Démarrer un rapprochement
Le relevé est importé ; place à l’ouverture du rapprochement du mois. Deux minutes de configuration — un enregistrement, une période, un solde — et l’espace de travail prend le relais.
Accès requis. Créer et traiter un rapprochement nécessite l’ensemble d’autorisations Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Les ensembles Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de consulter les rapprochements, mais pas de les créer ni de les modifier.
Créer l’enregistrement
Nouveau rapprochement bancaire : compte + période + date
Sélectionnez le Compte bancaire et la Période comptable à rapprocher (un rapprochement par compte et par période — un doublon est refusé), ainsi que la Date de rapprochement. L’Entité et la devise suivent automatiquement le compte, et l’enregistrement s’ouvre au statut En cours.
Première fois pour ce compte ? Marquez la période initiale
La chaîne a besoin d’un point d’ancrage : cochez Période initiale de rapprochement et saisissez le Solde bancaire d'ouverture (le solde de la banque au début de la période — celui de Meridian était de 875 700 $). Chaque mois suivant tire au contraire son point de départ du rapprochement précédent approuvé, et le système impose cet ordre : « La période précédente doit être rapprochée et approuvée avant de commencer cette période… »
Dans l’espace de travail : saisissez le Solde bancaire de clôture
Le seul chiffre que le système ne peut pas connaître — le solde de clôture imprimé sur le relevé de la banque. Saisissez-le dans la zone Côté banque (« Saisir depuis le relevé bancaire ») et tous les chiffres se recalculent : soldes GL, dépôts en transit, chèques en circulation, et la Différence que vous allez traquer jusqu’à zéro.
Lire l’espace de travail
- Côté banque et Côté comptable — les deux versions de l’histoire, avec le calcul des soldes ajustés détaillé ligne par ligne.
- La barre Différence — rouge tant qu’elle n’est pas à zéro, verte une fois l’équilibre prouvé. Elle se recalcule en direct à mesure que vous rapprochez.
- Deux files de travail — Transactions bancaires non rapprochées (les lignes de relevé en attente d’explication) et Écritures comptables non rapprochées (les encaissements, paiements, lignes d’écriture et dépôts comptabilisés en attente de leur ligne de relevé), chacune avec recherche et filtres.
- La barre d’outils — Créer un ajustement, Rapprochement automatique, Lancer les règles, Lancer l'IA, Terminer : toute la boîte à outils, dans l’ordre de travail, de gauche à droite.
La bande des soldes, libellé par libellé
En haut de l’espace de travail, toute l’arithmétique du rapprochement sur une seule ligne :
| Libellé | Ce que représente le chiffre |
|---|---|
| Solde bancaire d'ouverture | Le point de départ de la banque sur la période — hérité du rapprochement précédent approuvé, ou saisi sur une période initiale. |
| Solde bancaire de clôture | Le montant de clôture du relevé — celui que vous saisissez (« Saisir depuis le relevé bancaire »). |
| Solde GL d'ouverture / Solde GL de clôture | Le côté comptable : la position du grand livre sur le compte général de la banque au début et à la fin de la période. |
| Dépôts en transit | L’argent que votre comptabilité a enregistré et qu’aucune ligne de relevé n’a encore confirmé. |
| Chèques en circulation | L’argent que vous avez émis et qui n’est pas encore passé en banque. |
| Dépôts rapprochés / Paiements rapprochés | Ce qui a été rapproché jusqu’ici, en entrée et en sortie — ces montants augmentent au fil de votre travail. |
| Solde bancaire ajusté / Solde comptable ajusté | Les deux côtés après prise en compte des décalages temporels — la paire qui doit se rejoindre. |
| Différence | Solde bancaire ajusté moins Solde comptable ajusté : le chiffre que vous ramenez à zéro. |
| Période initiale (badge) | Marque le premier maillon de la chaîne — le tout premier rapprochement du compte. |
Les contrôles à l’entrée
La création est contrôlée pour que la chaîne reste intacte. Les messages mot pour mot, avec ce que chacun attend de vous :
| Le message | Ce que cela signifie / que faire |
|---|---|
| « Un rapprochement existe déjà pour ce compte bancaire et cette période comptable. » | Le mois est déjà ouvert (ou terminé) — travaillez dans l’enregistrement existant. |
