Boîte de réception OCR et file de documents
Chaque document que l’IA traite reçoit un enregistrement Boîte de réception OCR — la fiche de suivi qui porte le fichier, l’extraction, le statut et, à terme, le lien vers la facture qu’il est devenu. L’onglet Boîte de réception OCR est la file du matin des comptes fournisseurs : ce qui est arrivé, ce qui est prêt à être vérifié, ce qui a besoin d’aide.
Accès nécessaire. Créer et traiter des éléments OCR nécessite l’ensemble d’autorisations Accounts Payable v2 (comptables fournisseurs et responsables) ou Accounting Admin v2 (administrateurs système). Les ensembles Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de consulter les éléments, mais pas d’agir dessus.
Où se trouve la file
L’onglet Boîte de réception OCR est un onglet standard doté de vues de liste, et chaque enregistrement qu’il contient est numéroté automatiquement OCR # (vous ne nommez jamais ces enregistrements ; c’est le système qui s’en charge). Un enregistrement représente exactement un document : un e-mail contenant trois pièces jointes PDF produit trois enregistrements OCR # distincts, chacun avec son propre fichier, son propre statut et, à terme, sa propre facture.
Le mode d’arrivée d’un enregistrement détermine son point de départ :
| Mode d’arrivée | Type d’opération | Statut de départ |
|---|---|---|
| Une facture fournisseur transférée à l’adresse e-mail de réception (voir Automatisation de la facture par e-mail) | Automatisation | En attente — l’enregistrement attend le prochain cycle de la boucle de traitement |
| Un fichier importé dans le formulaire Nouvelle facture d’achat (voir Présentation de l’OCR) | Manuel | En cours de traitement — l’extraction s’exécute immédiatement, pendant que vous regardez le formulaire se remplir |
Chaque enregistrement porte également un Type de document. Aujourd’hui, il s’agit de Facture d’achat — la description du champ elle-même précise qu’il ne prend actuellement en charge que Facture d’achat, Relevé bancaire et Reçu de dépense étant réservés à de futures phases ; considérez donc les autres valeurs de la liste de sélection comme des emplacements réservés, et non comme des fonctionnalités.
Le cycle de vie, statut par statut
| Statut | Signification | Qui intervient |
|---|---|---|
| En attente | Reçu (généralement par e-mail), en attente de la boucle de traitement | Personne — le lot le prend en charge |
| En cours de traitement / Extraction | L’IA au travail — première lecture effectuée, extraction complète en cours | Personne |
| Extrait | Données prêtes ; confiance inférieure au seuil de création automatique → en attente d’une personne | Les comptes fournisseurs vérifient via Créer une facture |
| Créé | Une facture d’achat en brouillon existe, liée sur l’enregistrement | Le processus habituel des comptes fournisseurs prend le relais |
| Erreur | Un problème est survenu ; le champ Message d’erreur indique lequel | Corrigez la cause, puis cliquez sur Retraiter |
| Vérifié / Rejeté | Marqueurs de suivi pour les éléments vérifiés par une personne et les éléments écartés | La convention de votre équipe |
Le parcours complet, dans l’ordre, est En attente → En cours de traitement → Extraction → Extrait → Créé, avec Erreur, Vérifié et Rejeté comme sorties possibles en chemin. Les deux modes d’arrivée rejoignent ce parcours à des points différents : les documents reçus par e-mail suivent En attente → Extraction → Extrait → Créé dans la boucle de traitement, tandis que les imports manuels démarrent directement à En cours de traitement, car l’extraction s’exécute pendant que vous patientez dans le formulaire.
Les vues de la file
Cinq vues de liste fournies avec le package font de l’onglet un véritable flux de travail : All OCR Items · Awaiting Review (les éléments au statut Extrait — votre liste d’actions) · Errors · Pending Processing · This Month. Le comptable fournisseurs de Meridian travaille dans Awaiting Review et jette un œil à Errors une fois par jour.
