Comprendre les entités
Si vous découvrez REDA Financials, c’est ici qu’il faut commencer. Avant d’émettre la moindre facture ou d’enregistrer un paiement, REDA doit savoir à qui appartient la comptabilité — et ce « qui » est une entité. Presque tout le reste du système en dépend. Cet article explique ce qu’est une entité, pourquoi elle compte et comment l’ensemble s’articule — en termes simples, sans supposer de connaissances comptables préalables. À la fin, vous comprendrez l’enregistrement le plus important que vous aurez à configurer.
Accès requis. Tout ensemble d’autorisations REDA Financials permet de consulter les entités ; leur création et leur modification nécessitent l’ensemble d’autorisations Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Les ensembles Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de les voir, mais pas de les modifier.
Qu’est-ce qu’une entité, concrètement ?
Une entité est une société qui tient son propre jeu complet de documents comptables. Les comptables appellent cela un « jeu de livres comptables ». Si votre organisation est une seule société, vous avez une entité. S’il s’agit d’un groupe — une société mère avec des filiales, ou des sociétés distinctes dans différents pays — chaque société juridique est une entité à part entière, avec sa propre comptabilité.
Une société réelle n’est pas qu’une idée — elle a une raison sociale, une adresse de siège, un numéro d’immatriculation fiscale, une devise de référence et un exercice. Une entité dans REDA contient exactement ces éléments, ainsi que les paramètres comptables dont REDA a besoin pour comptabiliser correctement les transactions. Configurez-la une fois, avec soin, et chaque document que vous créerez ensuite héritera automatiquement du bon comportement.
Pourquoi l’entité est au centre de tout
Dans REDA, presque chaque enregistrement renvoie à une entité : les factures de vente, les factures d’achat, les paiements que vous recevez et effectuez, les écritures comptables, les comptes bancaires, les budgets, les immobilisations, et même les transactions comptables individuelles que le système comptabilise en arrière-plan. Ce seul lien permet à REDA de répondre à la question que se pose toute entreprise : « Comment se porte cette société ? » Filtrez n’importe quoi par entité et vous obtenez l’image financière complète de cette société — sans aucune donnée d’une autre société.
Avez-vous besoin d’une ou de plusieurs entités ?
Vous créez une entité distincte chaque fois qu’une partie de votre organisation doit tenir sa propre comptabilité. Les cas habituels :
| Situation | Entités | Pourquoi |
|---|---|---|
| Une société, un pays | 1 entité | Une société juridique, un jeu de livres comptables. |
| Une société mère avec des filiales | 1 par société | Chaque filiale est une société juridique distincte qui publie ses propres résultats, puis remonte au niveau du groupe. |
| La même marque présente dans plusieurs pays | 1 par société nationale | Chaque pays a généralement sa propre société juridique, sa devise, son immatriculation fiscale et son exercice. |
| Une société, deux divisions (même entité juridique) | 1 entité | Des divisions qui partagent une société juridique partagent la même comptabilité — suivez-les avec les dimensions et le reporting, pas avec des entités distinctes. |
Le schéma à trois niveaux : territoire, entité, entité mère
Une entité s’inscrit dans une petite structure. Comprendre ces trois niveaux permet de saisir tout le reste de REDA :
| Niveau | Répond à | Ce qu’il fait dans REDA |
|---|---|---|
| Territoire | Où opère-t-elle ? | Un regroupement par région ou par pays. Il ancre le calendrier financier (les périodes comptables sont organisées par territoire) et fournit un jeu initial de comptes par défaut dont héritent les nouvelles entités. |
| Entité | Qui tient la comptabilité ? | La société juridique elle-même. Elle porte sa devise, ses comptes, son immatriculation fiscale et la numérotation de ses documents. |
| Entité mère | Membre de quel groupe ? | Un lien facultatif vers la société mère du groupe, utilisé pour la consolidation et les opérations intersociétés. Laissez-le vide pour une société autonome. |
Deux notions que cette hiérarchie rend possibles
Vous n’avez pas besoin de les maîtriser dès le premier jour, mais il est utile de savoir à quoi sert cette structure :
- Consolidation — regrouper les résultats de plusieurs entités dans un seul jeu de comptes de groupe (par exemple, voir le chiffre d’affaires de tout le groupe Meridian, et pas seulement celui d’un pays). C’est le lien Entité mère qui indique à REDA quelles sociétés appartiennent au groupe.
- Intersociétés — ce qui se passe lorsque deux de vos propres entités réalisent des opérations entre elles (l’une prête à l’autre ou lui facture). REDA peut enregistrer les deux côtés et maintenir l’équilibre des comptes du groupe. Les comptes intersociétés dédiés sur l’entité (abordés plus loin) rendent cela automatique.