| « La période précédente doit être rapprochée et approuvée avant de commencer cette période. Marquez ceci comme période de rapprochement initiale s'il s'agit du premier rapprochement de ce compte bancaire. » | Terminez et approuvez d’abord le mois précédent — ou, sur un compte tout neuf, cochez la case de période initiale. |
| « Starting Bank Balance is required when marking a reconciliation as a starting period. » | Le point d’ancrage de la chaîne a besoin de son chiffre — le solde de la banque au début de la période. |
| « Une période de rapprochement initiale ne peut pas exister lorsqu'un rapprochement antérieur existe déjà pour ce compte bancaire. » | Ce compte a un historique — poursuivez la chaîne au lieu de la redémarrer. |
| « La période comptable ne peut pas être modifiée après la création. Supprimez ce rapprochement et créez-en un nouveau. » (et le même message pour le compte bancaire) | La paire d’ancrage est définitive — supprimez et recréez si l’un des deux était erroné ; les correspondances sont portées par les lignes, donc rien n’est perdu. |
| « Le solde bancaire final est requis » | Le rappel de l’espace de travail tant que vous n’avez pas saisi le montant de clôture du relevé — rien ne peut être terminé sans lui, et sa mise à jour exige que le rapprochement soit En cours. |
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Cocher Période initiale de rapprochement sur un compte qui a un historique | Refusé — et si ce n’était pas le cas, la chaîne bifurquerait à partir d’un second « commencement » | La case est réservée au véritable premier mois du compte ; chaque mois suivant hérite de son prédécesseur approuvé |
| Deviner le Solde bancaire d'ouverture d’une première période | Chaque mois à venir s’enchaîne à partir de ce point d’ancrage — un mauvais départ est hérité pour toujours | Utilisez le solde imprimé par la banque au début de la période ; lors d’une migration, le même montant à la date de bascule que vos soldes d’ouverture au grand livre |
| Saisir le Solde bancaire de clôture de mémoire | La Différence traque un fantôme exactement de la taille de la faute de frappe | Relevé en main, montant de clôture au centime près |
| Démarrer le nouveau mois avant que le mois précédent ne soit approuvé | Le contrôle refuse — un prédécesseur Terminé mais non approuvé bloque la chaîne aussi sûrement qu’un prédécesseur inachevé | Intégrez l’approbation au rythme mensuel ; avec Création auto des rapprochements activée, l’enregistrement suivant apparaît dès qu’il est autorisé |
Pour aller plus loin
- Rapprochement automatique par IA — le premier bouton à utiliser.
- Rapprochement et annulation de rapprochement manuels — les lignes récalcitrantes.
- Terminer un rapprochement — la ligne d’arrivée.
Questions fréquentes
Les rapprochements suivent les périodes comptables ; choisissez la période en cours de clôture. Les lignes de relevé situées en bordure de période restent visibles pour le rapprochement — celui-ci regarde au-delà de sa période, dans une fenêtre configurable, précisément pour les chèques qui passent en banque en retard.
Le solde réel de la banque au début de la période que vous rapprochez — tel qu’il figure sur le relevé. Si vous migrez, c’est le même montant à la date de bascule que celui que vos soldes d’ouverture ont inscrit au grand livre : la banque et la comptabilité ancrées sur la même réalité.
Non — les deux sont verrouillés dès la création (« …après la création. Supprimez ce rapprochement et créez-en un nouveau. »). Rien n’est perdu : supprimez et recréez ; les correspondances sont portées par les lignes, pas par l’enregistrement.
Du Compte bancaire, automatiquement, dès que vous le sélectionnez — la devise du compte fait loi pour tout ce qui touche à la banque, rapprochements compris. Vous ne renseignez jamais ni l’une ni l’autre à la main.
Oui, et c’est voulu : les comptes où Création auto des rapprochements est activée génèrent le rapprochement de la période suivante au statut Brouillon dès qu’un mois est approuvé. Ouvrez-le, saisissez le Solde bancaire de clôture du nouveau relevé, et poursuivez — la chaîne et le solde d’ouverture sont déjà en place.
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