Chaque vue correspond à une tâche :
| Vue de liste | Ce qu’elle affiche | À utiliser pour |
|---|---|---|
| REDA: All OCR Items | Tous les enregistrements, tous les statuts | Les recherches dans l’historique, les audits, « cette facture est-elle bien arrivée ? » |
| REDA: Awaiting Review | Statut = Extrait | La liste d’actions quotidienne — les données sont prêtes, une décision humaine est attendue |
| REDA: Errors | Statut = Erreur | Trier les erreurs et Retraiter |
| REDA: Pending Processing | En attente et Extraction | Suivre la boucle qui vide la file ; si cette liste s’allonge, c’est que la boucle est arrêtée |
| REDA: This Month | Les arrivées du mois en cours | Surveiller le volume par rapport au quota mensuel de documents |
Un lundi matin chez Meridian
L’entité américaine de Meridian Properties Group reçoit ses factures fournisseurs par e-mail : la file se remplit donc toute seule pendant le week-end. Priya, de l’équipe des comptes fournisseurs, ouvre d’abord REDA: Awaiting Review — tout ce qui s’y trouve est extrait et attend une personne :
| Enregistrement | Ce qu’elle voit | Ce qu’elle fait |
|---|---|---|
| OCR #00000214 | Une facture de fluides de MetroPower ; les champs Fournisseur identifié et Entité sont correctement renseignés, mais la qualité de la numérisation a laissé la confiance de l’IA sous le seuil de création automatique | Clique sur Créer une facture, contrôle rapidement le formulaire prérempli, enregistre — l’enregistrement passe à Créé, avec la nouvelle facture liée |
| OCR #00000215 | Une facture de Skyline Elevator Services, un tout nouveau fournisseur — le champ Fournisseur identifié est vide, car aucun compte correspondant n’existe encore | Crée d’abord le compte fournisseur, puis retraite le document afin que l’identification aboutisse avant la création de la facture |
| OCR #00000216 | Un relevé de locataire transféré par erreur — extrait, mais ce n’est pas une facture que Meridian doit payer | Le marque Rejeté ; l’enregistrement reste comme preuve de ce qui est arrivé et n’a délibérément pas été traité |
Puis un coup d’œil d’une minute à REDA: Errors : un enregistrement a échoué avec le message « Le service IA est temporairement limité en débit. Veuillez réessayer dans quelques instants. » — rien n’est en cause du côté de Meridian, elle le retraite donc après son café. File vide à 9 h 15.
Lire un enregistrement
- D’où il vient : l’e-mail de l’expéditeur, l’objet, le compte de l’expéditeur identifié, et l’adresse de réception (circuit e-mail) ou l’utilisateur qui a importé le fichier (circuit manuel).
- Ce que l’IA a conclu : le Fournisseur identifié et l’Entité, le résultat d’extraction et — après la création — le lien Facture créée.
- Le document lui-même — joint sous forme de fichier, à raison d’un enregistrement de boîte de réception par document, afin que la piste d’audit, de l’e-mail jusqu’à la facture comptabilisée, soit complète.
- Actions : Créer une facture et Retraiter — toutes deux disponibles tant qu’aucune facture n’existe, puis poliment refusées (« Une facture d’achat a déjà été créée depuis cet enregistrement de la boîte de réception OCR. »).
