Créer un bon de commande
Ce guide pas à pas crée un vrai bon de commande de A à Z : Meridian Properties US LLC commande un programme trimestriel de nettoyage en profondeur des façades auprès de Sterling Facility Services — deux visites à 4 800 $ chacune. Vous verrez ce que demande le formulaire, ce qui se renseigne tout seul, comment réagit le contrôle budgétaire et à quoi ressemble une commande tout juste comptabilisée. Vous préférez commencer par les concepts ? Lisez Comprendre les bons de commande.
Accès nécessaire. La création, la modification et la comptabilisation des bons de commande nécessitent l’ensemble d’autorisations Accounts Payable v2 (comptables fournisseurs et responsables) ou Accounting Admin v2 (administrateurs système). Les ensembles Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de les consulter, mais pas de les créer ni de les comptabiliser.
Étape 1 — Ouvrir le formulaire
Sur le formulaire Nouveau bon de commande, quatre boutons se trouvent dans l’en-tête : Annuler, Enregistrer le brouillon, Analyse budgétaire (il s’active dès que la commande contient des éléments qui concernent le budget) et Comptabiliser.
Étape 2 — L’en-tête : qui commande, auprès de qui, pour quand
Entité et Fournisseur
La société qui passe la commande et le fournisseur qui la reçoit — Meridian Properties US LLC commande auprès de Sterling Facility Services.
Date de commande et Livraison prévue
La date de commande détermine la période comptable ; la date de livraison prévue donne à la réception un repère à suivre. Meridian date la commande du jour et attend la première visite d’ici la mi-août.
Référence et Description
La Référence est le nom court de la commande dans les listes — « Programme de nettoyage des façades S2-2026 ». La Description indique ce qui est réellement acheté : « Nettoyage trimestriel en profondeur des façades et entretien des vitres du hall — Meridian Tower, deux visites (T3 et T4) ».
Étape 3 — Les lignes : quoi, combien, à quel prix
Même principe que pour les lignes de facture : choisissez le Produit (son compte général et sa description par défaut se renseignent automatiquement), indiquez la Quantité et le Prix unitaire convenu, et rattachez éventuellement un Centre de coûts. Meridian a commandé une quantité de 2 (deux visites) à 4 800 $ :
Tous les champs du formulaire — la référence
| Champ | Obligatoire ? | Rôle |
|---|---|---|
| Entité | Oui | La société qui passe la commande — ses budgets portent l’engagement, et sa séquence de numérotation donne son nom au document |
| Fournisseur | Oui | Le fournisseur auquel la commande est adressée ; Générer le PDF produit ensuite l’exemplaire que vous lui envoyez |
| Date de commande | Oui | Détermine la période comptable ; lorsqu’un budget est lié, cette date doit être comprise dans la plage de dates du budget |
| Livraison prévue | Non | La date que la réception va suivre — indiquez une date réaliste, pas optimiste |
| Référence | Oui | Le nom court de la commande dans les listes — indiquez-y le programme et la période |
| Description | Oui | Ce qui est réellement acheté ; une commande est un engagement, elle doit donc indiquer à quoi elle sert |
| Numéro de bon de commande | Automatique | Grisé sur le formulaire — attribué à partir de la séquence de numérotation de l’entité lors de l’enregistrement |
| Budget | Non | Lie la commande à un budget comptabilisé, de sorte que la comptabilisation engage les montants et exécute le Contrôle budgétaire — voir Analyse budgétaire des bons de commande |
| Contourner les contrôles budgétaires | Non | Une dérogation réservée à l’administrateur : permet de comptabiliser malgré tout une commande en dépassement budgétaire, pour des cas réellement exceptionnels |
| Statut d’approbation | Défini par votre circuit d’approbation | La comptabilisation exige Approuvé ou Non requise ; Soumettre pour approbation lance le processus |
| Champs de ligne | — | Produit, Compte général, Description, Quantité, Prix unitaire, Montant de remise, Centre de coûts — chacun a sa propre entrée dans Lignes de bon de commande et produits |
Étape 4 — Vérifier le budget, puis comptabiliser
Avant de vous engager, l’Analyse budgétaire montre comment cette commande se situe par rapport à votre budget — ce qui est budgété, déjà engagé, dépensé, et ce que cette commande laisserait (voir Analyse budgétaire des bons de commande). Cliquez ensuite sur Comptabiliser. La comptabilisation verrouille la commande, lui attribue son numéro et — lorsqu’un budget correspondant existe — engage les montants :
Ce qui peut bloquer la comptabilisation — et que faire
C’est à la comptabilisation que les promesses de la commande sont vérifiées. Voici les points de contrôle :
| Le point de contrôle | Ce que cela signifie / que faire |
|---|---|
