Créer des dépôts bancaires
Vendredi, dans les bureaux de Meridian : les chèques de trois locataires partent dans une même enveloppe, avec un seul bordereau de dépôt, pour un seul passage à la banque. Le relevé du lundi affiche une ligne pour le total — mais les livres contiennent trois encaissements. L’enregistrement Dépôt bancaire résout exactement ce cas : regroupez les encaissements dans le dépôt qui a réellement eu lieu, et le rapprochement associe le groupe à l’unique ligne de relevé.
Accès requis. La création, la modification et la comptabilisation des dépôts nécessitent l’ensemble d’autorisations Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Les ensembles Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de consulter les dépôts, mais pas de les créer ni de les comptabiliser.
Ce qu’est un dépôt (et ce qu’il n’est pas)
- C’est un regroupement, pas un événement comptable. Les encaissements ont déjà comptabilisé leurs écritures de trésorerie ; le dépôt indique simplement « ceux-ci sont allés à la banque ensemble ». La comptabilisation d’un dépôt ne modifie aucun solde de compte général — elle verrouille le regroupement en vue du rapprochement.
- Son total est celui de ses éléments — cumulé en temps réel à mesure que vous ajoutez et retirez des éléments, pour être comparé au bordereau de dépôt que vous avez en main.
- Il est rapproché comme un tout. Dans le rapprochement, le dépôt comptabilisé est un candidat unique pour l’unique ligne de relevé ; les encaissements qui le composent sortent de la liste des candidats (« rapprocher via le dépôt, pas individuellement »).
Ce que contient un dépôt bancaire
| Champ | Ce qu’il contient |
|---|---|
| Compte bancaire (obligatoire) | L’endroit où l’argent a physiquement été déposé. Il doit appartenir à la même entité que le dépôt, et c’est lui qui détermine quels encaissements sont même éligibles. |
| Date de dépôt (obligatoire) | Le jour où l’argent a été porté à la banque — la date que portera la ligne de relevé. |
| Statut | Brouillon (composition ouverte) ou Comptabilisé (composition verrouillée, le dépôt est candidat au rapprochement). Les nouveaux dépôts commencent au statut Brouillon. |
| Référence / Description | Le numéro du bordereau de dépôt et une éventuelle note — la référence est l’élément sur lequel une ligne de relevé peut être rapprochée. |
| Entité | Renseignée automatiquement à partir du compte bancaire. |
| Montant total / Nombre d’éléments | Cumuls en temps réel des éléments — montants des encaissements plus débits des lignes d’écriture, et nombre d’éléments. Comparez le Montant total au bordereau avant de comptabiliser. |
| Ligne de relevé bancaire / Rapprochement bancaire | Renseignés lorsque le dépôt est rapproché au cours du rapprochement bancaire ; un badge Rapproché apparaît alors sur le dépôt. Vides jusque-là. |
Constituer un dépôt
Nouveau dépôt bancaire : compte + date
Choisissez le Compte bancaire et la Date de dépôt (le jour où l’argent est allé à la banque) ; saisissez le numéro du bordereau dans la Référence. L’enregistrement démarre au statut Brouillon.
Ajouter des éléments
Le sélecteur propose ce qui est éligible : les encaissements comptabilisés et non annulés sur ce compte bancaire qui ne figurent pas dans un autre dépôt et ne sont pas déjà rapprochés — ainsi que les débits de lignes d’écriture sur le compte général de la banque pour les cas particuliers. Les éléments non éligibles indiquent pourquoi (« already in another deposit », « already matched to a Bank Statement Line »). Cochez les trois chèques ; vérifiez que le Montant total concorde avec le bordereau.
Comptabilisez-le
La comptabilisation (qui exige au moins un élément) verrouille la composition — « Dépôt bancaire comptabilisé avec succès. » Aucun mouvement sur le grand livre, comme promis ; le dépôt est désormais un candidat au rapprochement qui attend le relevé du lundi.
