Comptabiliser et annuler un bon de commande
Le cycle Brouillon → Comptabilisé → Annulé d’un bon de commande ressemble à celui d’une facture, mais il actionne d’autres leviers : aucune écriture au grand livre, de vraies conséquences budgétaires. Cet article précise exactement ce que fait chaque transition — et ce qu’elle ne fait pas.
Accès nécessaire. La comptabilisation, la réouverture et l’annulation des commandes nécessitent l’ensemble d’autorisations Accounts Payable v2 (comptables fournisseurs et responsables) ou Accounting Admin v2 (administrateurs système). Les ensembles Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de consulter n’importe quelle commande, mais pas d’en modifier le statut.
Comptabilisation : émettre l’engagement
La comptabilisation d’une commande en brouillon (le bouton Comptabiliser — son info-bulle le dit clairement : verrouiller ce bon de commande et engager les montants budgétaires) fait quatre choses :
- Elle verrouille le document. Les lignes ne peuvent plus être ajoutées, modifiées ni supprimées — la commande est désormais une promesse sur laquelle le fournisseur peut agir. (« Impossible de modifier les lignes d’un bon de commande qui n’est pas en brouillon. »)
- Elle lui attribue son numéro à partir de la séquence de documents de l’entité, et sa période comptable à partir de la Date de commande.
- Elle exécute le contrôle budgétaire. Si les lignes de la commande correspondent à un budget comptabilisé, les montants sont engagés sur ce budget et le champ Contrôle budgétaire indique le verdict — Dans le budget, ou un blocage si la commande dépasserait le budget (qui ne peut être levé que via Contourner les contrôles budgétaires). Voir Analyse budgétaire des bons de commande.
- Elle active les processus en aval — la réception, la facturation et le PDF destiné au fournisseur.
Le contrôle d’approbation s’applique ici aussi : la comptabilisation exige un Statut d’approbation Approuvé ou Non requise ; Soumettre pour approbation lance le circuit de validation de votre organisation.
Rouvrir une commande comptabilisée
Rouvrez-la en Brouillon pour la corriger ou la renégocier. Le verrou est levé, et tout engagement budgétaire est extourné le temps de la modification. Deux précautions :
- Si des livraisons ou des factures ont déjà eu lieu sur la commande, les modifications doivent rester cohérentes avec elles — vous ne pouvez pas réduire une ligne en dessous de ce qui a été réceptionné ou facturé.
- La recomptabilisation réexécute le contrôle budgétaire selon les niveaux budgétaires actuels — une commande qui tenait dans le budget en mars peut ne plus y tenir en septembre.
L’avenant est enregistré pour vous
Inutile de tenir une note à part sur ce que disait la commande à l’origine. La première fois qu’un bon de commande est comptabilisé, REDA Financials fige l’engagement d’origine sur l’enregistrement lui-même, et chaque modification ultérieure est mesurée par rapport à celui-ci.
| Champ | Emplacement | Ce qu’il contient |
|---|---|---|
| Montant d’origine | Ligne de bon de commande | La valeur de la ligne lors de la première comptabilisation de la commande. Figée à ce moment-là, elle ne change jamais, quel que soit le nombre de modifications ultérieures de la ligne. Une ligne ajoutée plus tard reçoit son Montant d’origine lorsque la commande modifiée est recomptabilisée. |
| Avenant | Ligne de bon de commande | Coché automatiquement lorsqu’une recomptabilisation trouve une ligne dont le montant diffère désormais de son Montant d’origine — ou une ligne qui ne figurait pas sur la commande lors de sa première comptabilisation. Les lignes qui correspondent toujours à ce qui a été émis à l’origine restent décochées. |
| Montant de commande d’origine | Bon de commande | Le total de la commande lors de sa première comptabilisation. |
| Montant d’avenant | Bon de commande | Le total actuel moins le total d’origine. Positif, la commande a augmenté ; négatif, elle a diminué. Vide tant que la commande n’a pas été comptabilisée une première fois. |
Rien de tout cela n’est manuel, et aucun document séparé n’est à rechercher : rouvrez, modifiez, recomptabilisez, et la commande porte son propre historique de l’écart par rapport à l’accord émis à l’origine. C’est ce que demande un auditeur, et ce dont une discussion budgétaire a besoin lorsqu’un engagement augmente discrètement.
Annulation : mettre fin à l’engagement
L’annulation d’une commande comptabilisée (le Motif d’annulation est obligatoire, comme partout) libère ce que la comptabilisation avait réservé :
- L’engagement budgétaire redevient disponible — l’argent peut être promis ailleurs.
