Cloner une facture de vente
La plupart des factures de Meridian ressemblent beaucoup à celles du mois dernier : même locataire, même local, mêmes lignes. Cloner avec les lignes transforme n’importe quelle facture existante en une nouvelle copie en brouillon — en-tête et lignes compris —, si bien qu’une facture répétée prend quelques secondes au lieu d’une ressaisie complète. (Si la répétition est vraiment mensuelle et sans fin, un modèle récurrent est l’outil encore plus simple et encore plus adapté ; le clonage brille dans les cas presque réguliers.)
Accès nécessaire. Cloner et comptabiliser des factures de vente nécessite l’ensemble d’autorisations Accounts Receivable v2 (comptables clients et responsables) ou Accounting Admin v2 (administrateurs système). Les ensembles Accounting Controller v2, Accounts Payable v2 et Read Only v2 permettent de consulter les factures, mais ni de les créer ni de les comptabiliser.
Cloner, en bref
Ouvrez une facture et cliquez sur Cloner avec les lignes
Brouillon, comptabilisée, même annulée — n’importe quelle facture peut servir de source ; la copie est toujours un document entièrement nouveau.
Vérifiez la copie avant d’enregistrer
Tout ce qui compte sur le plan métier est repris : client, entité, référence, description, conditions de paiement, dimensions, ainsi que toutes les lignes avec leurs produits, quantités, prix et profils fiscaux. Faites-en maintenant la facture de cette période : vérifiez la Date de facture et la Date d’échéance, et mettez à jour le texte propre à la période (« juin 2026 » n’a pas sa place sur la facture de juillet).
Enregistrez comme nouveau brouillon et comptabilisez
Le clone naît comme un Brouillon ordinaire — le document source n’est modifié en rien. Il prend le numéro suivant dans la séquence de l’entité, déduit sa propre période comptable de sa date, et se comptabilise comme n’importe quelle facture saisie à la main.
Cloner et Créer un avoir — un même mécanisme, deux sens
Il est utile de savoir que Cloner avec les lignes et Créer un avoir sont les deux modes d’un même moteur de copie. Le clonage produit un jumeau de même signe — un nouveau brouillon qui facture à nouveau les mêmes éléments. L’avoir produit le reflet inversé — les mêmes lignes converties en lignes de crédit, pour un total négatif, le tout rattaché à la source, renseignée comme sa Facture d’origine. Choisissez selon votre intention :
| Cloner avec les lignes | Créer un avoir | |
|---|---|---|
| Vous voulez… | Facturer à nouveau quelque chose de similaire | Reprendre (tout ou partie de) ce qui a été facturé |
| Les lignes arrivent… | Telles quelles — mêmes éléments facturés | Marquées comme lignes de crédit — mêmes montants, sens opposé |
| Lien avec la source | Aucun — le clone est indépendant | Facture d’origine renseignée — l’avoir reste lié à ce qu’il corrige |
| Numéro de document | Le suivant dans la séquence des factures | Le suivant dans la séquence Avoir de l’entité, qui est distincte |
| Détails | Cet article | Créer un avoir |
Ce qui n’est volontairement PAS copié
- Le numéro de document — les séquences restent sans trou ; le clone reçoit le sien.
- Le statut et la comptabilité — le clone est un brouillon sans écritures, quel que soit l’état de la source.
- Paiements, avoirs, imputations — ils appartiennent à l’historique de la source, pas à la copie.
- Les PDF générés — le clone produit les siens lors de sa comptabilisation ou à la demande.