Qui peut entrer dans un dépôt
Le sélecteur Ajouter des éléments comporte deux onglets, chacun appliquant son propre critère d’éligibilité — avec, pour tout élément exclu, la raison affichée élément par élément :
| Onglet | Éligible lorsque… |
|---|---|
| Encaissements | Comptabilisé, s’il s’agit d’un véritable encaissement d’argent (et non d’un certificat de retenue à la source), sur ce même compte bancaire, non annulé, ne figurant pas déjà dans un autre dépôt, non déjà rapproché d’une ligne de relevé — et, dans les organisations multidevises, dans la devise du compte bancaire. |
| Lignes d’écriture | L’écriture parente est comptabilisée, la ligne porte sur le compte général de cette banque, il s’agit d’un débit (entrée d’argent), et elle n’est pas déjà déposée ni rapprochée. C’est la voie pour la trésorerie entrée dans les livres par une écriture plutôt que par un encaissement. |
Les états vides le disent clairement — « Aucun encaissement éligible trouvé pour ce compte bancaire. » / « Aucune ligne d’écriture comptable éligible trouvée pour ce compte bancaire. » — et un nouveau dépôt affiche « Aucun élément dans ce dépôt pour le moment. Cliquez sur Ajouter des éléments pour associer des encaissements ou des lignes d’écriture comptable. » Les éléments exclus ne restent pas non plus un mystère : le sélecteur renvoie la raison, par exemple « already in another deposit » ou « already matched to a Bank Statement Line ».
Modifier et revenir en arrière
- Modifier la composition exige le statut Brouillon (« Le dépôt bancaire doit être au statut Brouillon pour ajouter ou supprimer des éléments. ») — rouvrez un dépôt comptabilisé pour l’ajuster, sauf s’il est déjà rapproché dans un rapprochement (« Supprimez d’abord l’association de rapprochement. »).
- Un encaissement est rapproché via son dépôt ou directement, jamais les deux — le contrôle est explicite : « Un enregistrement ne peut pas être lié à la fois à un dépôt bancaire et à une ligne de relevé bancaire. »
- Même discipline de devise que partout ailleurs dans la banque : le dépôt, son compte bancaire et ses éléments concordent.
Les règles qui préservent l’intégrité des dépôts
Le cycle de vie du dépôt est contrôlé de bout en bout. Mot pour mot, avec la marche à suivre :
| Le message | Ce que cela signifie / que faire |
|---|---|
| « Le dépôt bancaire doit être au statut Brouillon pour ajouter ou supprimer des éléments. » | Comptabilisé signifie composition scellée. Rouvrez d’abord en Brouillon si le regroupement doit réellement changer. |
| « Le dépôt bancaire doit contenir au moins un encaissement ou une ligne d’écriture comptable avant de pouvoir être comptabilisé. » | Un dépôt vide ne regroupe rien — ajoutez les éléments, puis comptabilisez. |
| « Le dépôt bancaire ne peut pas être modifié au statut Comptabilisé. Rouvrez-le d’abord en brouillon. » | Même verrou, appliqué aux champs du dépôt lui-même. |
| « Les dépôts bancaires comptabilisés ne peuvent pas être supprimés. Rouvrez-les d’abord en brouillon. » | La suppression n’est possible qu’en Brouillon — une démarche délibérée en deux temps, jamais accidentelle. |
| « Le dépôt bancaire doit être au statut Comptabilisé pour être rouvert. » | La réouverture permet de revenir sur un dépôt comptabilisé ; un Brouillon est déjà ouvert. |
| « Impossible de rouvrir ce dépôt bancaire car il est associé à une ligne de relevé bancaire ou à un rapprochement bancaire. Supprimez d’abord l’association de rapprochement. » | Une fois le dépôt rapproché, le rapprochement en dépend — annulez d’abord le rapprochement de ce côté, délibérément. |
| « Un enregistrement ne peut pas être lié à la fois à un dépôt bancaire et à une ligne de relevé bancaire. Il peut être rapproché via un dépôt ou directement, mais pas les deux. » | Une seule voie par encaissement : via son groupe, ou directement — jamais les deux à la fois. |
| « La devise du dépôt bancaire doit correspondre à celle du compte bancaire. » | La devise du compte fait loi pour tout ce qui touche à la banque ; les dépôts ne font pas exception. |
| « Le compte bancaire doit appartenir à la même entité que le dépôt bancaire. » | Chaque société dépose sur ses propres comptes — choisissez la banque de cette entité. |
