Liste de contrôle de mise en production

La mise en production d’un nouveau système comptable est le moment que l’on ne vit qu’une seule fois par jeu de livres. Cette liste de contrôle vous guide dans l’ordre — de l’installation du package au basculement en production — pour que rien d’important ne soit oublié et que vos chiffres d’ouverture soient justes dès le premier jour. Elle s’adresse à la personne qui pilote l’implémentation : l’administrateur, le contrôleur de gestion ou le partenaire d’implémentation.

Avant de commencer — rassembler et décider

Une mise en production sans accroc, c’est avant tout de la préparation. Réunissez d’abord les éléments suivants :

• Choisissez entre monodevise et multidevise. Si une entité, quelle qu’elle soit, doit traiter dans une devise autre que votre devise de référence, vous êtes en multidevise. Décidez-le maintenant — ce réglage se fait une seule fois, au départ.
• Constituez votre balance d’ouverture. Exportez les soldes de clôture de votre système actuel à la date de basculement prévue. C’est l’ossature de la Phase 3.
• Listez vos entités. Chaque société juridique qui tient un jeu de livres — avec sa devise de référence, sa base comptable (engagement ou trésorerie) et son mois de début d’exercice.
• Listez vos territoires. Les pays et régions où vous opérez. Chaque entité appartient à un territoire ; il vous en faut donc au moins un, même pour une activité dans un seul pays.
• Listez vos utilisateurs et leurs rôles. Qui gère les comptes clients, qui gère les comptes fournisseurs, qui est responsable du grand livre, qui ne fait que relire. Cela détermine les licences et les ensembles d’autorisations — et votre séparation des tâches.
• Identifiez vos pays d’activité. Ils déterminent les packs de taxes et de retenue à la source que vous initialisez.
• Désignez le responsable des livres. Décidez qui a l’autorité pour clôturer les périodes et qui valide la clôture.

Phase 1 · Installer et activer

• Installez dans une sandbox, puis en production. REDA ne pousse jamais le package dans votre organisation de production — c’est vous qui l’installez, le testez dans une sandbox et le promouvez quand vous êtes prêt. Voir Installation et mises à niveau.
• Activez votre abonnement. Dans l’onglet Console d’administration financière → Abonnement, collez votre clé de licence et cliquez sur Activer. Voir Abonnement et plans.
• Attribuez les licences utilisateur. Cochez la case REDA Financials AI sur chaque utilisateur qui comptabilisera des transactions. Voir Attribution des licences.
• Attribuez les ensembles d’autorisations par rôle. Donnez à chaque utilisateur l’ensemble d’autorisations v2 correspondant à son rôle — et gardez les tâches séparées. Les ensembles v2 sont ceux à attribuer à partir de la version 1.610 ; les ensembles d’origine ne peuvent pas être attribués aux utilisateurs disposant d’une licence Salesforce Platform. Voir Attribution des ensembles d’autorisations et Séparation des tâches et sécurité.

Phase 2 · Configurer les fondations

C’est là l’essentiel du travail, et presque tout se fait dans la Console d’administration financière et vos onglets de données de référence. Le guide Configuration après installation détaille chacune de ces étapes — les voici sous forme de liste de contrôle, dans l’ordre qui fonctionne.

• Définissez votre mode de devise. Confirmez monodevise ou multidevise dans les Paramètres de l’application REDA avant de saisir la moindre transaction.
• Initialisez le plan comptable Global. Cela construit un plan comptable fondé sur les normes — et crée automatiquement vos valeurs comptables par défaut globales.
• Initialisez les packs de taxes et de retenue à la source de vos pays. Initialisez chaque pays où vous opérez pour charger ses juridictions fiscales, ses règles de taxe et ses règles de retenue à la source (WHT/TDS).
• Vérifiez vos valeurs comptables par défaut. Ouvrez Valeurs comptables par défaut globales et confirmez que chaque compte général par défaut est le bon au regard de votre politique comptable. Le package garantit que la correspondance est structurellement valide ; choisir le bon compte relève de votre jugement professionnel.

