Configurer les règles de ventilation
Si la répartition est la même chaque mois, définissez-la une seule fois. Une liste de ventilation des charges est une recette de ventilation enregistrée — quelles entités se partagent un coût, et dans quelles proportions — que n’importe qui peut appliquer à une facture en un clic, et que le lot de ventilation automatique peut appliquer sans aucun clic.
Accès nécessaire. La configuration et la modification des listes de ventilation nécessitent l’ensemble d’autorisations Accounts Payable v2 (comptables fournisseurs et responsables) ou Accounting Admin v2 (administrateurs système) — les mêmes personnes qui comptabilisent les factures qui les utilisent. Les ensembles Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 peuvent les consulter, mais pas les modifier.
Créer une liste
Créez la liste
Dans l’onglet Listes de ventilation des charges, cliquez sur Nouveau. Donnez-lui un nom qui dit à quoi elle sert — « Répartition assurance groupe », « Coûts informatiques du siège » — choisissez son territoire et laissez-la active.
Ajoutez les éléments — un par entité réceptrice
Chaque élément de répartition contient : l’Entité qui reçoit une part, son Pourcentage, s’il faut Inclure la taxe dans la part de cette entité, et un Ordre de tri facultatif qui fixe l’ordre dans lequel les éléments s’appliquent.
Vérifiez la cohérence des pourcentages
Pour les répartitions destinées à distribuer intégralement un coût, les éléments doivent totaliser 100 %. Une liste volontairement partielle (par exemple, 40 % à une société sœur, le reste demeurant chez le payeur) est également valide — le solde reste simplement à la charge de l’entité payeuse.
Tous les champs en un coup d’œil
| Champ | Obligatoire ? | Rôle |
|---|---|---|
| Liste : Nom | Oui | Ce qui apparaît dans le sélecteur Modèle de ventilation — nommez le schéma de répartition, pas le mois |
| Liste : Territoire | Oui | La partie de votre organisation à laquelle la liste appartient |
| Liste : Actif | Oui (laissez-le coché) | Les listes retirées sont désactivées, pas supprimées — l’historique reste référencé |
| Élément : Entité | Oui | La société qui reçoit cette part — un élément par entité réceptrice |
| Élément : Pourcentage | Oui | La part du coût revenant à cette entité |
| Élément : Inclure la taxe | Non | Indique si la part de cette entité porte aussi sa quote-part de la taxe de la ligne |
| Élément : Ordre de tri | Non | Détermine l’ordre d’affichage des éléments et l’ordre dans lequel ils sont appliqués. Les plus petits numéros d’abord ; un champ vide est classé en dernier. |
Un exemple concret — la répartition des coûts du siège de Meridian, définie une seule fois sous forme de trois éléments :
Un élément ne comporte volontairement aucun compte général. L’entité réceptrice comptabilise toujours sa part sur le même compte général que la ligne de facture dont elle provient — ainsi, un coût reste classé pour ce qu’il est, quelle que soit l’entité qui le supporte au final. Lorsque le destinataire a besoin d’un autre compte, celui-ci se définit sur l’enregistrement de ventilation qui en résulte, et non sur la liste réutilisable.
| Élément | Entité | Pourcentage | Inclure la taxe |
|---|---|---|---|
| 1 | Meridian Properties US LLC | 60 % | Non |
| 2 | Meridian Properties UK Ltd | 25 % | Non |
| 3 | Meridian Properties India Pvt Ltd | 15 % | Non |
Chaque facture du siège se répartit désormais en 60/25/15 en un clic — ou sans aucun clic, dès que le lot de ventilation automatique veille. (La taxe déductible sur les achats reste souvent dans l’entité immatriculée pour la récupérer — d’où la case Inclure la taxe décochée ici ; consultez votre conseiller fiscal.)
Utiliser une liste
- Manuellement : sur l’écran Ventiler les charges, choisissez la liste dans la zone Modèle de ventilation et cliquez sur Appliquer — les lignes se remplissent avec les entités et les pourcentages de la liste, prêtes à être ajustées ou comptabilisées.
