Créer un décaissement
Il est temps de payer une facture. Ce pas-à-pas suit la voie la plus rapide — en partant de la facture elle-même — à l’aide d’un exemple réel : Meridian Properties US LLC règle par virement bancaire la facture de juin de CityClean Services, d’un montant de 2 200 $. Vous verrez aussi la méthode à partir de zéro et ce qu’il faut vérifier avant de comptabiliser. Besoin d’abord des notions ? Lisez Comprendre les décaissements.
Accès requis. La création, la modification et la comptabilisation des décaissements nécessitent l’ensemble d’autorisations Accounts Payable v2 (gestionnaires et responsables des comptes fournisseurs) ou Accounting Admin v2 (administrateurs système). Les ensembles Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de les consulter, mais pas de les créer ni de les comptabiliser.
La voie rapide : partir de la facture
Ouvrez la facture impayée et cliquez sur Nouveau décaissement
Sur toute facture comptabilisée présentant un solde dû, le bouton Nouveau décaissement se trouve directement dans l’en-tête. Cliquez dessus : REDA Financials ouvre le formulaire de paiement prérempli à partir de la facture :
Choisissez le Mode de paiement
Chèque, Virement bancaire, ACH, Carte ou Espèces. Meridian paie CityClean par ACH. Si vous choisissez Chèque, le numéro de chèque est attribué automatiquement à partir du stock de chèques du compte bancaire lors de la comptabilisation.
Vérifiez ce qui est prérempli
Ajustez tout ce qui diffère de la réalité : réglez un montant partiel en diminuant le Montant, changez de Compte bancaire si vous payez depuis un autre compte, renseignez un Centre de coûts, ou enregistrez un escompte pour paiement anticipé dans Escompte de règlement (voir Escomptes de règlement et conditions). Le panneau Récapitulatif du décaissement tient à jour le Net à payer.
Comptabilisez — ou enregistrez le brouillon
Comptabiliser enregistre immédiatement le paiement dans vos livres ; si l’imputation automatique est cochée, la facture est également réglée. Enregistrer le brouillon le met en attente — aucune écriture n’est passée tant que quelqu’un ne l’a pas comptabilisé, ce qui est pratique lorsque l’approbation des paiements constitue une étape distincte dans votre équipe.
Voici le résultat d’un clic sur Comptabiliser :
Ce que la comptabilisation inscrit dans les livres
Derrière ce simple clic, REDA Financials enregistre le paiement en deux temps. D’abord, la comptabilisation du paiement lui-même indique que l’argent est sorti de la banque — le montant arrive sur un compte d’attente réservé à l’argent des fournisseurs, Acomptes versés aux fournisseurs (le compte configuré sur votre entité pour les paiements non imputés) :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Acomptes versés aux fournisseurs | 2 200,00 $ | |
| Trésorerie et équivalents de trésorerie | 2 200,00 $ |
Ensuite, chaque imputation fait sortir cet argent du compte d’attente pour l’affecter à la facture qu’elle règle :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Comptes fournisseurs — dettes commerciales | 2 200,00 $ | |
| Acomptes versés aux fournisseurs | 2 200,00 $ |
Voilà pourquoi le Montant non imputé d’un paiement compte : il correspond exactement à l’argent qui reste sur le compte d’attente, sans être encore associé à aucune facture. Lorsque l’imputation automatique est cochée, les deux mouvements ont lieu dans la même comptabilisation et le Montant non imputé tombe directement à zéro. (Les organisations qui équilibrent leur grand livre par centre de coûts verront une paire supplémentaire de lignes de compensation des dimensions sur l’imputation — automatiquement.)
La méthode à partir de zéro
Vous payez sans partir d’une facture précise — une avance, un acompte, ou simplement votre façon de travailler ? Accédez à l’onglet Décaissements et cliquez sur Nouveau. Le même formulaire s’ouvre, vide. Vous renseignez vous-même l’entité, le fournisseur, la date, le montant, le mode de paiement, le compte bancaire et une référence. Deux conseils :
- Laissez Imputation auto du décaissement cochée pour régler les factures ouvertes du fournisseur de la plus ancienne à la plus récente lors de la comptabilisation — ou décochez-la pour conserver le paiement non imputé (c’est ainsi que l’on enregistre un acompte ou une avance ; le montant reste sur Acomptes versés aux fournisseurs jusqu’à ce qu’il soit imputé plus tard).