Référence des champs
Tous les champs ci-dessous figurent sur l’enregistrement — aucun ne demande de saisie de votre part ; la réception et l’IA les renseignent, et l’enregistrement se lit alors comme un dossier :
| Champ | Ce qu’il vous indique |
|---|---|
| Statut | Où en est le document dans son cycle de vie (tableau ci-dessus) |
| Type d’opération | Automatisation (arrivé par e-mail) ou Manuel (importé dans le formulaire de facture) |
| Type de document | La nature du document — Facture d’achat aujourd’hui |
| Entité | La société à laquelle la facture était adressée, telle que l’IA l’a identifiée à partir du document |
| E-mail de l’expéditeur | Qui a envoyé l’e-mail. Pour les messages transférés, l’IA recherche l’expéditeur d’origine dans le corps du message et enregistre cette adresse à la place — ainsi, une facture transférée par un collègue remonte toujours au fournisseur |
| Compte de l’expéditeur | Le compte déterminé à partir de l’adresse e-mail de l’expéditeur (via un contact correspondant) |
| Fournisseur identifié | Le fournisseur que l’IA a identifié à partir du document — c’est lui qui pilote le préremplissage de la facture |
| Objet de l’e-mail / Corps de l’e-mail | L’e-mail entrant, conservé sur l’enregistrement |
| E-mail de réception | L’adresse de réception à laquelle l’e-mail a été envoyé |
| Fichier source | Le nom de fichier du document (le fichier lui-même est joint à l’enregistrement) |
| Résultat d’extraction | Tout ce que l’IA a lu dans le document, stocké pour le préremplissage de la facture |
| Message d’erreur | Le motif exact, lorsque Statut = Erreur — lisez-le avant de retraiter |
| Date de traitement | Le moment où l’extraction complète s’est terminée |
| Facture créée | La facture créée à partir de ce document. Une fois ce champ renseigné, les actions rapides se retirent |
| Vérifié par | Qui a vérifié l’enregistrement, pour les équipes qui utilisent le statut Vérifié |
| Période d’utilisation IA | La période de comptage mensuelle sur laquelle ce document a été décompté — définie automatiquement et verrouillée |
Les deux actions rapides
| Action | Ce qu’elle fait | Quand elle est bloquée |
|---|---|---|
| Créer une facture | Ouvre le formulaire Nouvelle facture d’achat prérempli à partir de l’extraction, prêt à être vérifié et enregistré | Message toast intitulé « Action non disponible » : « Une facture d’achat a déjà été créée depuis cet enregistrement de la boîte de réception OCR. » |
| Retraiter | Affiche « Retraitement du document... », réinitialise l’enregistrement, relance l’extraction complète sur le fichier stocké, puis ouvre un nouveau formulaire de facture | « Impossible de retraiter — une facture d’achat a déjà été créée depuis cet enregistrement. » |
La règle d’éligibilité tient en une ligne : les deux actions restent disponibles exactement tant que le champ Facture créée de l’enregistrement est vide. Dès qu’une facture existe, les corrections se font sur cette facture en brouillon — pas sur l’enregistrement OCR.
Le moteur derrière la file
Les enregistrements n’avancent pas tout seuls — c’est une boucle de traitement qui les fait avancer. Dans l’onglet Opérations de la console d’administration, la carte « Traitement de documents OCR » se décrit sans détour : « Traite automatiquement les documents entrants via l’extraction par IA et crée des factures d’achat. S’exécute toutes les 15 minutes lorsqu’il est actif. » Contrairement aux autres cartes du planificateur, elle n’a pas d’heure d’exécution quotidienne — c’est une boucle Démarrer/Arrêter qui se relance toutes les 15 minutes tant qu’elle est active, en traitant la file du plus ancien au plus récent, un document à la fois. Un document en échec est simplement marqué Erreur avec le motif, et la boucle passe au suivant — une seule mauvaise numérisation ne bloque jamais la file.
Les compteurs File de documents de la carte — En attente / Extraction / Erreurs — sont le tableau de bord à distance de la file : votre administrateur voit le travail en attente et les échecs qui s’accumulent sans jamais ouvrir l’onglet Boîte de réception OCR. Un bouton Exécuter maintenant lance aussi un cycle unique immédiat, et arrêter la boucle est sans risque : « Arrêtez la boucle de traitement OCR. Les documents en attente resteront dans la file jusqu’au redémarrage du traitement. » — rien n’est perdu, la file attend simplement.
XML de facture électronique structurée
Toutes les factures fournisseurs ne sont pas des PDF qu’une machine doit lire. Un nombre croissant arrive sous forme de XML de facture électronique structurée — un fichier où chaque montant (le total, la taxe, chaque ligne) est un champ de données étiqueté plutôt que de l’encre sur une page. Lorsque ce fichier est présent, deviner à partir d’une image n’est pas le bon outil : les données sont déjà exactes.
La boîte de réception examine désormais chaque pièce jointe de l’enregistrement de réception. Si elle trouve un XML de facture électronique structurée, elle le traite comme la source de référence pour les données de la facture — plus fiable que la lecture du PDF, puisqu’il n’y a rien à interpréter. Le PDF reste la copie lisible que vous et vos auditeurs consultez ; le XML se contente d’alimenter les chiffres.