| « Le compte bancaire est inactif. Sélectionnez un compte bancaire actif ou contactez votre administrateur pour le réactiver. » | Les comptes désactivés n’acceptent plus de nouveaux dépôts. |
Les confirmations du parcours normal sont tout aussi explicites : « Éléments ajoutés au dépôt avec succès. », « Élément retiré du dépôt. », « Dépôt bancaire comptabilisé avec succès. », « Dépôt bancaire rouvert en brouillon. »
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | Que faire à la place |
|---|---|---|
| Regrouper par commodité plutôt que par bordereau | Le total du dépôt ne correspond à aucune ligne de relevé — la banque affiche ce qui est physiquement arrivé ensemble, pas ce qui était bien rangé dans vos livres | Un bordereau de dépôt physique = un dépôt bancaire, avec exactement ses éléments |
| Mettre des encaissements électroniques dans des dépôts | Les virements et les ACH arrivent à raison d’une ligne de relevé chacun — une fois regroupés, le total de leur dépôt ne correspond à rien, et les lignes individuelles ne trouvent aucun candidat (les éléments ont quitté la liste des candidats) | Les dépôts sont réservés à l’argent remis physiquement par lots ; laissez les encaissements électroniques se rapprocher directement |
| Comptabiliser avant de comparer le Montant total au bordereau | Un chèque manquant ou en trop apparaît des semaines plus tard sous la forme d’une ligne de relevé « décalée d’un élément » — le type d’écart le plus difficile à repérer | Le cumul existe précisément pour ce moment : bordereau en main, totaux concordants, puis comptabilisation |
| Laisser des dépôts en Brouillon indéfiniment | Un dépôt en Brouillon n’est pas candidat au rapprochement — ses encaissements sont sortis de la liste des candidats et le dépôt ne peut pas être associé ; la ligne de relevé attend en vain | Comptabilisez le dépôt le jour où il part à la banque |
| Rapprocher directement un encaissement d’un dépôt « parce que c’était plus rapide » | Bloqué (« …rapproché via un dépôt ou directement, mais pas les deux. ») — et si l’encaissement doit vraiment rester seul, son dépôt présente désormais un montant insuffisant | Choisissez d’abord la voie : les encaissements isolés se rapprochent directement, les encaissements groupés se rapprochent via leur dépôt |
Pour aller plus loin
- Rapprochement automatique par IA — les dépôts en tant que candidats au rapprochement.
- Créer un encaissement — les éléments qui composent un dépôt.
- Comprendre le rapprochement — là où les dépôts prouvent leur utilité.
Questions fréquentes
Non — les encaissements électroniques arrivent à raison d’un par ligne de relevé et se rapprochent directement. Les dépôts existent pour l’argent remis physiquement par lots : chèques et espèces sur un même bordereau.
La ligne de relevé arrive avec un montant inférieur. Rouvrez le dépôt (s’il n’est pas rapproché), retirez l’encaissement du chèque rejeté, comptabilisez de nouveau, rapprochez — puis traitez le rejet lui-même en annulant cet encaissement (le processus d’extourne), ce qui rouvre la facture du locataire.
Le sélecteur vous l’indique élément par élément — le plus souvent, il s’agit d’un brouillon (comptabilisez-le), il est sur un autre compte bancaire, il figure déjà dans un autre dépôt ou il est déjà rapproché directement d’une ligne de relevé.
Comme un tout : le dépôt comptabilisé est un candidat unique pour l’unique ligne de relevé, tandis que ses éléments sont exclus, individuellement, de la liste des candidats et des Dépôts en transit. Lorsqu’il est rapproché, le dépôt reçoit la ligne de relevé et le rapprochement, et affiche son badge Rapproché.
Oui — le deuxième onglet du sélecteur propose des lignes d’écriture : comptabilisées, au débit du compte général de cette banque, ni déjà déposées ni rapprochées. C’est précisément ainsi que la trésorerie enregistrée par écriture est regroupée sur le même bordereau que les encaissements.
Jamais sur leur comptabilité — les encaissements ont comptabilisé leurs propres écritures et les conservent quoi qu’il arrive. Rouvrir ou supprimer un dépôt ne modifie que le regroupement : les éléments retournent simplement dans la liste des éléments éligibles, libres d’être regroupés à nouveau ou rapprochés directement.
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