Terminer un rapprochement
Les files sont presque vides et une ligne tenace demeure : MONTHLY ACCOUNT SERVICE FEE, −45,00 $. Aucun document ne lui correspondra jamais — c’est la banque qui l’a inventée. Le dernier kilomètre du rapprochement consiste à comptabiliser précisément ce type de lignes, à prouver que l’écart est à zéro et à sceller le mois par deux signatures. La clôture de juillet de Meridian, étape par étape.
Accès requis. Comptabiliser des ajustements, terminer et approuver nécessitent l’ensemble d’autorisations Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2 — et l’approbateur doit être un utilisateur différent de celui qui a terminé le rapprochement. Les ensembles Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de consulter le rapprochement, mais pas de le modifier.
Ajustements : comptabiliser ce que seule la banque savait
Créer un ajustement → choisissez les lignes
Le bouton ouvre un sélecteur de lignes de relevé non rapprochées (« Sélectionnez les lignes de relevé bancaire non rapprochées pour l'écriture d'ajustement. »). Meridian coche les frais de 45 $.
Vérifiez l’écriture préparée
Un formulaire d’écriture comptable s’ouvre déjà équilibré : la ligne côté banque (crédit de 45 $ en trésorerie — l’argent est sorti de la banque), liée à la ligne de relevé, et la ligne de contrepartie préremplie avec le Compte général d’ajustement du compte bancaire (chez Meridian, Bank Charges and Fees). Définissez la date, confirmez, Comptabiliser.
La ligne se rapproche d’elle-même
À la comptabilisation, la ligne de relevé est marquée comme rapprochée (Ajustement) et liée à l’écriture — « Écriture d'ajustement créée et rapprochée avec succès. » Les livres savent désormais ce que la banque savait ; la barre Différence passe au vert : 0,00 $.
La preuve de juillet, en chiffres
Tout le mois se résume à un petit tableau — avant et après l’ajustement de 45 $ :
| Solde | Avant l’ajustement | Après sa comptabilisation |
|---|---|---|
| Solde bancaire de clôture (saisi depuis le relevé) | 872 455,00 $ | 872 455,00 $ |
| Dépôts en transit / Chèques en circulation | 0,00 $ / 0,00 $ — chaque document a été rapproché de sa ligne | 0,00 $ / 0,00 $ |
| Solde bancaire ajusté | 872 455,00 $ | 872 455,00 $ |
| Solde GL de clôture (les livres) | 872 500,00 $ — les livres n’avaient pas entendu parler des frais | 872 455,00 $ — le crédit de 45 $ en trésorerie est enregistré |
| Différence | −45,00 $ | 0,00 $ — la barrière se lève |
Remarquez ce que l’ajustement n’a pas fait : il n’a pas tordu le chiffre de la banque, et il n’a pas « passé un écart en perte ». Il a enregistré un événement réel — la banque a prélevé 45 $ — qui manquait aux livres. C’est la seule façon honnête de franchir la barrière.
Terminer : la barrière du zéro
Terminer recalcule tout à neuf et applique la seule règle qui compte : « Impossible de terminer le rapprochement : l'écart de solde n'est pas nul. » À zéro, le rapprochement passe au statut Terminé — avec l’auteur et la date enregistrés — et la Date du dernier rapprochement et le Solde actuel du compte bancaire sont mis à jour. Les rapprochements sont figés (rouvrez délibérément si un problème apparaît).
Approuver : la seconde signature
Approuver est la validation finale — et elle doit venir de quelqu’un d’autre : « L'approbateur ne peut pas être l'utilisateur qui a terminé le rapprochement. La séparation des tâches exige qu'un autre utilisateur approuve. » L’approbation scelle la période dans la chaîne (le mois suivant part de ce solde de clôture), et — avec la Création auto des rapprochements activée — le brouillon du mois suivant apparaît de lui-même.
Ce que le scellement protège
- Les encaissements, décaissements et écritures comptables rapprochés refusent toute décomptabilisation ou annulation tant que leur rapprochement n’a pas été annulé — l’historique de trésorerie ne peut pas être réécrit en silence.
- Les soldes du relevé et ses lignes rapprochées sont verrouillés.
- La réouverture d’une période approuvée est interdite dès qu’une période ultérieure est approuvée — les corrections ont leur place dans le mois ouvert, sous forme d’ajustements documentés.
