Référence des champs de l’entité
L’enregistrement Entité compte 53 champs, ce qui peut sembler intimidant. Ne vous laissez pas impressionner — en pratique, vous en renseignez moins de dix à la main ; les autres sont soit hérités automatiquement, soit laissés à leur valeur par défaut. Voici la référence complète, regroupée par finalité et rédigée pour que vous voyiez d’un coup d’œil quels champs exigent une décision de votre part et lesquels se gèrent tout seuls. Gardez-la ouverte en complément de Créer une entité.
Accès requis. La modification de ces champs nécessite l’ensemble d’autorisations Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Les ensembles Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de consulter une entité, mais pas d’en modifier les champs.
Identité et image de marque
Qui est la société, et comment son nom apparaît sur les documents.
| Champ | Type | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Nom de l’entité | Texte, obl. | Le nom de la société tel que vous le verrez dans REDA. |
| Code d’entité | Texte, obl. | Un code court, 10 caractères maximum, sans espaces, unique parmi toutes les entités (p. ex. MPG-GB). Il apparaît dans la numérotation des documents et sert de clé pour le rapprochement des transactions intersociétés. Ne peut plus être modifié une fois que l’entité a comptabilisé des transactions. |
| Nom de la société (PDF) | Texte | La raison sociale imprimée sur les documents PDF — renseignez-la lorsque la dénomination enregistrée diffère du Nom de l’entité. |
| Adresse de la société (PDF) | Texte long | Le bloc d’adresse sur plusieurs lignes imprimé dans l’en-tête des factures et des relevés. |
| Identifiant fiscal | Texte | Le numéro fiscal / de TVA / de GST de la société, imprimé sur les documents à des fins de conformité. |
| URL du logo | URL | Un lien web vers le logo de la société, utilisé sur les PDF (un modèle de document spécifique peut le remplacer). |
| Actif | Case à cocher | Coché par défaut. Décochez-le pour retirer une société dissoute ou cédée — elle n’accepte plus de nouvelles transactions, mais son historique est conservé pour l’audit. |
Hiérarchie
La place de la société au sein de votre organisation.
| Champ | Type | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Territoire | Relation, obl. | La région à laquelle appartient la société. Ancre son calendrier financier et fournit les comptes dont elle hérite. Ne peut plus être modifié une fois l’entité active. |
| Entité mère | Relation (vers l’objet lui-même) | Pointe vers la société mère du groupe pour la consolidation. Vide = une société de premier niveau / autonome. Ne peut pas être l’entité elle-même et doit être active. |
| Code complet de territoire | Texte | Géré par le système — une copie, en arrière-plan, du code de territoire, utilisée pour le partage des données. Ne le modifiez pas. |
Devise, base et calendrier
Les trois paramètres qui déterminent comment et quand la comptabilité enregistre la valeur — dont deux se verrouillent dès que vous commencez à comptabiliser.
| Champ | Type | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Code de devise | Liste de sélection | La devise de référence (fonctionnelle) de la société. Dans un système monodevise, elle doit correspondre à la devise de l’organisation. Se verrouille après la première comptabilisation. Voir Multidevise. |
| Base comptable | Liste de sélection, obl. | Engagement ou Espèces — détermine quand les ventes sont reconnues comme produits. Se verrouille après la comptabilisation. Voir Base comptable. |
| Mois de début d’exercice | Liste de sélection (1–12), obl. | Le mois où commence l’exercice. Pilote le calendrier de reporting ; se verrouille dès que les périodes du territoire existent. Voir Mois de début d’exercice. |
| Clients clôturés jusqu’au / Fournisseurs clôturés jusqu’au / Grand livre clôturé jusqu’au | Date | Les dates jusqu’auxquelles les comptes clients, les comptes fournisseurs et le grand livre sont clôturés. Toute comptabilisation à une date clôturée ou antérieure est bloquée. Le grand livre ne peut pas être clôturé au-delà des comptes clients / fournisseurs. Vide = ce livre est entièrement ouvert. |
| Exercice clôturé jusqu’au | Date | Renseigné automatiquement lors de l’exécution de la clôture annuelle — la date jusqu’à laquelle l’exercice est finalisé. |
Comptes généraux par défaut (principalement hérités)
Les comptes sur lesquels REDA comptabilise automatiquement. Aucun n’est imposé lorsque vous enregistrez l’entité (sauf les deux comptes conditionnels signalés ci-dessous) — mais la comptabilisation les vérifie et s’arrête avec un message clair tel que « Entity setup is incomplete. Missing: … » si un compte dont elle a besoin est vide. Les comptes courants proviennent des valeurs par défaut du territoire ; les explications complètes et des exemples détaillés figurent dans Comptes généraux par défaut de l’entité.
