Approbations des documents comptables
Chaque équipe comptable applique une variante de la même règle : un responsable donne son accord avant tout mouvement d’argent. Comme REDA Financials est construit nativement sur Salesforce, vous n’avez ni à acheter ni à greffer un moteur d’approbation : ce sont les processus d’approbation de la plateforme elle-même qui pilotent la validation des documents comptables, avec l’acheminement, la délégation, les notifications par e-mail et l’historique d’audit que le reste de votre entreprise utilise déjà. Cet article explique comment les deux moitiés se rejoignent : ce que REDA Financials impose, et ce que Salesforce vous permet de concevoir.
Le verrou de comptabilisation
Cinq documents REDA Financials portent un champ Statut d’approbation, qui agit comme un verrou strict : le document ne peut passer de Brouillon à Comptabilisé que lorsque le Statut d’approbation est Approuvé ou Non requise. Rien n’atteint votre grand livre tant qu’une validation est en suspens.
| Document | Statut d’approbation par défaut | Ce que cela signifie dès le premier jour |
|---|---|---|
| Bon de commande | Non requise | Se comptabilise immédiatement tant que vous n’activez pas les approbations |
| Facture d’achat (types Facture et Charge) | Non requise | Se comptabilise immédiatement tant que vous n’activez pas les approbations |
| Facture d’achat (type Avoir fournisseur) | En attente | Exige une approbation avant comptabilisation, dès l’installation — les avoirs fournisseur sont un vecteur de fraude classique, cette valeur par défaut prudente est donc délibérée |
| Facture de vente | Non requise | Se comptabilise immédiatement tant que vous n’activez pas les approbations |
| Budget | Non requise | Se comptabilise immédiatement tant que vous n’activez pas les approbations |
| Écriture budgétaire | Non requise | Se comptabilise immédiatement — mais une fois approuvée, une écriture est figée (seul son Statut d’approbation peut changer), et sa réouverture réinitialise ce statut à En attente |
Si vous tentez de comptabiliser avant la validation, le système vous arrête en indiquant la raison exacte :
| Le message | Où vous le voyez |
|---|---|
| « Le bon de commande exige une approbation avant comptabilisation. Le statut d'approbation doit être Approuvé ou Non requis. » | Comptabilisation d’un bon de commande dont le Statut d’approbation est En attente ou Rejeté |
| « Cette facture d'achat exige une approbation avant comptabilisation. Le statut d'approbation doit être Approuvé ou Non requis. » | Comptabilisation d’une facture d’achat — y compris un avoir fournisseur encore à sa valeur par défaut En attente |
| « Ce document exige une approbation avant comptabilisation. Le statut d'approbation doit être Approuvé ou Non requis. » | Comptabilisation d’une facture de vente en attente de validation |
| « Écriture budgétaire rouverte pour modification. Statut d'approbation réinitialisé à En attente. » | Réouverture d’une écriture budgétaire approuvée — la validation doit être obtenue à nouveau |
Concevoir l’approbation elle-même
REDA Financials impose le verrou ; les processus d’approbation de Salesforce fournissent le circuit de validation. Un administrateur crée le processus une seule fois dans Configuration — sans code — et décide :
| Choix de conception | Exemples comptables |
|---|---|
| Critères d’entrée — quels documents exigent une validation | Factures d’achat de plus de 10 000 · chaque avoir fournisseur · budgets du nouvel exercice |
| Étapes d’approbation — qui valide, et dans quel ordre | D’abord le responsable, puis le contrôleur de gestion pour les montants importants ; validation en parallèle par deux chefs de service |
| Mises à jour de champ — ce qui se passe à l’approbation / au rejet | Définir le Statut d’approbation sur Approuvé lors de l’approbation finale, sur Rejeté lors du rejet — c’est ce câblage qui ouvre le verrou de comptabilisation ou le maintient fermé |
| Notifications — qui en est informé | Envoyer un e-mail au demandeur en cas de rejet, avec les commentaires de l’approbateur ; alerter le responsable des comptes fournisseurs lorsqu’un document attend depuis plus de deux jours |
Une fois un processus actif, le bouton standard Soumettre pour approbation apparaît sur le document, les approbateurs travaillent depuis leur e-mail, la liste des approbations ou leur téléphone, et chaque décision est consignée dans l’historique des approbations du document — qui, quand et les éventuels commentaires, de façon permanente.
Un exemple concret : la règle de Meridian sur les avoirs fournisseur
Meridian Properties Group veut que chaque avoir fournisseur soit examiné par le responsable des comptes fournisseurs avant de pouvoir venir en déduction d’une facture. La configuration repose sur quatre décisions :
Rien à configurer sur le document
Les avoirs fournisseur ont déjà par défaut le Statut d’approbation En attente — le verrou est fermé dès l’enregistrement de l’avoir.
Créer le processus
Un administrateur crée un processus d’approbation sur la facture d’achat pour les documents de type Avoir fournisseur, avec une seule étape : le responsable des comptes fournisseurs approuve.
Câbler les mises à jour de champ
L’approbation finale définit le Statut d’approbation sur Approuvé ; le rejet le définit sur Rejeté. C’est là toute l’intégration — aucun code, ni d’un côté ni de l’autre.