Les règles qui gardent le dernier kilomètre
Chaque barrière sur le chemin de sortie du mois, mot pour mot, avec ce qu’elle vous dit :
| Le message | Ce que cela signifie / que faire |
|---|---|
| « Sélectionnez au moins une ligne de relevé bancaire non rapprochée pour créer un ajustement. » | L’outil d’ajustement part des lignes de relevé — cochez celles à comptabiliser avant de continuer. |
| « Le rapprochement doit être en cours. » | Terminer (comme rapprocher et ajuster) ne fonctionne que sur un rapprochement ouvert — un Brouillon doit d’abord être ouvert, un rapprochement Terminé a déjà franchi l’étape. |
| « Le solde bancaire et le solde GL sont obligatoires avant de terminer un rapprochement. » | Le Solde bancaire de clôture n’a jamais été saisi — tapez d’abord le montant de clôture du relevé dans l’espace de travail. |
| « Impossible de terminer le rapprochement : l'écart de solde n'est pas nul. » | La barrière elle-même. Les soldes sont recalculés à neuf à cet instant, donc l’écart affiché est la vérité — quelque chose reste non rapproché ou non comptabilisé. |
| « Le rapprochement doit être terminé avant l'approbation. » | Les signatures se suivent dans l’ordre : prouvez d’abord le zéro, puis validez. |
| « L'approbateur ne peut pas être l'utilisateur qui a terminé le rapprochement. La séparation des tâches exige qu'un autre utilisateur approuve. » | Deux personnes sur la trésorerie, imposé par le système — voir la FAQ pour les petites équipes. |
| « Impossible de modifier un rapprochement terminé. Rouvrez-le d'abord pour faire des modifications. » | Le statut Terminé fige les rapprochements et les modifications ; la réouverture est possible et tracée (« Rapprochement rouvert pour modification. »). |
| « Ce rapprochement ne peut pas être rouvert car une période ultérieure a déjà été approuvée pour ce compte bancaire. » | L’historique derrière la chaîne est scellé — corrigez plutôt dans la période en cours. |
| « Cet encaissement ne peut pas être décomptabilisé ni annulé car il est rapproché. Supprimez d'abord le rapprochement. » | Le scellement s’étend jusqu’à la comptabilité auxiliaire — la même formulation protège les décaissements, et les écritures comptables refusent la décomptabilisation tant qu’elles comportent des lignes rapprochées. |
| « Impossible de supprimer un rapprochement terminé ou approuvé. » | Un mois prouvé est une pièce probante, pas un bloc-notes. |
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Comptabiliser un ajustement pour une ligne qui a un vrai document | L’événement arrive deux fois dans les livres — une fois comme document, une fois comme votre ajustement — et la Différence du mois suivant hérite du doublon | Les ajustements sont réservés aux lignes générées par la banque (frais, intérêts). Si un document existe ou devrait exister, rapprochez-le ou comptabilisez-le |
| Balayer un écart inexpliqué dans un seul « ajustement de rapprochement » | Le zéro devient une fiction et la vraie erreur — un encaissement manquant, un paiement en double — survit, cachée sous une écriture | Remontez l’écart jusqu’à sa ligne. Le montant lui-même est un terme de recherche : cherchez ce montant exact dans les deux volets |
| Terminer avec le Solde bancaire de clôture encore vide ou estimé | Vide, il est refusé d’office ; estimé, c’est pire — un « zéro » prouvé contre une supposition ne prouve rien | Saisissez le solde de clôture du relevé, au centime près, avant toute chose |
| Utiliser Rouvrir en brouillon comme un bouton d’annulation | Chaque réouverture efface les marques de finalisation — un rapprochement rouvert cinq fois ressemble à un mois que personne n’a assumé | Rouvrez pour de vraies découvertes ; les simples hésitations ont leur place avant Terminer, pas après |
| Laisser des mois au statut Terminé, jamais approuvés | La période suivante ne peut pas démarrer — sa barrière exige un prédécesseur approuvé — et le contrôle de séparation des tâches ne se déclenche jamais réellement | Intégrez l’approbation au rythme mensuel : terminer, transmettre à l’approbateur, c’est fait |
Pour aller plus loin
- Règles de compte bancaire — transformez l’ajustement de ce mois-ci en automatisation du mois prochain.
- Comprendre le rapprochement — l’arithmétique derrière la barrière.
- Clôturer les comptes — la clôture de période qu’alimente cette étape.
Questions fréquentes
Diviser pour régner : (1) les deux files sont-elles vraiment vides ? (2) le Solde bancaire de clôture est-il saisi exactement tel que le relevé l’imprime ? (3) le montant de l’écart — recherchez-le dans les deux volets ; un seul élément non rapproché de ce montant est le coupable neuf fois sur dix. (4) la moitié de ce montant a-t-elle été rapprochée dans le mauvais sens ? Un dépôt rapproché comme un retrait double son erreur.
La personne qui a terminé le rapprochement ne peut réellement pas l’approuver — c’est le contrôle qui fonctionne. Confiez les approbations à un second utilisateur disposant d’une licence (le dirigeant, l’expert-comptable externe) ; si c’est vraiment impossible pour cette période, le rapprochement au statut Terminé reste un zéro prouvé — approuvez-le lorsque cette seconde personne sera là.
Si aucune période ultérieure n’est encore approuvée : rouvrez, corrigez, terminez à nouveau, approuvez à nouveau — la piste d’audit montre tout. Sinon : comptabilisez la correction dans la période en cours avec une description claire faisant référence à l’original. Ne forcez jamais l’historique ; documentez la découverte.
Oui — le sélecteur autorise la sélection multiple. Chaque ligne cochée reçoit sa propre paire de lignes équilibrée au sein d’une même écriture, chaque ligne côté banque étant liée à sa ligne de relevé, et la comptabilisation les marque toutes comme rapprochées en une seule fois. Les frais, les intérêts et les frais de carte d’un mois peuvent être réglés en un seul ajustement.
Les soldes sont recalculés à neuf (aucun chiffre périmé ne peut passer), la barrière du zéro vérifie la Différence, le statut passe à Terminé avec votre nom et l’horodatage, et la Date du dernier rapprochement et le Solde actuel du compte bancaire sont mis à jour. La notification confirme : « Rapprochement terminé avec succès. »
Deux choses : elle enregistre l’approbateur et l’horodatage (« Rapprochement approuvé. »), faisant de ce mois l’ancre à partir de laquelle s’enchaîne la période suivante — et, sur les comptes où la Création auto des rapprochements est activée, elle crée d’elle-même le rapprochement Brouillon de la période suivante.
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