Un exemple concret — Meridian Properties Group
Tout au long de ce centre d’aide, nous suivons un même groupe d’exemple pour que les idées restent concrètes : Meridian Properties Group, une entreprise immobilière présente dans quatre pays — soit quatre sociétés juridiques, quatre devises et quatre jeux de livres comptables :
| Entité | Code d’entité | Territoire | Devise | Pourquoi c’est une entité à part entière |
|---|---|---|---|---|
| Meridian Properties US LLC | MPG-US | États-Unis | USD | La société américaine, dont le siège est à New York. Comptabilité d’engagement, exercice commençant en janvier. |
| Meridian Properties UK Ltd | MPG-GB | Royaume-Uni | GBP | Une société juridique britannique distincte, avec sa propre immatriculation à la TVA (GB416988735) et un exercice commençant en avril, comme c’est l’usage au Royaume-Uni. |
| Meridian Properties India Pvt Ltd | MPG-IN | Inde | INR | La société de Mumbai — immatriculée à la GST dans le Maharashtra (GSTIN 27AAHCM8756Q1Z5), exercice commençant en avril, avec la retenue à la source activée sur les achats. |
| Meridian Properties Brasil Ltda | MPG-BR | Brésil | BRL | La société brésilienne, avec le régime fiscal et de retenue à la source propre au Brésil. |
Quatre sociétés, quatre pays, quatre devises. C’est suffisant pour illustrer la configuration d’une société unique, le multidevise, des exercices différents, la consolidation et les opérations intersociétés sans rester abstrait — et le même groupe apparaît dans les exemples concrets du reste de ce centre d’aide, si bien que l’ensemble forme un tout cohérent.
Ce que contient une entité — les neuf domaines
Un enregistrement d’entité regroupe neuf types de configuration. Vous ne renseignerez pas tout à la main — une grande partie est héritée — mais voici la carte complète, avec la raison d’être de chaque domaine et l’article qui le détaille :
| Domaine | Ce qu’il contrôle | Pourquoi c’est important | En savoir plus |
|---|---|---|---|
| Identité et image de marque | Code d’entité, raison sociale, adresse, identifiant fiscal, logo | Imprimés sur les documents ; le code sert de préfixe aux numéros de facture | Référence des champs de l’entité |
| Hiérarchie | Territoire et entité mère | Calendrier, valeurs par défaut héritées, consolidation | cet article |
| Devise | La devise de référence (fonctionnelle) de la société | Chaque transaction y est enregistrée | Comprendre le multidevise |
| Base comptable | Engagement ou Espèces — le moment où les ventes sont comptées comme produits | Change le moment où le chiffre d’affaires impacte votre résultat | Base comptable (engagement ou trésorerie) |
| Calendrier financier | Début d’exercice + dates de clôture des livres | Définit les périodes de reporting et verrouille les mois clôturés | Mois de début d’exercice |
| Comptes généraux par défaut | ~18 comptes standard sur lesquels le système comptabilise | Pour ne pas avoir à choisir les comptes sur chaque document | Comptes généraux par défaut de l’entité |
| Grand livre et référentiel | Le livre de référence et la présentation des états financiers | L’endroit où les écritures sont comptabilisées et la structure des rapports | Référence des champs de l’entité |
| Taxes et retenue à la source | Immatriculation fiscale, profil fiscal vendeur, options de retenue à la source | Détermine le calcul des taxes sur les documents | Immatriculation fiscale d’entité |
| Politiques et PDF | Contrôle budgétaire, règles de règlement, PDF automatiques | Règles de gestion propres à chaque société | Paramètres de politique au niveau de l’entité |
Une entité naît préconfigurée
Voici la partie qui fait gagner le plus de temps. La première fois que vous enregistrez une nouvelle entité, REDA recherche les valeurs comptables par défaut de son territoire (en se rabattant sur celles du territoire parent, puis sur les valeurs par défaut globales, si le territoire n’a pas les siennes) et copie automatiquement sur l’entité tout compte que vous avez laissé vide. Il ne remplit que les champs vides — tout ce que vous avez défini vous-même reste intact. Ainsi, une nouvelle société britannique dispose immédiatement du compte clients du Royaume-Uni, du compte bancaire du Royaume-Uni, du compte de chiffre d’affaires du Royaume-Uni, et ainsi de suite, sans que vous ayez à saisir un seul code de compte général.
C’est pourquoi l’ordre de configuration est Territoires et valeurs par défaut → Grand livre → Taxes → Produit → Entités : au moment où vous créez une entité, tout ce dont elle doit hériter existe déjà.
