Comptabilisation et annulation par lots
Un lot de paiements évolue d’un seul bloc : comptabilisé ensemble, annulé ensemble. Cet article couvre le cycle de vie propre au lot — les Actions par lots qui le pilotent — et précisément ce qui se répercute sur les paiements qu’il contient lorsque vous annulez une exécution.
Accès requis. Comptabiliser et annuler un lot exige l’ensemble d’autorisations Accounts Payable v2 (agents et responsables des comptes fournisseurs) ou Accounting Admin v2 (administrateurs système). Les ensembles Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 peuvent consulter, mais ni comptabiliser ni annuler.
Le cycle de vie du lot
| Statut | Signification |
|---|---|
| Brouillon | Le lot existe, mais son argent n’a pas bougé. (Les lots créés avec l’assistant naissent normalement au statut Comptabilisé — Brouillon apparaît lorsque des paiements ont été préparés pour être libérés plus tard.) |
| Comptabilisé | L’exécution est effective : paiements comptabilisés, imputations effectuées, grand livre mis à jour. Le Nombre d’enregistrements, le Nombre de brouillons et le Montant total du lot résument son état. |
| Annulé | L’exécution est annulée — tous les paiements qu’elle contient sont annulés avec elle. |
Le bouton Actions par lots de l’enregistrement du lot propose les changements de statut valides pour son état actuel — comptabiliser un lot préparé, ou annuler un lot comptabilisé. Un lot comptabilisé, comme un paiement comptabilisé, ne peut pas être modifié ; ses faits sont inscrits au grand livre.
Avant d’annuler une exécution : les vérifications concrètes
L’annulation corrige vos livres ; elle ne rappelle pas l’argent. Parcourez d’abord cette liste :
- Exécutions par ACH ou virement : le fichier a-t-il réellement été transmis à la banque ? Si oui, l’argent est en route — annuler maintenant met vos livres en désaccord avec la banque. Commencez par rapprocher vos livres de la réalité (voir Comprendre le rapprochement).
- Exécutions par chèque : les chèques ont-ils été imprimés et postés ? Faites opposition auprès de la banque sur chaque chèque sorti de vos locaux — l’annulation n’arrête pas le papier.
- Problèmes partiels : est-ce toute l’exécution qui est erronée, ou un seul de ses paiements ? L’annulation en cascade ne connaît pas de demi-mesure — voir l’avertissement ci-dessous.
L’annulation en cascade, en détail
Annuler un lot est l’option radicale face à une exécution erronée — et elle est exhaustive. Pour chaque paiement du lot :
- Le statut du paiement devient Annulé, avec le motif et la date d’annulation du lot.
- Ses écritures comptables sont retirées — la trésorerie revient dans vos livres.
- Ses imputations sont défaites — chaque facture qu’il avait réglée redevient due et réapparaît dans la balance âgée fournisseurs.
- Les numéros de chèque, lorsqu’ils ont été attribués, restent consommés — un papier annulé reste un papier utilisé. Faites opposition aux chèques physiques auprès de votre banque.
L’enregistrement du lot lui-même demeure, figé, avec son motif d’annulation — une ligne qui explique pourquoi toute une exécution a été défaite.
Choisir la bonne correction
| Situation | Action |
|---|---|
| Le paiement d’un fournisseur dans l’exécution est erroné | Annuler ce seul paiement |
| Toute l’exécution a utilisé le mauvais compte bancaire / la mauvaise date / une sélection en double | Annuler le lot, corriger, relancer |
| L’exécution est correcte, mais une facture qu’elle contient a été imputée à tort | Corriger uniquement cette imputation — aucune annulation (voir Imputer des décaissements) |
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Annuler le lot pour corriger un seul paiement erroné | Chaque paiement correct est annulé avec lui — des fournisseurs déjà payés deviennent « impayés » dans vos livres, et tous les numéros d’une exécution par chèque sont consommés pour rien | Annulez ce seul paiement individuellement ; le lot et ses autres paiements restent en place |
| Annuler après l’envoi du fichier ACH à la banque | Les livres indiquent que l’argent est revenu ; la banque continue de payer — le rapprochement échoue pour chaque paiement de l’exécution | Vérifiez d’abord auprès de la banque ; si l’argent est parti, la correction passe par un recouvrement auprès des fournisseurs, pas par une annulation |
| Omettre les oppositions sur une exécution par chèque annulée | Annulés dans REDA Financials, encaissables à la banque — le pire des deux mondes | Faites opposition sur chaque chèque imprimé, puis annulez |
| Un motif d’annulation de lot vague | Un seul motif est apposé sur chaque paiement de l’exécution — « annulation » n’explique rien, N fois de suite | Dites ce qui est arrivé à l’exécution : « doublon du lot du 5 juin, relancé le jour même » |
| Relancer avant que l’annulation ait fini de tout défaire | L’étape 1 de la nouvelle exécution peut ne pas encore afficher les soldes de facture rétablis — vous sélectionnez trop peu | Annulez, vérifiez que les factures sont redevenues dues, puis relancez |
Pour aller plus loin
- Créer un lot de paiements — l’assistant.
- Annuler un décaissement — la version pour un paiement unique.
- Stock de chèques et impression de chèques — ce qu’il advient des numéros de chèque.
Questions fréquentes
Vous pouvez annuler ce paiement individuellement — il reste lié au lot (au statut Annulé) afin que l’historique de l’exécution reste complet. Vous ne pouvez ni le détacher ni le supprimer.
Oui — ils sont consommés définitivement, exactement comme si les chèques papier avaient été imprimés puis détruits. L’exécution de remplacement prend de nouveaux numéros dans le stock de chèques du compte bancaire. Faites opposition auprès de la banque sur les chèques physiques.
L’onglet Décaissements du lot liste ses paiements ; l’onglet Imputations de chaque paiement montre les factures qu’il a réglées ; et la Piste d’audit du lot enregistre chaque changement de statut, avec son auteur et sa date.
Chaque imputation de l’exécution est défaite : chaque facture retrouve ainsi l’intégralité de son solde dû et réapparaît dans la balance âgée fournisseurs — son ancienneté calculée à partir de sa date d’échéance d’origine, exactement comme si l’exécution n’avait jamais eu lieu. Relancez les paiements pour les régler à nouveau.
Les changements de statut d’un lot sont des modifications des grands livres auxiliaires : ils exigent l’ensemble d’autorisations Accounts Payable ou Accounting Admin. Accounting Controller est en lecture seule sur les transactions des grands livres auxiliaires : il contrôle le résultat au lieu de piloter l’opération.
Oui — et il vaut la peine de le rédiger avec soin, car le motif d’annulation du lot est reporté sur chaque paiement qu’il annule. Une seule phrase bien choisie (« doublon de l’exécution du 5 juin ») documente définitivement tout l’événement.
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