- Référence — renseignez-la toujours : utilisez la confirmation de virement, le talon de chèque ou l’identifiant de transaction bancaire, afin que le paiement puisse toujours être retracé et rapproché lors du rapprochement bancaire.
Tous les champs du formulaire — la référence
| Champ | Obligatoire ? | Rôle |
|---|---|---|
| Entité | Oui | L’entité dont les comptes enregistrent la sortie du paiement — elle détermine aussi les comptes bancaires et les fournisseurs proposés |
| Fournisseur | Oui | Qui est payé ; le paiement ne pourra jamais être imputé qu’aux factures de ce fournisseur |
| Date de décaissement | Oui | Date de sortie de l’argent ; elle détermine automatiquement la Période comptable |
| Montant | Oui | Ce qui est réellement sorti de la banque — prérempli avec le solde dû de la facture lorsque vous partez d’une facture |
| Mode de paiement | Oui | Chèque · Virement bancaire · ACH · Carte · Espèces. Chèque déclenche la numérotation automatique des chèques à la comptabilisation |
| Compte bancaire | Oui | D’où provient l’argent — doit être l’un des comptes bancaires de l’entité. Prérempli à partir de la banque de dépenses de l’entité (voir la remarque ci-dessous) |
| Compte de trésorerie | Oui | Le pendant du compte bancaire dans le grand livre — suit automatiquement le Compte bancaire |
| Référence | Recommandé — renseignez-la toujours | L’identifiant réel (confirmation de virement, talon de chèque, identifiant de transaction) sur lequel s’appuie le rapprochement bancaire |
| Description | Non | La note destinée aux humains — ce que règle ce paiement |
| Centre de coûts | Non | Marquage de dimension pour les organisations qui ventilent la trésorerie par centre de coûts |
| Escompte de règlement | Non | Un escompte pour paiement anticipé dont vous bénéficiez — voir Escomptes de règlement et conditions |
| Facture d’achat d’origine | Non | La facture précise à laquelle se rapporte ce paiement — préremplie lorsque vous partez de la facture ; l’imputation automatique la règle en premier |
| Imputation auto du décaissement | Non (cochée par défaut) | Imputer aux factures ouvertes du fournisseur dès la comptabilisation, de la plus ancienne à la plus récente |
| Exiger la concordance des dimensions | Non | Limiter les imputations aux factures portant les mêmes dimensions de coûts |
Les règles qui gardent les paiements propres
| La règle | Pourquoi elle existe |
|---|---|
| Le Compte de trésorerie suit le Compte bancaire | Le solde de trésorerie du grand livre et le compte bancaire réel doivent évoluer ensemble — choisissez la banque, et son compte général l’accompagne. |
| La Période comptable découle de la Date de décaissement | Les paiements sont enregistrés dans la période où l’argent a réellement circulé — pas de choix manuel de la période, pas de dérive. |
| Les numéros de chèque sont attribués à la comptabilisation, à partir du stock de chèques de la banque, dans l’ordre | Un registre des chèques traçable et sans trou. Une fois apposé, le numéro ne change jamais — et il n’est jamais réutilisé, même si le paiement est annulé par la suite. |
| Un brouillon portant un numéro de chèque ne peut pas être supprimé | Le numéro est déjà consommé dans le stock ; l’enregistrement doit rester pour en rendre compte. Les brouillons sans numéro de chèque se suppriment librement. |
| Les paiements comptabilisés ne peuvent pas être modifiés | Leurs données figurent dans le grand livre. Rouvrez-les en brouillon pour les corriger, ou annulez-les si le paiement ne doit pas être maintenu. |
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Saisir une Référence générique (« paiement », « divers ») | Le rapprochement bancaire n’a rien sur quoi s’appuyer ; retracer le paiement plus tard devient un travail d’archéologie | Copiez l’identifiant réel — confirmation de virement, talon de chèque, identifiant de transaction bancaire |
| Décocher l’imputation automatique « par prudence » sur des paiements de factures ordinaires | La facture reste ouverte, l’argent reste non imputé et la balance âgée fournisseurs surestime ce que vous devez | Laissez-la cochée pour les paiements normaux ; ne la décochez que pour les avances et les acomptes |
| Enregistrer une avance avec l’imputation automatique encore cochée | L’avance règle immédiatement d’anciennes factures auxquelles elle n’a jamais été destinée | Décochez l’imputation automatique — le montant reste en Montant non imputé jusqu’à ce que vous l’imputiez délibérément |
| Payer le montant brut alors qu’un escompte était acquis | Vous abandonnez de l’argent que les conditions vous permettaient de garder | Vérifiez la période d’escompte et enregistrez l’escompte dans Escompte de règlement — voir Escomptes de règlement et conditions |
| Un seul paiement couvrant les factures de deux fournisseurs | Impossible par conception — un paiement appartient à un seul fournisseur | Deux fournisseurs, deux paiements ; ou laissez un lot de paiements les créer tous les deux en une seule passe |
Payer plusieurs factures — ou plusieurs fournisseurs
- Un fournisseur, plusieurs factures : créez un seul paiement pour le total et imputez-le sur les factures ouvertes — automatiquement (l’imputation automatique procède de la plus ancienne à la plus récente) ou manuellement. Voir Imputer des décaissements.