• Définissez vos territoires. Créez-en au moins un ; ajoutez des sous-régions si besoin. Définissez des valeurs comptables par défaut au niveau du territoire lorsqu’une région a besoin de comptes différents.
• Créez vos entités. Pour chaque société juridique, définissez son territoire, sa devise de référence, ses comptes généraux par défaut, sa base comptable (engagement ou trésorerie) et son mois de début d’exercice.
• Configurez les séquences de documents. Définissez la numérotation pour chaque entité et chaque type de document (factures de vente, factures d’achat, encaissements, décaissements, écritures comptables) — préfixe, suffixe, numéro de départ et inclusion ou non de l’année. Faites-le avant d’émettre le premier document, pour que la numérotation soit propre et facile à auditer dès le départ.

• Configurez vos produits et services. Créez votre catalogue et rattachez des profils fiscaux pour que la taxe se détermine correctement sur les lignes de facture de vente et de facture d’achat.
• Configurez vos comptes bancaires. Pour chaque compte, définissez le compte général de trésorerie, la devise, l’entité propriétaire et les valeurs par défaut de rapprochement.
• Configurez le stock de chèques et la numérotation. Si vous imprimez des chèques, renseignez le premier, le dernier et le prochain numéro de chèque ainsi que la description du stock de chèques sur chaque compte bancaire — le numéro se reporte ensuite automatiquement sur chaque décaissement.
• Configurez vos clients et fournisseurs. Créez les Comptes, rattachez leurs profils fiscaux et définissez les valeurs par défaut telles que les conditions de paiement.
• Configurez les conditions de paiement. Définissez vos délais d’échéance et vos éventuels escomptes pour paiement anticipé.
• (Multidevise) Configurez les taux de change. Paramétrez votre source de taux et la synchronisation quotidienne des taux pour que les conversions et les gains/pertes de change se comptabilisent correctement.
• Configurez les modèles de PDF et l’identité visuelle. Paramétrez les modèles, logos et coordonnées de paiement par entité pour les documents que vous enverrez à vos clients et fournisseurs.

Phase 3 · Périodes et soldes d’ouverture

• Générez vos périodes comptables. Créez une année de périodes pour chaque territoire, en respectant le début d’exercice de chacun. Générez chaque exercice dans lequel vous comptez passer des transactions.
• Chargez vos soldes d’ouverture du grand livre. Comptabilisez la balance de clôture de l’ancien système sous forme d’écriture comptable d’ouverture, datée de votre basculement. Les débits doivent égaler les crédits.
• Chargez les postes clients et fournisseurs ouverts. Reprenez individuellement les factures clients impayées et les factures fournisseurs impayées, pour que la balance âgée, les relevés de compte et les imputations soient exacts dès le premier jour.
• Migrez vos immobilisations. Chargez les immobilisations en cours de vie avec leur date de migration, leur coût d’origine et leur amortissement cumulé d’ouverture, pour que le plan d’amortissement se poursuive correctement au lieu de repartir de zéro.
• Rapprochez la balance d’ouverture. Confirmez que chaque solde concorde avec votre ancien système, compte par compte. Résolvez tout écart avant de poursuivre.
• Définissez vos dates de clôture des livres. Verrouillez les périodes antérieures à votre basculement pour que rien ne puisse y être comptabilisé par erreur.

Phase 4 · Valider dans une sandbox

Prouvez le fonctionnement du système de bout en bout avant la production. Faites passer une transaction réelle dans chaque cycle que vous utilisez et confirmez que la comptabilité est correcte. Voir Guide de test en sandbox pour la mise en place.