Les garde-fous — et les raisons comptables qui les justifient
Comme une entité est une comptabilité vivante, REDA protège certains éléments dès qu’elle est utilisée. Ces règles ne sont pas arbitraires — chacune évite un vrai problème comptable :
| La règle | Pourquoi elle existe |
|---|---|
| La devise se verrouille après la première comptabilisation | Chaque écriture déjà enregistrée est libellée dans la devise d’origine. La modifier ensuite fausserait silencieusement tous les chiffres historiques. REDA le bloque : « La devise ne peut pas être modifiée après la comptabilisation de transactions comptables pour cette entité. » |
| La base comptable se verrouille après comptabilisation | Basculer Engagement↔Espèces en cours de route constaterait le chiffre d’affaires de certains mois d’une façon et celui d’autres mois d’une autre. Le message : « La base comptable ne peut pas être modifiée car cette entité a des transactions comptables comptabilisées. Changer de base après comptabilisation créerait des états financiers incohérents. » |
| Le Mois de début d’exercice se verrouille dès que des périodes existent | Le calendrier financier est construit à partir de lui. Dès que des périodes comptables existent pour le territoire de l’entité, changer le mois de début les rendrait orphelines — REDA bloque la modification et vous indique de supprimer d’abord les périodes (ou de créer une nouvelle entité). |
| Le Code d’entité ne peut plus changer une fois des transactions comptabilisées | Le code sert de préfixe aux numéros de document et identifie la société dans tout le système — l’historique doit rester lisible de façon cohérente. |
| Le Territoire ne peut pas changer sur une entité active | Le territoire ancre le calendrier et les valeurs par défaut. Désactivez d’abord l’entité si vous devez vraiment la déplacer — et notez que ce déplacement ne migre pas les périodes ni les transactions existantes. |
| Les livres se clôturent dans l’ordre (auxiliaires avant le grand livre) | Vous finalisez les comptes clients et fournisseurs avant de verrouiller le grand livre, afin que le total du grand livre ne puisse pas être « clôturé » sur un détail qui bouge encore. |
| Désactiver, ne pas supprimer | Passez une entité à l’état inactif lorsqu’une société est dissoute ou cédée. Son historique reste intact pour l’audit ; elle ne peut simplement plus recevoir de nouvelles transactions. |
Situations courantes
| Vous avez… | Configurez… |
|---|---|
| Une société dans un seul pays | Une entité. Laissez le champ Entité mère vide. Vous n’aurez peut-être même pas besoin du multidevise. |
| Trois sociétés réparties sur deux pays | Trois entités + une entité mère pour le groupe. Activez le multidevise si les devises diffèrent. |
| Racheté une société en cours d’année | Une nouvelle entité, avec des soldes d’ouverture repris à la date d’acquisition (voir Migration des données). |
| Des sociétés qui achètent et vendent entre elles | Des entités distinctes avec les comptes intersociétés renseignés, afin que les deux côtés soient enregistrés et que le groupe reste équilibré. |
Pour aller plus loin
- Créer une entité — créez votre première société pas à pas.
- Référence des champs de l’entité — chaque champ de l’enregistrement.
- Comptes généraux par défaut de l’entité — les comptes sur lesquels chaque entité comptabilise.
- Base comptable (engagement ou trésorerie) — un choix comptable essentiel pour l’entité.
- Mois de début d’exercice — le calendrier financier de l’entité.
Questions fréquentes
Non. Un Compte Salesforce est un client ou un fournisseur — quelqu’un avec qui vous faites affaire. Une Entité est l’une de vos propres sociétés, dont vous tenez la comptabilité. Vous configurerez les clients et les fournisseurs séparément, dans Clients et fournisseurs.
Oui — c’est la configuration normale. Vous concevez un seul plan comptable et les entités y puisent leurs comptes par défaut (généralement via le territoire commun). Chaque entité conserve néanmoins ses propres soldes ; elles utilisent simplement la même structure de comptes.
Non. Une société autonome unique laisse le champ Entité mère vide et n’a jamais à se soucier de la consolidation. Vous ne définissez une entité mère que si vous avez un groupe et souhaitez un reporting consolidé du groupe.
La plupart des champs peuvent être corrigés à tout moment — valeurs par défaut, nom, politiques, paramètres fiscaux. Ceux qui se verrouillent sont la devise et la base comptable (dès que quoi que ce soit est comptabilisé), le mois de début d’exercice (dès que les périodes du territoire existent) et le code d’entité (dès que des transactions sont comptabilisées) — configurez-les donc correctement en premier. Si vous devez modifier un paramètre verrouillé, il vous faudra désactiver l’entité et en créer une nouvelle.
Votre parcours dans cette section
- Créer une entité — configurez Meridian Properties UK Ltd, pas à pas.
- Référence des champs de l’entité — chaque champ, regroupé et expliqué.
- Comptes généraux par défaut de l’entité — les comptes sur lesquels le système comptabilise, et ce qui alimente chacun.
- Base comptable (engagement ou trésorerie) et Mois de début d’exercice — la constatation du chiffre d’affaires et votre calendrier.
- Séquences de documents — comment sont construits les numéros de facture et d’écriture.
- Ensuite, Multidevise (pour les groupes ayant plus d’une devise) et Paramètres de l’application.
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