- De nombreux fournisseurs à la fois : c’est une exécution de paiements — l’assistant de lot sélectionne les factures, regroupe les paiements par fournisseur, propose des escomptes et comptabilise le tout en une seule passe. Voir Créer un lot de paiements.
Vous payez par chèque ?
Choisissez Chèque comme mode de paiement et assurez-vous que le compte bancaire dispose d’un stock de chèques configuré. Lors de la comptabilisation, le numéro de chèque suivant est apposé définitivement sur le paiement — voir Stock de chèques et impression de chèques pour la configuration et l’impression.
Pour aller plus loin
- Imputer des décaissements — associer en détail les paiements aux factures.
- Escomptes de règlement et conditions — payer plus tôt, payer moins.
- Exécution d’un lot de paiements — la machine à paiements de fin de mois.
- Annuler un décaissement — lorsqu’un paiement ne doit pas être maintenu.
Questions fréquentes
Il reprend par défaut le solde dû de la facture — le paiement le plus courant. Modifiez-le librement : un montant inférieur constitue un paiement partiel (la facture conserve le reste comme solde dû) ; un montant supérieur laisse l’excédent non imputé sur le paiement.
Lors de la comptabilisation, elle impute le paiement aux factures ouvertes du fournisseur sans aucune action de votre part — en commençant par la facture depuis laquelle vous l’avez lancé (ou de la plus ancienne à la plus récente lorsque vous payez à partir de zéro). Décochez-la si vous voulez décider vous-même des correspondances par la suite, ou si le paiement est une avance qui ne doit encore rien régler.
À la Date de décaissement — elle détermine automatiquement la période comptable (notre exemple a été comptabilisé en 2026-07). Antidatez-la si l’argent est réellement sorti plus tôt, à condition que cette période soit encore ouverte pour les comptes fournisseurs.
Du compte bancaire depuis lequel vous payez — chaque compte bancaire est lié au compte général qui le représente. Changez le Compte bancaire, et le Compte de trésorerie suit.
En général, oui — les brouillons n’ont aucun effet comptable, leur suppression est donc sans conséquence. La seule exception est un brouillon qui porte déjà un numéro de chèque : ce numéro est consommé dans le stock de chèques de la banque et doit rester traçable, si bien que cet enregistrement peut seulement être annulé, jamais supprimé.
La part du paiement qui n’est encore associée à aucune facture — de l’argent qui reste sur le compte d’attente Acomptes versés aux fournisseurs dans vos livres. Il est nul lorsqu’un paiement a entièrement réglé ses factures, et volontairement non nul pour les avances et les acomptes en attente de factures.
Non — la facture est entièrement soldée et l’excédent reste en Montant non imputé sur le paiement. Imputez-le à la prochaine facture du fournisseur (ou laissez l’imputation automatique le reprendre lorsque de nouvelles factures sont comptabilisées). Rien n’est perdu ; les livres indiquent exactement quelle part de votre argent le fournisseur détient.
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