- Automatiquement : rattachez la liste à la ligne de facture (son champ Liste de répartition des charges). Le lot de ventilation automatique planifié repère ces lignes sur les factures comptabilisées et les ventile sans intervention humaine — la fonctionnalité phare pour les coûts récurrents. Détails dans Exécuter la ventilation automatique.
Tenir les listes à jour
- Les ratios ont changé ? Modifiez les pourcentages des éléments — les applications futures utilisent les nouveaux chiffres ; les lots comptabilisés restent intacts.
- Une entité a quitté le groupe ? Supprimez son élément et redistribuez sa part ; désactivez plutôt que de supprimer les listes dont vous pourriez avoir besoin comme référence.
- Des coûts différents, des répartitions différentes ? Il vous faut alors deux listes — rattachez chacune aux bonnes lignes de facture ou appliquez-les manuellement facture par facture.
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Nommer les listes d’après des périodes (« Répartition de juin ») | Les listes sont des recettes réutilisables — un nom daté devient vite obsolète et engendre des doublons | Nommez le schéma : « Répartition assurance groupe », « Coûts du siège 60/25/15 » |
| Renseigner des comptes généraux sur les éléments « par souci d’exhaustivité » | Le même coût atterrit sur des comptes différents selon l’entité, et le reporting consolidé ne concorde plus | Laissez le compte général vide, sauf si le destinataire classe réellement le coût différemment |
| Une liste partielle dont personne ne sait qu’elle l’est | Des éléments totalisant 85 % laissent discrètement 15 % chez le payeur — très bien si c’est voulu, un mystère sinon | Indiquez-le dans le nom ou la description (« 40 % à PropCo, solde conservé ») |
| Supprimer une liste retirée | Vous perdez la référence qui explique les ventilations historiques | Désactivez-la — les listes inactives ne sont plus proposées, mais l’historique reste lisible |
| Cocher Inclure la taxe sans vérifier si la taxe est récupérable | La taxe déductible sur les achats peut revenir à l’entité immatriculée qui peut la récupérer | Validez le traitement avec votre conseiller fiscal, juridiction par juridiction, puis réglez la case à cocher en connaissance de cause |
Pour aller plus loin
- Comprendre la ventilation des charges — le mécanisme et la comptabilisation.
- Exécuter la ventilation automatique — mettre les listes en pilote automatique.
Questions fréquentes
Uniquement lorsque l’entité réceptrice comptabilise ce type de coût différemment — par exemple, le payeur le traite comme une charge de services généraux, alors que le destinataire le classe en coût de services managés. Vide signifie « même compte que le coût d’origine », ce qui garde le reporting consolidé propre et convient à la plupart des groupes.
Oui — la liste ne fait que préremplir l’écran de ventilation. Ajustez n’importe quelle ligne avant de comptabiliser ; la liste elle-même reste inchangée.
Elles sont gérées par les utilisateurs disposant des ensembles d’autorisations Accounts Payable ou Accounting Admin — les mêmes personnes qui comptabilisent les factures qui les utilisent.
Non — une liste volontairement partielle (40 % à une société sœur, le reste demeurant chez le payeur) est valide et utile. La règle des 100 % s’applique ailleurs : une ventilation au niveau en-tête sur l’écran de la facture doit répartir intégralement la facture ; les listes partielles conviennent donc à la ventilation au niveau ligne.
Sur la ligne de facture — dans son champ Liste de répartition des charges. Pour les coûts partagés récurrents, renseignez-le une seule fois sur la ligne du modèle récurrent afin que chaque facture générée en hérite ; le lot de ventilation automatique prend ensuite le relais.
La quote-part de cette entité dans la taxe de la ligne ventilée, en plus de sa part du coût. Laissez la case décochée pour conserver toute la taxe dans l’entité payeuse — le choix habituel lorsque c’est le payeur qui a le droit de la récupérer.
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