Factures d’achat de type charge
Toutes les dépenses ne méritent pas un processus en deux étapes. Énergie et fluides en prélèvement automatique, paiements par carte, frais bancaires, abonnements : l’argent est déjà sorti (ou sortira sans que vous ayez à lever le petit doigt), et enregistrer une dette pour la payer plus tard ne serait qu’une tâche inutile. Pour ces cas, REDA Financials propose le type de facture Charge : un seul document qui enregistre la charge et son paiement en une seule comptabilisation.
Accès requis. La création, la modification et la comptabilisation de ces factures exigent l’ensemble d’autorisations Accounts Payable v2 (comptables et responsables fournisseurs) ou Accounting Admin v2 (administrateurs système). Les ensembles Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de les consulter, mais pas de les créer ni de les comptabiliser.
Ce qui distingue une facture de type Charge
Une facture d’achat de type Charge ressemble en tout point à une facture ordinaire — même formulaire, mêmes lignes, mêmes taxes. La différence tient à ce qui se passe lors de la comptabilisation :
| Type Facture | Type Charge | |
|---|---|---|
| Ce que la comptabilisation enregistre | La charge et une dette ouverte | La charge et le paiement, ensemble |
| Étape de paiement | Distincte — un décaissement ultérieur | Aucune — REDA Financials crée et comptabilise le paiement pour vous |
| Champs obligatoires supplémentaires | — | Mode de paiement et compte bancaire (le paiement automatique en a besoin) |
| Apparaît dans la balance âgée fournisseurs ? | Oui, jusqu’au paiement | Non — elle naît réglée |
| Retenue à la source (si activée) | Retenue au moment du paiement | Retenue immédiatement à la comptabilisation — il n’y a pas de paiement ultérieur à attendre |
La facture d’électricité de Meridian
MetroPower Utilities recouvre les frais d’électricité de Meridian Properties US LLC par prélèvement automatique — l’argent quitte la banque de lui-même. Meridian enregistre donc chaque facture mensuelle (3 400 $) comme une facture de type Charge : le comptable choisit le mode de paiement (ACH) et le compte bancaire d’exploitation, la comptabilise, et c’est terminé. Pas de campagne de paiements distincte, rien qui reste en suspens dans la balance âgée fournisseurs.
En coulisses, la comptabilisation de ce seul document a créé deux ensembles d’écritures équilibrées :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| La charge (la facture elle-même) | ||
| Énergie et fluides — Bâtiments | 3 400,00 $ | |
| Comptes fournisseurs — dettes commerciales | 3 400,00 $ | |
| Le paiement (créé automatiquement) : l’argent quitte la banque… | ||
| Acomptes versés aux fournisseurs | 3 400,00 $ | |
| Trésorerie et équivalents de trésorerie | 3 400,00 $ | |
| …et son imputation solde la dette | ||
| Comptes fournisseurs — dettes commerciales | 3 400,00 $ | |
| Acomptes versés aux fournisseurs | 3 400,00 $ | |
Résultat net : la charge est enregistrée, la trésorerie est sortie et plus rien n’est dû — exactement ce qui s’est passé dans la réalité. (Dans REDA Financials, les paiements transitent toujours par un compte Acomptes versés aux fournisseurs jusqu’à leur imputation à une facture — pour une facture de type Charge, cette imputation est instantanée et automatique. Le détail complet figure dans Comprendre les décaissements.)
En créer une
Suivez les étapes habituelles de Créer une facture d’achat, avec deux changements :
Définissez le Type de facture sur Charge
Faites-le en premier — le formulaire affiche alors la section Informations de paiement.
Choisissez le mode de paiement et le compte bancaire
Indiquez à REDA Financials comment l’argent sort (ACH, carte, chèque…) et depuis quel compte bancaire. Les deux sont obligatoires — si vous tentez de comptabiliser sans eux, le système vous arrête avec ce message : « Les factures de frais exigent un mode de paiement pour créer le décaissement. »
Les champs qui font d’une facture une facture de type Charge
Tout le reste — entité, fournisseur, dates, référence, lignes — fonctionne exactement comme dans Créer une facture d’achat. Voici les champs qui modifient le comportement :
| Champ | Obligatoire ? | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Type de facture | Oui | Définissez-le d’abord sur Charge — le formulaire affiche alors la section Informations de paiement. |
| Mode de paiement du décaissement | Oui, pour Charge | Comment l’argent sort — ACH, carte, chèque, virement bancaire, espèces. Sans lui, la comptabilisation s’arrête (message exact ci-dessous). |
| Compte bancaire | Oui, pour Charge | La banque d’où sort l’argent. Le paiement créé automatiquement reprend le compte général de trésorerie de cette banque. Laissez-le vide et REDA Financials le renseigne à partir du Compte bancaire par défaut - Dépenses de l’entité (ou, s’il n’est pas défini, du simple Compte bancaire par défaut) — ainsi, une entité qui paie toujours ses dépenses depuis la même banque n’a pas à le répéter sur chaque facture. |
| Date d’échéance | Oui | Toujours obligatoire, et jamais antérieure à la Date de facture — pour un prélèvement automatique, la date figurant sur la facture du fournisseur convient. |
Le circuit d’approbation s’applique comme d’habitude : une facture de type Charge n’est comptabilisée que lorsque son Statut d’approbation est Approuvé ou Non requise — et comme la comptabilisation crée aussi le paiement, cette validation couvre de fait les deux.