Les règles qui interceptent les clones obsolètes
Un clone est un brouillon ordinaire ; il est donc soumis aux contrôles ordinaires — mais les clones les déclenchent de manière prévisible, car les valeurs copiées deviennent obsolètes. Les messages, et leurs causes propres aux clones :
| Le message | La cause habituelle liée au clonage |
|---|---|
| « La date d’échéance ne peut pas être antérieure à la date de la facture. Vérifiez les conditions de paiement et la date d’échéance. » | Vous avez déplacé la date de facture sur ce mois-ci, mais la date d’échéance copiée indique encore le mois dernier — de loin l’écueil le plus fréquent avec les clones. Mettez à jour les deux. |
| « La date de la facture doit être comprise dans la plage de dates de la période comptable sélectionnée. » | La date a changé, mais une période copiée n’a pas suivi — videz la période et laissez-la se recalculer à partir de la nouvelle date. |
| « L’entité est inactive et ne peut pas recevoir de nouvelles transactions… » | La source est antérieure à une réorganisation ; son entité a depuis été désactivée. Rattachez le clone à l’entité active. |
| « Le grand livre est inactif et ne peut pas recevoir de nouvelles transactions… » | Même scénario côté grand livre. |
| « Le compte général est inactif. Activez-le ou sélectionnez une alternative. » | Une ligne copiée facture encore sur un compte désactivé depuis la création de la source. |
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Comptabiliser le clone sans le relire | Dates obsolètes, texte obsolète, prix obsolètes — le client reçoit la facture du mois dernier avec le numéro de ce mois-ci | Date, texte, montants — la revue en trois points avant chaque comptabilisation |
| Cloner pour « réémettre » une facture que vous avez annulée parce qu’elle était erronée | Le clone en recopie fidèlement les erreurs | Corrigez le brouillon après le clonage — le clone est un point de départ, pas un verdict |
| Cloner tous les mois, indéfiniment | Douze occasions manuelles d’oublier par an — exactement le problème que résolvent les modèles | Transformez ce schéma en modèle récurrent ; réservez le clonage aux cas irréguliers |
| S’attendre à ce que les paiements de la source soient repris | Ils ne le sont jamais — les imputations appartiennent à l’historique de la source | Le clone démarre impayé ; il reçoit ses propres paiements |
| Changer l’entité sans revérifier les lignes | Les comptes généraux, les séquences et la devise dépendent de l’entité — un clone d’une entité à une autre peut emporter des comptes que la nouvelle entité refuse | Après un changement d’entité, resélectionnez les comptes des lignes et confirmez la devise |
Pour aller plus loin
- Factures de vente récurrentes — lorsque la même facture se répète selon un calendrier.
- Créer une facture de vente — le parcours à partir de zéro.
- Comptabiliser une facture de vente — ce qui se passe lorsque le clone prend effet.
Questions fréquentes
Le modèle récurrent lorsque la facture se répète de façon prévisible (loyer fixe, mensuel). Le clone lorsqu’une facture se répète de façon irrégulière — un service supplémentaire occasionnel, des frais similaires mais pas identiques, ou une facture ponctuelle qui se trouve ressembler à une ancienne facture.
L’action Cloner avec les lignes existe aussi sur les avoirs — la copie conserve les indicateurs Ligne de crédit. Mais avant de cloner un avoir, demandez-vous si la situation appelle vraiment un second avoir ; les avoirs sont des corrections, et les corrections sont généralement ponctuelles.
Le clone reprend l’entité et le client de la source — modifiez l’un ou l’autre sur le brouillon avant d’enregistrer si nécessaire (attention aux éléments propres à l’entité : les comptes généraux, les séquences et la devise suivent tous l’entité).
Il copie les profils fiscaux des lignes — les instructions qui indiquent comment taxer chaque ligne — et non les montants calculés. La taxe est recalculée lorsque le clone est comptabilisé, selon les règles en vigueur à sa date. Si les taux de taxe ont changé depuis la source, la taxe du clone sera, à juste titre, différente.
Vous avez mis à jour la date de facture, mais la date d’échéance copiée est restée en arrière — le contrôle affiche « La date d’échéance ne peut pas être antérieure à la date de la facture. Vérifiez les conditions de paiement et la date d’échéance. » Mettez à jour la date d’échéance (ou resélectionnez la condition de paiement pour qu’elle soit recalculée) et comptabilisez à nouveau.
Cloner crée une nouvelle facture ; il faut donc des droits de création sur les documents de comptes clients : l’ensemble d’autorisations Accounts Receivable ou Accounting Admin. Les contrôleurs de gestion et les utilisateurs Read Only peuvent ouvrir la source, mais pas en produire de copies.
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