Faire tourner le circuit
Le comptable clique sur Soumettre pour approbation sur MVM001001 (l’avoir de 300 $ d’Apex Facilities). Le responsable des comptes fournisseurs approuve depuis l’e-mail. Le Statut d’approbation passe à Approuvé, et la comptabilisation réussit désormais — avec la validation inscrite dans l’historique de l’enregistrement, à l’intention des auditeurs.
Où l’approbation intervient ailleurs dans le système
| Domaine | Le contrôle |
|---|---|
| Écritures comptables | Délibérément aucun champ d’approbation — c’est le droit de comptabiliser qui constitue le contrôle. Les organisations limitent qui détient les ensembles d’autorisations Controller/Admin ; ceux qui peuvent comptabiliser sont, par définition, ceux à qui l’on fait confiance pour le faire. |
| Rapprochement bancaire | Une règle des quatre yeux codée dans l’application : la personne qui approuve un rapprochement doit être différente de celle qui l’a terminé. Celle-ci n’est pas configurable — elle est imposée. |
| Lots de paiements | Soumettez au verrou les documents qui alimentent le lot : une facture non approuvée ne peut pas être comptabilisée, et une facture non comptabilisée ne peut pas être payée. |
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Modifier le Statut d’approbation à la main pour contourner la file | Le champ est la preuve du verrou ; les modifications manuelles réduisent à néant la traçabilité d’audit que votre processus a justement pour objet de créer | Laissez le processus d’approbation gérer le champ ; restreignez l’accès au champ si les modifications manuelles se répètent |
| Créer le processus mais oublier les mises à jour de champ | Les approbateurs approuvent, et pourtant le document reste impossible à comptabiliser — le Statut d’approbation n’a jamais changé | L’action d’approbation doit définir Approuvé, l’action de rejet Rejeté ; testez les deux chemins dans une sandbox |
| Tout acheminer vers une seule personne | Des congés suffisent à bloquer tout le service comptes fournisseurs | Utilisez des files d’attente ou des approbateurs délégués — des fonctionnalités standard du moteur d’approbation de la plateforme |
| Considérer le rejet comme une fin | Les documents rejetés s’accumulent en Brouillon sans personne pour s’en occuper | Informez le demandeur en cas de rejet, avec les commentaires ; corriger puis soumettre à nouveau est la boucle prévue |
| Approuver par e-mail sans lire les lignes | La commodité du clic unique qui fait approuver un montant de 48 000 mal saisi | Ouvrez l’enregistrement pour les documents au-delà de votre seuil de confort — l’e-mail renvoie directement vers lui |
Pour aller plus loin
- Automatiser la comptabilité avec Flow — l’autre volet de l’automatisation des processus.
- Séparation des tâches et sécurité — le contrôle côté ensembles d’autorisations.
- Comptabiliser et annuler une facture d’achat — ce que protège le verrou.
Questions fréquentes
Non. Tous les documents, à l’exception de l’avoir fournisseur, ont par défaut la valeur Non requise : une petite équipe peut donc tout comptabiliser immédiatement et ajouter des approbations plus tard — le verrou est là quand vous êtes prêt, invisible jusque-là.
Un avoir fournisseur réduit ce que vous devez à un fournisseur — ce qui fait des avoirs fictifs un schéma de fraude classique. Cette valeur par défaut prudente garantit qu’une deuxième personne examine toujours un avoir avant qu’il ne prenne effet. Vous pouvez l’assouplir, mais la plupart des contrôleurs de gestion la conservent.
Oui — les critères d’entrée et les critères d’étape du processus d’approbation peuvent lire n’importe quel champ, y compris les totaux. Un schéma courant : les factures de moins de 5 000 échappent entièrement à l’approbation (le processus définit automatiquement Approuvé ou ne les prend jamais en charge), celles de 5 000 à 50 000 vont au responsable, et au-delà le contrôleur de gestion s’y ajoute.
Un administrateur Salesforce, dans Configuration — c’est une configuration par pointer-cliquer, pas du code. Le rôle de votre équipe comptable est de préciser les règles : quels documents, quels seuils, qui valide, dans quel ordre.
Oui — chaque soumission, approbation, rejet et réaffectation est enregistré sur le document avec son auteur et son horodatage, et ne peut pas être modifié. Associé au verrou de comptabilisation, cela vous permet de démontrer à un auditeur qu’aucun document soumis au verrou n’a atteint le grand livre sans sa validation.
Il reste en Brouillon avec le Statut d’approbation Rejeté — le verrou de comptabilisation reste fermé. La boucle habituelle : le demandeur lit les commentaires de l’approbateur, corrige le document et le soumet à nouveau. Le Statut d’approbation repasse à En attente pendant l’examen de la nouvelle demande.
Les écritures comptables n’ont pas de champ Statut d’approbation — leur contrôle porte sur qui peut comptabiliser tout court, et il est géré au moyen des ensembles d’autorisations. Si votre politique exige une revue des écritures, réservez les ensembles d’autorisations de comptabilisation aux réviseurs : la saisie et la comptabilisation se trouvent alors naturellement séparées.
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