Choisir entre Facture et Charge
- Utilisez Facture lorsque le paiement est une décision distincte et ultérieure — vous voulez que la facture figure dans la balance âgée fournisseurs et dans les campagnes de paiements, et qu’elle reste sous le contrôle de votre gestion de trésorerie.
- Utilisez Charge lorsque le paiement ne dépend déjà plus de vous — prélèvements automatiques, cartes, frais — et qu’imputer un paiement plus tard ajouterait du travail sans ajouter de contrôle.
Les messages que vous pourriez rencontrer
La comptabilisation d’une facture de type Charge exécute tous les contrôles d’une facture ordinaire, plus les siens. Voici le libellé exact, avec la correction en regard :
| Le message | Ce que cela signifie |
|---|---|
| « Les factures de frais exigent un mode de paiement pour créer le décaissement. » | La règle propre au type Charge — renseignez le mode de paiement (et le compte bancaire) pour que le système puisse constituer le paiement. |
| « L’entité est inactive et ne peut pas recevoir de nouvelles transactions. Sélectionnez une entité active ou contactez votre administrateur pour la réactiver. » | La société indiquée sur la facture a été désactivée — choisissez-en une active ou adressez-vous à votre administrateur. |
| « La date de la facture doit être comprise dans la plage de dates de la période comptable sélectionnée. » | La date et la période ne concordent pas, généralement après une modification de la date — corrigez la date ou sélectionnez à nouveau la période. |
| « La date d’échéance ne peut pas être antérieure à la date de la facture. Vérifiez les conditions de paiement et la date d’échéance. » | Une facture ne peut pas arriver à échéance avant d’exister — corrigez la date erronée. |
| « Le compte général est inactif et ne peut pas recevoir de nouvelles comptabilisations. Sélectionnez un compte actif ou réactivez celui-ci. » | Une ligne pointe vers un compte désactivé — choisissez un compte actif. |
| « La quantité doit être supérieure à zéro lorsqu’elle est renseignée. » | Une quantité de ligne nulle ou négative n’explique rien — saisissez ce qui a réellement été fourni. |
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Utiliser Charge pour une facture que vous paierez en réalité plus tard | Les livres montrent la trésorerie sortie dès la comptabilisation — alors que rien n’a quitté la banque : le rapprochement bancaire et le reporting de trésorerie sont faux | Utilisez Facture ; payez-la par un décaissement lorsque l’argent sort réellement |
| Choisir le mauvais compte bancaire | Le paiement automatique crédite le compte de trésorerie de cette banque alors que le prélèvement réel touche une autre banque — rien ne concorde au rapprochement | Choisissez le compte que le fournisseur prélève réellement |
| Enregistrer comme Charge une facture liée à un bon de commande | Le rapprochement avec les bons de commande est conçu pour les documents de type Facture — les soldes de la commande ne sont jamais informés qu’ils ont été facturés | Saisissez-la comme Facture et rapprochez-la (Rapprochement des lignes bon de commande / facture d’achat) |
| Saisir le prélèvement automatique deux fois — une fois maintenant, une autre à l’arrivée du relevé | La charge est doublée et un second paiement fantôme est comptabilisé avec elle | Enregistrez-le une seule fois, avec le numéro de facture du fournisseur dans Référence — la référence est votre protection contre les doublons |
Qui peut créer des factures de type Charge
Les ensembles Accounts Payable et Accounting Admin permettent de les créer, de les comptabiliser et de les annuler — ce sont les mêmes ensembles d’autorisations que pour toute facture d’achat. Accounting Controller et Read Only permettent d’ouvrir les documents et d’examiner leurs écritures, sans rien modifier.
Pour aller plus loin
- Comprendre les factures d’achat — les trois types côte à côte.
- Créer une facture d’achat — le formulaire complet, pas à pas.
- Comprendre les décaissements — ce qu’est réellement le paiement créé automatiquement.
- Comprendre la ventilation des charges — répartir une charge comptabilisée entre plusieurs entités.
Questions fréquentes
Sur la facture, ouvrez Auto Disbursements dans les liens rapides des listes associées : le paiement créé automatiquement s’y trouve, comptabilisé et relié à sa facture.
Le plus souvent, ce sont les informations de paiement qui manquent : une facture de type Charge exige un mode de paiement et un compte bancaire avant de pouvoir être comptabilisée, car REDA Financials doit créer le paiement en même temps. Le message d’erreur affiché à l’écran le dit précisément.
Le rapprochement avec les bons de commande est conçu pour les documents de type Facture, pour lesquels un paiement ultérieur règle une commande engagée. Si une dépense est passée par un bon de commande, enregistrez-la comme une Facture et payez-la par le circuit de paiement habituel.
Rouvrez le document au statut Brouillon (ce qui supprime ses écritures, y compris le paiement automatique), passez le Type de facture à Facture, puis comptabilisez-le à nouveau. Il devient une dette fournisseur ouverte ordinaire, que vous pourrez payer plus tard.
Non. Son Solde dû de la facture est de 0,00 $ dès la fin de la comptabilisation : sa Tranche d’ancienneté indique donc Payé et elle n’apparaît jamais parmi les dettes ouvertes. La balance âgée concerne l’argent encore dû ; une facture de type Charge naît réglée.
Le formulaire affiche un aperçu en temps réel pendant la saisie, mais les montants stockés — taxe des lignes, retenue à la source et leurs enregistrements justificatifs — sont écrits lors de la comptabilisation, comme pour toute facture d’achat. Lorsque la retenue à la source s’applique, elle est prélevée immédiatement à la comptabilisation, puisqu’il n’y a pas de paiement ultérieur à attendre.
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