Exécuter le lot d’amortissement
Les plans d’amortissement sont des promesses ; le lot de comptabilisation des amortissements les tient. Chaque nuit, il parcourt toutes les immobilisations à la recherche des lignes de registre dont la date est arrivée et les comptabilise dans le grand livre — la seule tâche comptable récurrente des immobilisations, entièrement automatisée. Configurez-le une fois, puis lisez ses résultats dans le registre.
Accès nécessaire. Planifier et exécuter le lot nécessite l’ensemble d’autorisations Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Les ensembles Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 peuvent consulter les dotations comptabilisées, mais pas exécuter le lot.
Ce que fait une exécution
Repère chaque ligne échue
Sur l’ensemble des immobilisations et des entités : les lignes d’amortissement (corporel ou incorporel) au statut Planifié, datées au plus tard du jour de l’exécution. Les lignes de fin de mois deviennent échues la nuit de leur échéance.
…et uniquement les lignes échues
Quatre critères, qui doivent tous être remplis : Statut Planifié · Livre d’actifs Financier · Date du registre au plus tard à la date d’exécution · Montant supérieur à zéro. Les lignes manuelles au statut Brouillon, les mois futurs, les lignes des livres d’actifs alternatifs (Taxe/IFRS) et les lignes à montant nul restent toutes exactement où elles sont.
Comptabilise chacune d’elles
Statut de la ligne → Comptabilisé, ce qui inscrit la paire d’écritures au grand livre — pour le matériel de Meridian : Débit Dotations aux amortissements 83,33 $ / Crédit Amortissements cumulés — Immobilisations corporelles 83,33 $ — dans la période à laquelle correspond la date de la ligne. Les Amortissements cumulés et la Valeur nette comptable se mettent à jour par la comptabilisation, jamais à la main.
Retente ce qu’il ne peut pas comptabiliser — automatiquement
Une ligne dont la période comptable n’existe pas encore (ou est clôturée) reste simplement au statut Planifié et sera retentée à la prochaine exécution. C’est aussi le mécanisme de rattrapage : si le lot a été arrêté pendant trois mois, la prochaine exécution comptabilise les lignes échues de ces trois mois. Les échecs sont journalisés pour l’administrateur ; le lot ne comptabilise jamais une ligne à moitié.
La carte de la Console d’administration financière
Console d’administration financière → la carte Comptabilisation des amortissements d’actifs (« Comptabiliser les écritures d'amortissement échues dans le grand livre »). Elle affiche le nombre d’écritures échues, la dernière exécution et la prochaine exécution planifiée ; une planification quotidienne (par défaut 02:00) et un bouton Exécuter maintenant pour les impatients de fin de mois — « Cette action comptabilise dans le grand livre chaque écriture d'amortissement échue du registre des actifs. »
Tour d’horizon de tout ce que contient la carte, avec ses propres mots :
| Élément | Ce qu’il indique / ce qu’il fait |
|---|---|
| Écritures en attente | « {n} écritures à comptabiliser. » (ou « 1 écriture à comptabiliser. ») — le décompte en temps réel des lignes au statut Planifié dont la date est arrivée. C’est votre indicateur de santé : il doit revenir à zéro peu après l’exécution de fin de mois. |
| Dernière exécution / Prochaine exécution planifiée | Quand le lot s’est exécuté pour la dernière fois et quand la planification quotidienne se déclenchera la prochaine fois. |
| Planification quotidienne | « Comptabiliser automatiquement chaque jour, à une heure définie, toutes les écritures d'amortissement échues. » — par défaut 02:00. L’enregistrement confirme : « Comptabilisation des amortissements d'actifs planifiée chaque jour à {time}. » La tâche planifiée s’appelle REDA Asset Depreciation Posting. |
| Exécuter maintenant | Demande « Exécuter la comptabilisation des amortissements maintenant ? », explique « Cette action comptabilise dans le grand livre chaque écriture d'amortissement échue du registre des actifs. », puis confirme « Lot de comptabilisation des amortissements démarré (tâche {id}). » S’il n’y a rien à faire : « Aucune écriture à comptabiliser pour le moment. » |
Comptabiliser à la main (l’exception)
Toute ligne peut être comptabilisée directement : passez son statut à Comptabilisé (c’est exactement ce qu’a fait Meridian pour enregistrer en avance la dotation de juillet). Les lignes de registre manuelles (méthode Manuel, Unités de production, ajustements) se comptabilisent de la même façon, sous le contrôle de validations qui garantissent leur rigueur : un montant positif et deux comptes généraux différents sont obligatoires. Enfin, la Mise à jour groupée des statuts de la vue de liste traite d’un coup une sélection filtrée, chaque ligne passant ses propres contrôles.
