Mises à jour de statut en masse
La même action de masse sert pour tous les types de documents de REDA Financials : sélectionnez des enregistrements dans une vue de liste, cliquez sur Mise à jour groupée des statuts, choisissez le statut cible, et chaque enregistrement passe par l’intégralité de ses règles habituelles — comptabilisé, rouvert ou annulé en masse, avec un rapport de résultat par enregistrement. C’est le cousin honnête de l’automatisation : des mains rapides, aucun raccourci.
Accès requis. La Mise à jour groupée des statuts n’est pas une autorisation distincte — elle respecte l’accès habituel de chaque document. Vous ne pouvez modifier en masse que les enregistrements que vous pouvez déjà comptabiliser ou annuler individuellement : Accounts Payable v2 pour les bons de commande, les factures d’achat et les décaissements, Accounts Receivable v2 pour les factures de vente et les encaissements, Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2 pour les écritures comptables et les autres enregistrements de base ; Read Only v2 ne permet d’en modifier aucun.
Où elle fonctionne
Écritures comptables, factures de vente, factures d’achat, encaissements, décaissements, bons de commande, lignes du Registre d’immobilisations — le bouton se trouve sur leurs vues de liste. Les deux grands rythmes qu’elle sert :
- Passes de comptabilisation de fin de mois — chaque brouillon revu est comptabilisé en une seule exécution (la procédure détaillée pour les écritures comptables le montre de bout en bout).
- Nettoyages — un lot de brouillons erronés annulé, un ensemble mal comptabilisé rouvert.
Les trois comportements à retenir
- Aucun contrôle contourné : chaque enregistrement passe l’intégralité de sa validation de comptabilisation ou d’annulation — une écriture déséquilibrée ou une facture dans une période clôturée échoue individuellement, avec son message exact.
- Isolation par enregistrement : les échecs ne contaminent jamais le lot — les réussites sont enregistrées, les échecs sont signalés. Comme le dit l’aide intégrée : « Les enregistrements déjà au statut cible sont ignorés (pas en échec). Les échecs éventuels sont listés à la fin avec le message d’erreur complet — corrigez puis relancez sur le sous-ensemble en échec. »
- Le tableau de résultats est le livrable : lisez-le, corrigez les échecs, relancez sur le sous-ensemble.
Une exécution, du début à la fin
Sélectionner dans la vue de liste
Filtrez la liste sur exactement l’ensemble visé — « les écritures en brouillon revues ce mois-ci », « le lot importé mardi » — et cochez les enregistrements. La sélection est le périmètre ; rien en dehors n’est touché.
Choisir le statut cible
Cliquez sur Mise à jour groupée des statuts et choisissez le statut auquel ces enregistrements doivent aboutir — Comptabilisé pour une passe de fin de mois, retour à Brouillon pour une réouverture, Annulé pour un nettoyage.
Lire le tableau de résultats
Chaque enregistrement rend compte individuellement : mis à jour, ignoré (déjà au statut cible) ou en échec avec le message d’erreur complet. Le tableau de résultats est le livrable — traitez-le comme une liste de contrôle.
Les trois résultats, par enregistrement
| Résultat | Ce qui s’est passé | Ce que vous faites |
|---|---|---|
| Mis à jour | L’enregistrement a passé l’intégralité de sa validation et est passé au statut cible — une facture comptabilisée en masse est comptabilisée exactement comme si quelqu’un l’avait ouverte et avait cliqué sur Comptabiliser | Rien ; c’est fait, et la comptabilisation a eu lieu |
| Ignoré | L’enregistrement était déjà au statut cible — un enregistrement ignoré n’est pas un échec | Rien ; relancer une passe est sans risque, par conception |
| Échec | Une règle a dit non — le même message que celui que vous verriez en traitant les enregistrements un par un (une période clôturée, une écriture déséquilibrée, une configuration manquante), listé en entier à la fin | Corrigez la cause, resélectionnez le sous-ensemble en échec, relancez |
La passe de fin de mois de Meridian
Dernier jour de juin, comptes américains de Meridian Properties Group : 38 écritures comptables en brouillon, déjà revues, doivent être comptabilisées. La comptable filtre la liste des écritures sur les brouillons de juin, sélectionne tout, puis lance Mise à jour groupée des statuts → Comptabilisé. Le tableau de résultats revient : 36 mises à jour, 1 ignorée (quelqu’un l’avait comptabilisée à la main le matin même), 1 en échec — l’erreur signale une écriture déséquilibrée. Elle ouvre cette écriture, ajoute la ligne au crédit qui manquait, relance sur ce seul enregistrement, et la comptabilisation de fin de mois est terminée en quelques minutes — avec la même piste de validation que 38 comptabilisations individuelles, puisque c’est littéralement ce qui s’est passé.
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Sélectionner à l’œil plutôt qu’à l’aide d’un filtre | Un enregistrement égaré d’une autre période se glisse dans la passe | Construisez d’abord le filtre (période, statut, entité), puis sélectionnez — la vue de liste est votre contrôle du périmètre |
| Fermer le tableau de résultats sans le lire | Les échecs passent ensuite inaperçus — les retardataires non comptabilisés refont surface des semaines plus tard sous forme d’écarts de rapprochement | Traitez le tableau de résultats comme le livrable : chaque ligne en Échec est corrigée ou expliquée avant de passer à la suite |
| S’attendre à ce que le traitement en masse passe outre une erreur de validation | Il ne le fera jamais — aucun contrôle n’est contourné, par conception ; le même enregistrement échoue de la même façon, quel que soit le volume | Corrigez la cause sous-jacente (ouvrez la période, équilibrez l’écriture), puis relancez |
| Utiliser l’annulation en masse pour défaire une seule erreur | Une action de masse mérite une intention de masse — un problème sur un seul enregistrement n’a pas besoin d’un outil de traitement par lots | Ouvrez l’enregistrement et agissez directement dessus ; réservez le traitement en masse au travail véritablement en masse |
Pour aller plus loin
- Présentation des mises à jour en masse — la référence transversale à tous les modules.
- Mises à jour de statut en masse (écritures comptables) — l’exemple détaillé.
- Planificateur d’opérations — l’équivalent planifié.
Questions fréquentes
Non — c’est de la comptabilisation une par une, en accéléré. Chaque enregistrement applique l’intégralité de ses règles habituelles et passe ses écritures comptables habituelles ; la seule différence, c’est qui clique. C’est pourquoi les résultats se lisent par enregistrement, et non par lot.
Ils sont ignorés, pas en échec — l’aide intégrée le dit clairement : « Les enregistrements déjà au statut cible sont ignorés (pas en échec). » Relancer une passe sur la même liste est volontairement sans conséquence.
Non. Les échecs sont isolés par enregistrement : celui qui a échoué revient entièrement à son état antérieur, les réussites sont conservées. Corrigez la cause de l’échec et relancez sur ce seul sous-ensemble.
Là où les règles propres au document autorisent la réouverture, oui — l’outil de masse fait passer les enregistrements à tout statut cible que l’enregistrement pourrait atteindre individuellement. Tout ce que les règles d’un enregistrement isolé interdisent (un encaissement rapproché, une période clôturée) échoue avec le même message que celui que vous obtiendriez en traitant les enregistrements un par un.
Les mêmes personnes qui pourraient effectuer ces changements individuellement — l’action n’accorde aucun pouvoir supplémentaire. Si votre ensemble d’autorisations ne permet pas de comptabiliser une facture d’achat, il ne permet pas non plus d’en comptabiliser une en masse.
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