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Attendre que des enregistrements En attente avancent alors que la boucle est arrêtée | Rien ne se traite tout seul — la file grossit en silence et les fournisseurs commencent à relancer | Vérifiez la carte « Traitement de documents OCR » dans l’onglet Opérations ; cliquez sur Démarrer (ou demandez-le à votre administrateur) |
| Traiter la file depuis All OCR Items | Vous devez parcourir des enregistrements Créé, Rejeté et en cours pour trouver les trois qui ont besoin de vous | Awaiting Review correspond exactement aux enregistrements au statut Extrait — votre liste d’actions, rien d’autre |
| Supprimer les enregistrements indésirables ou en échec | Vous effacez la trace de ce qui est arrivé et de la raison pour laquelle cela n’a pas été traité — et le décompte de documents du mois ne correspond plus aux enregistrements qui l’expliquent | Marquez-les Rejeté et passez à la suite |
| Abaisser le Seuil de création auto OCR pour réduire la file de vérification | Des extractions peu fiables deviennent des factures en brouillon sans vérification — les erreurs se déplacent en aval, dans les comptes fournisseurs, au lieu de rester visibles dans la file | Gardez un seuil de vérification significatif ; la vue Awaiting Review existe pour que les lectures douteuses passent sous des yeux humains |
| Ignorer le compteur Erreurs pendant des semaines | La plupart des erreurs se règlent en un clic quand elles sont récentes ; anciennes, elles deviennent de l’archéologie, et de vraies factures restent impayées | Jetez un œil chaque jour à REDA: Errors (ou au compteur Erreurs de la carte) — voir Retraiter les extractions en échec |
Pour aller plus loin
- Créer une facture à partir de l’OCR — traiter la file Awaiting Review.
- Retraiter les extractions en échec — le remède de la vue Errors.
- Planificateur d’opérations — la boucle de 15 minutes qui pilote le passage En attente → Extrait.
Questions fréquentes
La boucle de traitement ne tourne pas. C’est une boucle à démarrer et arrêter dans l’onglet Opérations de la console d’administration (« Traitement de documents OCR ») — demandez à votre administrateur de cliquer sur Démarrer ; la file se vide ensuite au rythme du cycle de 15 minutes.
Les utilisateurs Accounts Payable et Accounting Admin créent et traitent les éléments OCR (c’est un outil des comptes fournisseurs) ; les contrôleurs de gestion et les autres rôles peuvent les consulter. Le canal e-mail et le lot s’exécutent dans des contextes système — aucun siège utilisateur n’est consommé.
Marquez-les Rejeté et conservez-les — l’enregistrement est votre preuve de ce qui est arrivé et n’a délibérément pas été traité. Cela garde aussi le compteur honnête : le document a été décompté dès sa lecture.
Sa confiance d’extraction a atteint le Seuil de création auto OCR du territoire (80 % par défaut) : une facture d’achat en brouillon a donc été créée automatiquement et l’enregistrement est passé directement à Créé. La facture reste un brouillon — vérifiez-la dans la facture elle-même avant de la comptabiliser.
Le mode d’arrivée du document. Automatisation signifie qu’il est arrivé par l’adresse e-mail de réception et a été traité par la boucle de traitement ; Manuel signifie que quelqu’un l’a importé directement dans le formulaire Nouvelle facture d’achat et que l’extraction s’est exécutée sur-le-champ. Pratique pour filtrer lorsque vous examinez un seul canal.
C’est voulu. Lorsqu’un e-mail est un transfert, l’IA lit le corps du message pour trouver l’expéditeur d’origine et enregistre cette adresse à la place — ainsi, une facture fournisseur que votre collègue a fait suivre identifie toujours le fournisseur, et l’association de l’expéditeur au compte peut aboutir correctement.
Non. Le lien sur chaque enregistrement OCR est défini une seule fois puis verrouillé, et les champs Documents utilisés et Limite de documents de la période d’utilisation sont gérés par le système — toute modification manuelle est discrètement rétablie à la valeur du système. L’intégrité du compteur est tout l’enjeu : il doit refléter ce qui a réellement été traité.
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