| Approbation — la commande n’est comptabilisée qu’avec un Statut d’approbation Approuvé ou Non requise | Utilisez Soumettre pour approbation et attendez la validation ; votre administrateur configure qui approuve quoi. |
| Blocage budgétaire — une ligne qui ferait dépasser le budget disponible bloque la comptabilisation | Redimensionnez la commande, ou demandez à un administrateur de cocher Contourner les contrôles budgétaires pour une véritable exception. L’Analyse budgétaire, avant la comptabilisation, vous permet de l’anticiper. |
| Éligibilité budgétaire — un budget lié doit appartenir à la même entité, et la date de commande doit être comprise dans la plage de dates du budget et dans une période comptable | Vérifiez la date de commande par rapport au budget choisi ; une commande de janvier ne peut pas consommer le budget de l’année précédente. |
| « Impossible de modifier les lignes d’un bon de commande qui n’est pas en brouillon. » | Vous avez tenté de modifier des lignes après la comptabilisation — la commande est un engagement émis. Rouvrez-la en Brouillon, modifiez-la, puis comptabilisez-la à nouveau (voir Comptabiliser et annuler un bon de commande). |
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Une quantité de 1 pour un programme en plusieurs parties | La réception et la facturation deviennent du tout ou rien — rien ne peut être confirmé tant que tout n’est pas terminé | Une unité par livrable : Meridian a commandé 2 visites à 4 800 $, et non 1 à 9 600 $ |
| Deviner le prix unitaire | Le prix de la commande est la base de comparaison de chaque facture — une estimation erronée bloque le rapprochement par la suite | Saisissez le prix réellement convenu ; s’il est renégocié, rouvrez le brouillon et corrigez la ligne |
| Une Référence vague (« commande nettoyage ») | La Référence est le nom de la commande dans chaque liste — trop vague, elle devient introuvable | Le programme plus la période : « Programme de nettoyage des façades S2-2026 » |
| Sauter l’Analyse budgétaire avant de comptabiliser | Vous ne découvrez le blocage budgétaire qu’à la comptabilisation — ou vous le contournez à la légère et perdez le contrôle | Cliquez d’abord sur Analyse budgétaire et lisez ce que la commande laisserait |
| Ne pas vérifier le Compte général repris du produit | L’engagement consomme la mauvaise enveloppe budgétaire, et le coût final atterrit sur le mauvais compte | Jetez un œil au Compte général de chaque ligne ; remplacez-le lorsque le même produit sert à un autre usage |
Pour aller plus loin
- Réceptionner des lignes de bon de commande (immobilisations) — enregistrez les livraisons à mesure qu’elles arrivent.
- Créer une facture d’achat à partir d’un bon de commande — transformez la commande en facture du fournisseur.
- Analyse budgétaire des bons de commande — le contrôle budgétaire en détail.
- Lignes de bon de commande et produits — les options de ligne, y compris la création d’immobilisations.
Questions fréquentes
Le compte sur lequel le coût sera enregistré lorsque la facture sera comptabilisée. La commande elle-même n’écrit rien dans le grand livre ; son compte général est reporté sur la ligne de facture rapprochée (et détermine la ligne budgétaire sur laquelle porte l’engagement).
REDA Financials compare l’entité, les dates et les comptes généraux des lignes de la commande à vos budgets comptabilisés — la ligne de services d’entretien de Meridian correspondait à l’enveloppe de charges d’exploitation du budget FY2026 Operating Budget ; le contrôle s’est donc exécuté automatiquement et a renvoyé Dans le budget.
Rouvrez-la en Brouillon, modifiez-la, puis comptabilisez-la à nouveau — tant que rien de ce qui a été réceptionné ou facturé ne contredit la modification. Si une approbation s’applique, la commande modifiée repasse par le circuit d’approbation.
Non — un bon de commande ne crée aucune écriture au grand livre, car aucun coût n’existe encore, seulement une promesse. Ce que la comptabilisation affecte, c’est l’engagement budgétaire. La charge entre dans vos comptes lorsque la facture fournisseur rapprochée est comptabilisée — voir Créer une facture d’achat à partir d’un bon de commande.
Lorsqu’une facture rapprochée est comptabilisée, le montant engagé se convertit en dépense réelle — les comptables parlent de liquidation. Le budget ne compte jamais deux fois : l’engagé devient du réel, et le solde disponible reste exact tout au long du processus.
Deux voies légitimes : réduire la commande pour qu’elle tienne dans le disponible (l’Analyse budgétaire montre l’écart), ou — pour une véritable exception — demander à un administrateur de cocher Contourner les contrôles budgétaires et de comptabiliser en connaissance de cause. Le contournement existe pour que le blocage n’oblige jamais à saisir de mauvaises données ; il ne doit pas devenir une habitude.
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