Créer une facture d’achat à partir d’un bon de commande
Lorsque la facture du fournisseur correspond à une commande que vous avez déjà émise, ne la ressaisissez pas — générez-la. Le bouton Nouvelle facture d’un bon de commande comptabilisé construit la facture à partir de la commande elle-même : fournisseur, référence, lignes, prix et rapprochement, tout est prérempli. Vous la vérifiez par rapport à la facture papier, puis vous la comptabilisez.
Accès nécessaire. Créer, modifier et comptabiliser ces factures nécessite l’ensemble d’autorisations Accounts Payable v2 (comptables fournisseurs et responsables) ou Accounting Admin v2 (administrateurs système). Les ensembles Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de consulter, mais ni de créer ni de comptabiliser.
La procédure
Sur le bon de commande comptabilisé, cliquez sur Nouvelle facture
Le formulaire de facture habituel s’ouvre — déjà rempli à partir de la commande :
Ajustez à ce que le fournisseur a réellement facturé
Les fournisseurs facturent rarement une commande en une seule fois. Ajustez la Quantité de chaque ligne pour qu’elle corresponde à la facture que vous avez en main — le rapprochement autorise au maximum ce qui a été réceptionné et pas encore facturé. Sterling a effectué une visite sur deux : sa première facture porte donc sur une quantité de 1 (4 800 $), et non de 2. Supprimez les lignes que la facture ne comprend pas du tout.
Saisissez les dates et la référence de la facture, puis comptabilisez
Indiquez la date de facture du fournisseur, confirmez la date d’échéance et remplacez la Référence préremplie par le numéro de facture du fournisseur s’il est différent. Cliquez sur Comptabiliser — la facture est comptabilisée comme toute autre facture, et le Solde à facturer de la commande diminue du montant que vous avez facturé.
Ce que le générateur remplit — et ce qu’il vous laisse
| Champ | D’où il provient | Votre rôle |
|---|---|---|
| Entité / Fournisseur | La commande — même société, même fournisseur, toujours | Rien ; ces champs ne peuvent raisonnablement pas différer de la commande |
| Bon de commande | Défini sur la commande dont vous êtes parti — ce lien est le rapprochement | N’y touchez pas |
| Référence / Description | Copiées depuis la commande | Remplacez la Référence par le numéro de facture du fournisseur |
| Lignes | Chaque ligne de commande facturable : produit, compte général, description, quantité | Ajustez les quantités à la facture papier ; supprimez les lignes qu’elle ne comprend pas |
| Prix unitaire | Le prix convenu dans la commande — grisé | Rien ; un prix facturé différent relève d’un litige ou d’une modification de la commande, pas d’une modification ici |
| Date de facture / Date d’échéance | Vides — seule la facture papier les connaît | Saisissez les deux ; la date de facture détermine la période comptable, et la date d’échéance ne peut jamais lui être antérieure |
Les contrôles qui s’appliquent toujours
Générer la facture n’assouplit rien — les mêmes règles de rapprochement à trois voies s’appliquent lors de sa comptabilisation :
- Plafond de quantité — chaque ligne peut facturer au maximum ce qui a été réceptionné et pas encore facturé sur sa ligne de commande. En cas de dépassement, la comptabilisation s’arrête avec le message : « La quantité facturée dépasse la quantité restante sur la ligne du bon de commande. »
- Respect du prix convenu — le prix unitaire verrouillé maintient la facture au prix de la commande ; la Tolérance de surfacturation (%) de votre entité n’absorbe que les dépassements mineurs.
- Même devise — la commande et la facture doivent concorder.
- Le budget suit — la facture générée hérite du Budget de la commande, et chaque ligne rapprochée de la ligne budgétaire de sa ligne de commande ; la comptabilisation convertit ainsi le budget engagé en réel sans double comptage.
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Comptabiliser les quantités préremplies sans lire la facture papier | Vous enregistrez toute la commande alors que le fournisseur n’a facturé qu’une visite — la dette fournisseur est surévaluée et la prochaine vraie facture est bloquée | Ajustez chaque ligne à ce qu’indique réellement la facture que vous avez en main |
| Conserver la Référence copiée | La facture porte le nom de la commande au lieu du numéro de facture du fournisseur — la détection des doublons comme le traitement des demandes du fournisseur en pâtissent | Remplacez-la par le numéro imprimé sur la facture du fournisseur |
| Générer la facture avant que la réception soit enregistrée | La comptabilisation est bloquée par le plafond de quantité et la facture reste en suspens | Enregistrez d’abord la livraison sur la commande, puis générez la facture |
| Ajouter des coûts liés à la commande sous forme de lignes supplémentaires non rapprochées | Ils échappent à tous les contrôles de rapprochement et les soldes de la commande ne se clôturent jamais correctement | Ne laissez non rapprochés que les véritables frais accessoires (comme le fret) ; tout ce qui a été commandé reste rapproché |
Qui peut générer des factures à partir de commandes
Accounts Payable et Accounting Admin — les ensembles d’autorisations qui permettent de manière générale de créer des factures d’achat. Accounting Controller et Read Only peuvent consulter les deux documents et le lien qui les unit, mais ne peuvent ni créer ni comptabiliser.
Quelle méthode choisir, et quand ?
| Méthode | Idéale pour |
|---|---|
| Nouvelle facture (cet article) | Vous partez de la commande — la solution la plus propre lorsque les factures suivent fidèlement les commandes. |
| Rapprocher au bon de commande sur une facture existante | La facture a été saisie en premier (ou est arrivée par OCR) et doit être reliée à la commande. |
| Case à cocher Rapprochement auto de commande | Gros volumes ; le système trouve et rapproche lui-même la commande. |
Pour aller plus loin
- Rapprochement des lignes bon de commande / facture d’achat — les règles qui sous-tendent le rapprochement.
- Réceptionner des lignes de bon de commande (immobilisations) — l’étape préalable.
- Comptabiliser et annuler une facture d’achat — une fois la facture créée.
Questions fréquentes
Parce qu’il s’agit du prix convenu dans la commande — c’est tout l’intérêt du rapprochement. Si le fournisseur a réellement facturé un prix différent, contestez la facture ou modifiez délibérément la commande (rouvrir, modifier, réapprouver, recomptabiliser) avant de facturer.
Le générateur propose les quantités facturables de la commande ; c’est à vous de les ajuster à la facture. Si la comptabilisation signale ensuite que la quantité dépasse la quantité restante, vérifiez que la réception est à jour — vous ne pouvez facturer que ce qui a été réceptionné.
Oui — les factures générées sont modifiables, et une ligne ajoutée n’est tout simplement rapprochée d’aucune ligne de commande. Les coûts liés à la commande restent rapprochés ; les frais accessoires figurent sur la même facture, sans rapprochement.
C’est le schéma habituel — cliquez à nouveau sur Nouvelle facture pour chaque facture partielle. Chaque facture générée prélève une nouvelle part du solde facturable de la commande, et le Montant facturé et le Solde à facturer du bon de commande tiennent le compte à jour. Le programme en deux visites de Sterling donne ainsi deux factures de 4 800 $.
Son Montant facturé augmente et son Solde à facturer diminue du montant facturé, la facture apparaît dans les listes associées de la commande, et tout engagement budgétaire lié aux lignes rapprochées se convertit en dépense réelle.
Oui — une fois créée, c’est une facture d’achat ordinaire, donc la même règle s’applique : elle n’est comptabilisée que si son Statut d’approbation est Approuvé ou Non requise. Être issue d’une commande approuvée n’exempte pas la facture elle-même.
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