L’ensemble des règles qu’une ligne doit respecter pour être comptabilisée, mot pour mot :
| Le message | Ce qu’il signifie / ce qu’il faut faire |
|---|---|
| « Impossible de comptabiliser cette écriture du registre des actifs : le montant doit être supérieur à zéro. » | Une dotation nulle ou négative n’est pas une comptabilisation : saisissez le montant réel. |
| « Impossible de comptabiliser cette écriture du registre des actifs : un compte général de débit et un compte général de crédit sont requis. » | Chaque ligne est un mouvement autonome entre deux comptes — en général les comptes par défaut du type d’immobilisation ; complétez les champs vides. |
| « Le compte général de débit et le compte général de crédit doivent être différents. » | Débiter et créditer le même compte ne déplace rien. |
| « Impossible de comptabiliser cette écriture du registre des actifs car son immobilisation n'a pas d'entité. » | Les comptabilisations appartiennent aux livres d’une société : renseignez d’abord l’Entité de l’immobilisation. |
| « Échec de la comptabilisation de cette écriture du registre des actifs : {reason} » | La couche grand livre a refusé (une période clôturée, par exemple) : le motif indiqué vous dit quoi corriger. |
| « Cette écriture du registre des actifs est comptabilisée et ne peut pas être modifiée. Passez-la en brouillon pour la modifier (ses écritures GL sont supprimées), ou supprimez-la. » | Les lignes comptabilisées sont verrouillées ; en défaire une relève d’une extourne délibérée, pas d’une modification. |
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Ne jamais planifier la tâche quotidienne | Les lignes arrivent à échéance et s’accumulent sans être comptabilisées ; l’amortissement n’apparaît dans le grand livre que lorsque quelqu’un y pense | Définissez une fois pour toutes la planification quotidienne sur la carte de la Console d’administration financière — 02:00 convient à presque tout le monde |
| Ne pas générer les périodes comptables à l’avance | Les lignes de fin de mois tombent dans des périodes inexistantes et attendent, comptées dans « skipped (no period yet) » — la charge manque à la clôture | Générez les périodes en avance sur le plan d’amortissement ; la nouvelle tentative rattrapera tout, mais votre clôture ne devrait pas en dépendre |
| Traiter « skipped (no period yet) » comme une erreur | Panique, interventions manuelles, travail en double — pour un cas que le lot résout tout seul | Ouvrez la période, puis laissez la prochaine exécution (ou Exécuter maintenant) comptabiliser la ligne |
| Attendre du lot qu’il comptabilise les lignes des livres d’actifs Taxe ou IFRS | Il ne le fera jamais — le lot ne comptabilise que le livre d’actifs Financier ; les lignes des livres alternatifs restent donc indéfiniment au statut Planifié | Conservez les montants des livres alternatifs comme de simples enregistrements ; voir Amortissement multi-grands livres |
| Vérifier le compte de résultat, mais jamais la carte Opérations | Une planification arrêtée en silence ressemble à « peu d’amortissement ce mois-ci » jusqu’à ce que quelqu’un fasse le pointage | Intégrez « Écritures en attente = 0 » à la liste de contrôle de clôture mensuelle, à côté du pointage du compte de résultat |
Pour aller plus loin
- Génération du plan d’amortissement — d’où viennent les lignes échues.
- Lot d’amortissement — la vue côté opérations.
- Clôturer les comptes — la clôture mensuelle qu’il alimente.
Questions fréquentes
Presque toujours, c’est qu’il n’y a pas encore de période : la date de la ligne tombe dans une période qui n’existe pas ou qui est clôturée. Générez ou ouvrez la période, et la prochaine exécution (ou Exécuter maintenant) reprendra ces lignes — c’est la nouvelle tentative prévue par conception, pas un échec.
Il comptabilise les lignes du Registre d’immobilisations elles-mêmes : chaque ligne comptabilisée génère ses propres transactions comptables (le registre d’immobilisations est une source de comptabilisation à part entière, comme une facture). Aucun document d’écriture comptable distinct n’intervient.
Le lot planifié couvre toute l’organisation par conception (ce qui est échu est échu). Pour une intervention ciblée, filtrez la liste du Registre d’immobilisations sur les lignes voulues et utilisez la Mise à jour groupée des statuts — mêmes comptabilisations, votre périmètre.
Tout est rattrapé en une seule exécution : une exécution comptabilise toutes les lignes échues, aussi anciennes que soient leurs dates. Chaque dotation atterrit toujours dans la période à laquelle correspond sa propre date, si bien que l’historique des comptes reste exact — rien n’est regroupé dans « ce mois-ci ».
Dans le Journal d’audit : chaque ligne en échec y est consignée sous « Asset Depreciation Post Failed » avec la Gravité Critique, et le récapitulatif de l’exécution indique « Posted X, failed Y, skipped (no period yet) Z. » Les lignes en échec restent au statut Planifié ; il suffit donc de corriger la cause : la prochaine exécution les retente automatiquement.
Non : il ne sélectionne que les lignes du livre d’actifs Financier. C’est voulu : les lignes Taxe et IFRS sont des enregistrements parallèles qui restent hors de votre grand livre, sauf si vous en comptabilisez une délibérément à la main.
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