- La réception et la facturation sont closes — plus rien ne peut se produire sur une commande annulée.
- Le document demeure, figé avec son motif : votre trace de l’existence de la commande et de la raison de sa fin.
Solder le reliquat d’une commande partiellement livrée
Le fournisseur a livré la moitié et l’accord est rompu ? N’annulez pas — la moitié livrée est un historique qui doit être conservé. Rouvrez plutôt la commande, réduisez les quantités à ce qui a réellement été réceptionné et facturé, puis recomptabilisez. La commande est soldée en toute transparence : engagement réduit, soldes à zéro, piste d’audit intacte.
Les trois statuts en un coup d’œil
| Brouillon | Comptabilisé | Annulé | |
|---|---|---|---|
| Lignes modifiables ? | Entièrement | Non — « Impossible de modifier les lignes d’un bon de commande qui n’est pas en brouillon. » | Plus jamais |
| Budget | Rien d’engagé | Montants engagés sur le budget correspondant | Engagement redevenu disponible |
| Réception / facturation | Pas encore possibles | Ouvertes — les livraisons et les factures rapprochées suivent leur cours | Closes — plus rien ne peut se produire |
| Grand livre | Intact | Toujours intact — les écritures proviennent des factures rapprochées | Intact |
| Supprimable ? | Oui | Non — rouvrez-la ou annulez-la plutôt | Non — figée avec son motif |
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Annuler une commande partiellement livrée | L’annulation tente d’effacer un engagement partiellement honoré — la moitié livrée mérite d’être conservée | Rouvrez, réduisez les quantités à ce qui a été réceptionné et facturé, recomptabilisez |
| Rouvrir une commande et la laisser en Brouillon | L’engagement budgétaire reste extourné et les documents du fournisseur renvoient à un document qui n’est plus émis | Effectuez la modification et recomptabilisez dans la foulée |
| Attendre de l’annulation qu’elle corrige le grand livre | Il n’y a rien à corriger — un bon de commande n’a jamais passé d’écritures ; les coûts réels figurent sur ses factures rapprochées | Traitez les factures comptabilisées selon leurs propres règles (réouverture, annulation ou avoir fournisseur) |
| Modifier une commande comptabilisée en « prévenant simplement le fournisseur » | Le système applique toujours les anciennes quantités et les anciens prix — chaque future facture sera en écart | Rouvrez, modifiez, faites réapprouver si nécessaire, recomptabilisez ; le PDF est régénéré à partir de la réalité |
| Laisser comptabilisées des commandes mortes | Leurs engagements restent indéfiniment sur le budget et privent de ressources les dépenses réelles | Annulez ce qui ne sera jamais exécuté — le champ Motif d’annulation est là pour en donner la raison |
Pour aller plus loin
- Comprendre les bons de commande — le cycle de vie complet.
- Analyse budgétaire des bons de commande — ce que l’engagement représente en chiffres.
- Cloner un bon de commande — réémettre une commande après une annulation.
Questions fréquentes
La commande dépasserait sa ligne budgétaire correspondante. Vos options, par ordre de préférence : réduire la commande ; faire modifier le budget (une écriture budgétaire de type Supplément) ; ou — avec l’autorité nécessaire — cocher Contourner les contrôles budgétaires et comptabiliser malgré tout, en toute visibilité.
Les brouillons, oui. Les commandes comptabilisées, non — elles ont pu être envoyées à un fournisseur et ont engagé du budget ; l’annulation avec motif préserve cet historique.
Non — les immobilisations créées à partir des lignes réceptionnées sont de vrais enregistrements, avec leur propre cycle de vie. Si les marchandises retournent au fournisseur, cédez les immobilisations via le processus des immobilisations (voir Cession d’une immobilisation) dans le cadre du dénouement de l’opération.
Autant que la réalité le permet : rien de ce qui a déjà été réceptionné ou facturé ne peut être contredit, si bien qu’une ligne ne peut pas descendre en dessous de sa quantité réceptionnée ou facturée. Tout le reste — prix, nouvelles lignes, dates — reste modifiable, et le contrôle budgétaire est réexécuté lorsque vous recomptabilisez.
Là où les approbations s’appliquent, oui — la commande modifiée n’est comptabilisée qu’avec un Statut d’approbation Approuvé ou Non requise, et un engagement modifié est précisément ce que l’approbation doit examiner. Soumettre pour approbation relance le processus.
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