• Déroulez un cycle clients complet. Facture de vente → comptabiliser → encaissement → imputer, plus un avoir. Confirmez que le solde client et la balance âgée sont justes.
• Déroulez un cycle fournisseurs complet. Bon de commande → facture d’achat → rapprocher → comptabiliser → décaissement → imputer, plus un avoir fournisseur.
• Comptabilisez des écritures comptables, dont une écriture intersociétés, et confirmez les contreparties automatiques.
• Effectuez un rapprochement bancaire de bout en bout sur un relevé d’exemple.
• Exécutez un lot d’amortissement et confirmez que les écritures se comptabilisent sur les bons comptes.
• Capturez un instantané de balance âgée de fin de période pour les comptes clients et les comptes fournisseurs.
• Vérifiez que chaque comptabilisation atteint le compte général voulu. Contrôlez par sondage les transactions comptables sous-jacentes et le grand livre du compte général.
• Vérifiez la taxe et la retenue à la source. Confirmez les bons taux et les bons comptes pour chaque pays que vous avez initialisé.
• Vérifiez le multidevise. Contrôlez les conversions et les gains/pertes de change sur une transaction en devise étrangère.
• Vérifiez vos états financiers. La Balance générale, le Compte de résultat, le Bilan et le Tableau des flux de trésorerie doivent être corrects et équilibrés ; les rapports de balance âgée doivent concorder.
• Vérifiez vos documents. Générez des factures, des chèques et des relevés de compte en PDF et confirmez l’identité visuelle et les coordonnées de paiement.
• Faites une clôture mensuelle à blanc. Parcourez une fois l’intégralité de la Liste de contrôle de clôture mensuelle dans la sandbox pour que la vraie ne réserve aucune surprise.

Phase 5 · Contrôles et automatisation

• Confirmez la séparation des tâches. Assurez-vous qu’aucune personne ne puisse à la fois enregistrer et dissimuler — séparez les comptes clients des comptes fournisseurs, et distinguez la personne qui rapproche la banque de celle qui enregistre la trésorerie. Voir Séparation des tâches et sécurité.
• Planifiez vos opérations automatisées. Dans l’onglet Opérations, planifiez les tâches dont vous dépendez — transactions récurrentes, extourne automatique des écritures, synchronisation des taux de change, comptabilisation des amortissements, instantanés de balance âgée, imputation automatique et OCR. Laissez le reste s’exécuter à la demande.
• Confirmez que la journalisation d’audit et l’historique des champs capturent bien les modifications des enregistrements et des champs dont vous avez besoin pour la conformité.
• Documentez votre politique de clôture. Écrivez qui clôture la période, dans quel ordre et selon quel calendrier.

Phase 6 · Basculement et mise en production

• Choisissez une date de basculement — idéalement le premier jour d’une période, pour que l’ancien et le nouveau système se séparent nettement sur une frontière de clôture.
• Effectuez le rapprochement final des soldes d’ouverture à la date de basculement et confirmez qu’il concorde toujours.
• Gelez l’ancien système pour toute nouvelle transaction, afin que rien ne soit enregistré à deux endroits.
• Confirmez que chaque utilisateur dispose de la bonne licence et du bon ensemble d’autorisations, et peut se connecter.
• Informez et formez votre équipe aux workflows qu’elle utilisera dès le premier jour.
• Commencez à traiter en production. Vous êtes en production.

Après la mise en production

• Effectuez votre première vraie clôture mensuelle avec soin, en suivant la Liste de contrôle de clôture mensuelle.
• Passez en revue les résultats de vos lots dans l’onglet Opérations — surveillez toute exécution partielle ou en échec.
• Rapprochez les relevés bancaires de votre premier mois pour confirmer que la trésorerie est saine.
• Recueillez les retours de votre équipe et affinez les valeurs par défaut, les modèles et les planifications.

Pour aller plus loin

1. Votre feuille de route de configuration — la séquence de configuration complète derrière la mise en production.
2. Guide de test en sandbox — validez tout avant de basculer.
3. Liste de contrôle de clôture mensuelle — votre première clôture après la mise en production.
4. Soldes d’ouverture et migration des données — chargez les soldes de départ à la mise en production.
5. Balance générale — confirmez que les livres sont équilibrés dès le premier jour.

Questions fréquentes