| Champ | Utilisé pour |
|---|---|
| Compte clients par défaut / Compte fournisseurs par défaut | Ce que les clients vous doivent / ce que vous devez aux fournisseurs |
| Compte de trésorerie par défaut | Le compte général de trésorerie sur lequel l’argent est enregistré lors des encaissements et des paiements |
| Compte bancaire par défaut | L’enregistrement Compte bancaire (pas un compte général) sélectionné automatiquement sur les nouveaux encaissements et paiements |
| Compte de produits par défaut / Compte de charges par défaut | Compte de produits / de charges de repli lorsqu’une ligne ne porte aucun compte issu du produit |
| Compte de produits constatés d’avance (obl. en base Espèces) | Met les produits en attente jusqu’à ce que vous soyez payé (comptabilité de trésorerie) |
| Report à nouveau par défaut | Là où est porté le bénéfice de l’exercice à la clôture annuelle |
| Trésorerie non imputée par défaut / Paiements non imputés par défaut | Paiements anticipés des clients / paiements anticipés aux fournisseurs |
| Compte général de remise sur ventes / CG d’escompte d’achat | Les remises que vous accordez / que vous obtenez |
| Gain/perte de change par défaut (obl. en multidevise) · Change réalisé par défaut · Change latent par défaut | Gains et pertes de change |
| Créance IC par défaut / Dette IC par défaut | Soldes intersociétés (à définir ensemble) |
| Retenue à payer par défaut / Retenue à recevoir par défaut | La retenue à la source que vous devez / que vous pouvez récupérer |
| Compte de compensation des dimensions | Un compte de compensation technique utilisé lorsque les comptabilisations se rééquilibrent entre des valeurs de dimension |
Grand livre, référentiel, taxes et retenue à la source
| Champ | Ce qu’il fait |
|---|---|
| Grand livre par défaut | Le livre de référence sur lequel tout est comptabilisé, sauf substitution — la comptabilisation s’arrête s’il est absent (à moins qu’un grand livre par défaut existe au niveau de l’organisation). Hérité. |
| Référentiel de reporting par défaut | La structure utilisée pour les états financiers de cette société. Hérité. |
| Juridiction fiscale | L’administration fiscale de rattachement de la société — utilisée comme lieu du vendeur lorsqu’elle vend. |
| Profil fiscal de partie | Le comportement fiscal de la société en tant que vendeur (son type de contribuable et son régime). |
| Régime du payeur | Son régime de retenue à la source (p. ex. au Brésil, Lucro Real / Presumido / Simples), utilisé pour retrouver les bonnes règles de retenue à la source. |
| Retenue activée (ventes) / (achats) | Commutateurs qui affichent les options de retenue à la source sur les documents de vente / d’achat. |
Options de politique et automatisation des PDF
Règles de gestion facultatives, propres à chaque société — toutes décrites dans Paramètres de politique au niveau de l’entité.
| Champ | Ce qu’il fait |
|---|---|
| Contrôles budgétaires | Bloque un bon de commande s’il devait dépasser le budget. |
| Inclure dans le balance âgé | Inclut cette société dans les instantanés de balance âgée (soldes échus). |
| Règlement inter-entités (clients) / (fournisseurs) | Permet aux paiements d’une autre société de régler les factures de celle-ci — pour les groupes qui paient de façon centralisée. |
| Tolérance de surfacturation (%) | De combien une facture fournisseur peut dépasser le bon de commande auquel elle est rapprochée. |
| PDF auto : facture de vente · encaissement · avoir · bon de commande · décaissement | Cinq commutateurs qui créent automatiquement un PDF lorsque chaque type de document est comptabilisé. |
Compte bancaire par défaut – Dépenses
Un champ de relation vers un compte bancaire qui, lorsqu’il est renseigné, devient la banque payeuse des paiements de charges de l’entité — décaissements, exécution d’un lot de paiements et paiements automatiques des factures d’achat de type Charge — à la place du Compte bancaire par défaut habituel de l’entité. Laissez-le vide pour réutiliser le Compte bancaire par défaut. Le compte choisi doit être actif et appartenir à cette entité. Modifiable par les ensembles d’autorisations Accounting Admin et Accounting Controller. La configuration complète est décrite dans Comptes généraux par défaut de l’entité.
Pour aller plus loin
- Créer une entité — renseigner ces champs en situation.
- Comptes généraux par défaut de l’entité — les champs de comptes généraux, expliqués en détail.
- Paramètres de politique au niveau de l’entité — les options de politique en détail.
- Base comptable (engagement ou trésorerie) — le champ Base comptable expliqué.
- Comprendre les entités — les concepts qui sous-tendent l’enregistrement.
Questions fréquentes
Non. En pratique, vous en renseignez moins de dix à la main — Nom de l’entité, Code d’entité, Nom de la société, Territoire, Devise, Base comptable, Mois de début d’exercice, Juridiction fiscale et Profil fiscal de partie. Tout le reste est soit hérité des valeurs par défaut du territoire, soit laissé à une valeur par défaut facultative raisonnable.
Techniquement oui, à tout moment — rien dans le produit ne vous en empêche, même après que l’entité a comptabilisé des transactions. Considérez-le toutefois comme figé dès que l’entité est en production : il apparaît dans la numérotation des documents et sert de clé pour le rapprochement des transactions intersociétés ; le modifier laisse donc les documents existants numérotés sous l’ancien code tandis que les nouveaux utilisent le nouveau, et peut rompre le rapprochement intersociétés. Arrêtez le code avant la mise en production.
Ils sont hérités des valeurs comptables par défaut du territoire lors de l’enregistrement. Aucun n’est imposé à l’enregistrement, sauf les deux comptes conditionnels — Compte de produits constatés d’avance pour les entités en base Espèces et Gain/perte de change par défaut en multidevise —, mais la comptabilisation vérifie les autres et s’arrête avec un message clair si un compte dont elle a besoin est encore vide.
La Devise et la Base comptable se verrouillent après la première transaction comptabilisée de l’entité, le Mois de début d’exercice se verrouille dès que des périodes comptables existent pour le territoire de l’entité, et le Territoire ne peut pas être modifié sur une entité active.
Cet article vous a-t-il été utile ?