URL publiques et gestion des versions
Un PDF généré est un fichier dans Salesforce — idéal pour votre équipe, invisible pour votre locataire. Un lien public change la donne : toute personne disposant de l’URL peut consulter le document, sans avoir à se connecter, ce qui est exactement ce qu’il faut pour un lien de facture envoyé par e-mail. REDA Financials gère ces liens avec la même rigueur que les documents eux-mêmes — y compris en les retirant lorsqu’un document est rouvert ou annulé.
Accès requis. Toute personne qui peut ouvrir un enregistrement peut copier et envoyer son URL du PDF généré. Activer ou désactiver l’option du territoire nécessite l’ensemble d’autorisations Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2 ; les ensembles Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de consulter les territoires, mais pas de les modifier.
Activer les liens publics
L’option se trouve sur le Territoire : Générer une URL publique pour les PDF. Son texte d’aide le dit clairement : lorsque la case est cochée, les PDF générés reçoivent un lien public (toute personne disposant de l’URL peut les consulter) ; lorsqu’elle est décochée, les fichiers sont joints en privé ; les liens publics se prêtent bien à l’envoi par e-mail et ne nécessitent aucune connexion. Lorsque l’option est activée, chaque génération — manuelle ou automatique — crée le lien et l’inscrit dans le champ URL du PDF généré de l’enregistrement ; la notification de confirmation vous indique dans quel mode vous êtes (« Un lien public a été créé… » ou « PDF enregistré dans les fichiers… »).
Placer l’option sur le territoire en fait une politique régionale, et non un choix document par document : chaque entité de la région la suit, pour chaque génération, et le paramètre est relu à chaque exécution — modifiez-le et la toute prochaine génération (y compris la régénération d’un ancien document) applique la nouvelle politique. La modification des territoires relève de l’administrateur, ce qui est exactement le bon niveau de formalité pour décider si des documents peuvent quitter l’entreprise sans exiger de connexion.
| La notification indique… | Vous êtes en… |
|---|---|
| « Un lien public a été créé. Ouverture dans un nouvel onglet. » | Mode public — le lien figure sur l’enregistrement dans URL du PDF généré, prêt à être envoyé |
| « PDF enregistré dans les fichiers. Ouverture dans un nouvel onglet. » | Mode privé — l’onglet affiche le fichier interne, que seuls les utilisateurs connectés peuvent ouvrir ; pour le partager, joignez le fichier |
Gestion des versions : un fichier, plusieurs versions, un seul lien
- Une régénération ne crée jamais de doublon. Chaque génération ajoute une nouvelle version du même fichier — la liste Fichiers affiche un seul document, dont l’historique conserve chaque rendu jamais produit.
- L’URL publique reste stable. Un lien envoyé par e-mail la semaine dernière sert aujourd’hui la version la plus récente — régénérez après une correction, et le lien du client affiche le document corrigé, sans nouvel envoi.
- Le lien n’expire pas de lui-même. Il reste actif jusqu’à ce que le système le retire :
| Événement du document | Lien | Fichier |
|---|---|---|
| Rouvert (décomptabilisé) | Révoqué — l’URL publique cesse immédiatement de fonctionner | Conservé dans les Fichiers, pour la piste d’audit |
| Annulé | Disparu | Supprimé — un document annulé ne circule pas |
| Recomptabilisé et régénéré | Un nouveau lien est créé | Passe à une nouvelle version, comme d’habitude |
En plus du lien lui-même, l’enregistrement garde la trace : URL du PDF généré contient le lien (vide en mode privé), PDF généré le la date de la dernière génération réussie, et les deux sont effacés lorsque le document est décomptabilisé ou annulé — un champ URL vide est en soi une information.
Travailler en mode privé
Lorsque l’option du territoire est désactivée, la génération est identique, sauf qu’aucun lien n’est créé — les fichiers se trouvent dans les Fichiers de l’enregistrement, et vous les partagez en joignant le fichier lui-même. Les organisations combinent souvent les modes selon la région : liens publics là où les locataires attendent un accès en libre-service, mode privé uniquement là où la politique impose des pièces jointes.
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Copier l’adresse affichée dans le nouvel onglet en mode privé et l’envoyer par e-mail | C’est l’adresse d’un fichier interne — le client tombe sur un écran de connexion, et vous l’apprenez plusieurs jours plus tard | N’envoyez que ce qui figure dans URL du PDF généré ; si le champ est vide, vous êtes en mode privé — joignez le fichier |
| Supposer que les liens expirent d’eux-mêmes | Ce n’est pas le cas — un lien reste actif jusqu’à ce que le document soit rouvert ou annulé, des mois ou des années plus tard | Considérez chaque lien envoyé comme actif ; appuyez-vous sur les révocations par décomptabilisation ou annulation, ou demandez à un administrateur de supprimer délibérément un lien |
| S’attendre à ce que le lien d’un bon de commande rouvert cesse de fonctionner comme celui d’une facture | Il reste actif — c’est le seul type de document dont la réouverture ne révoque pas le lien | Pour les bons de commande qui doivent disparaître immédiatement, supprimez manuellement le lien public du fichier (ou annulez le document) |
| Renvoyer un « nouveau » lien après chaque correction | Du bruit inutile — et cela habitue les clients à attendre des liens de remplacement | Régénérez sans rien dire : le lien d’origine sert désormais la version corrigée |
| Activer l’option du territoire pour rendre rapidement service à une seule équipe | Chaque entité de la région se met à émettre des liens accessibles sans connexion pour chaque type de document | Décidez région par région, avec le même soin que pour toute politique de partage de données — c’est pour cette raison que l’option se trouve sur le territoire |
Pour aller plus loin
- Générer des PDF — l’origine des liens.
- PDF de facture de vente — le processus de la facture, avec les liens en contexte.
- Types de documents pris en charge — les documents qui peuvent porter un lien.
Questions fréquentes
Dans le champ URL du PDF généré du document (l’écran de génération l’ouvre aussi dans un nouvel onglet — copiez-le depuis la barre d’adresse). Champ vide = mode privé, ou aucune génération pour l’instant.
Presque toujours parce que le document a été rouvert (lien révoqué) ou annulé (fichier supprimé). Vérifiez le statut du document ; une fois qu’il est recomptabilisé et régénéré, envoyez le nouveau lien.
Votre administrateur peut supprimer le lien public sous-jacent depuis les paramètres de partage du fichier. Les révocations déclenchées par le document (décomptabilisation/annulation) couvrent automatiquement les cas courants.
Pas d’eux-mêmes — le paramètre est lu au moment de la génération. Régénérez n’importe quel document (son fichier passe simplement à une nouvelle version) : le lien est créé et inscrit dans URL du PDF généré.
Le lien permet la consultation et le téléchargement — c’est précisément le rôle d’un lien de facture envoyé par e-mail. Aucune notification n’est envoyée lorsque quelqu’un l’ouvre ; si vous avez besoin d’une preuve de remise, c’est le rôle de votre canal de messagerie.
Non — l’export du relevé est conçu pour l’impression : il s’affiche dans votre navigateur pour être enregistré ou imprimé et n’est stocké sur aucun enregistrement, il n’y a donc rien vers quoi pointer un lien. Seuls les documents de transaction (factures, avoirs, reçus, bons de paiement, bons de commande) portent des liens.
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