Cloner une écriture comptable
Certaines écritures se ressemblent d’une période à l’autre : l’amortissement de l’assurance de ce trimestre ressemble à celui du trimestre dernier ; la provision pour salaires de ce mois reflète celle de mai. Cloner avec les lignes ouvre le formulaire d’écriture pré-rempli avec l’en-tête et les lignes d’une écriture existante — vous ajustez ce qui change, puis vous comptabilisez. (Pour les écritures qui se répètent selon un calendrier précis, un modèle récurrent vaut mieux que le clonage ; le clone est fait pour les répétitions approximatives.)
Accès nécessaire. Cloner et comptabiliser des écritures comptables nécessite l’ensemble d’autorisations Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Les ensembles Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 peuvent consulter les écritures, mais ni les cloner ni les comptabiliser.
Fonctionnement
Cliquez sur Cloner avec les lignes sur n’importe quelle écriture comptable
Brouillon, comptabilisée, même annulée — la source n’est qu’un gabarit. Le formulaire Créer une écriture comptable s’ouvre pré-rempli avec ses données ; rien n’existe tant que vous n’enregistrez pas.
Vérifiez ce que le clone a modifié pour vous
La Date d’écriture est celle du jour (la période est recalculée), la description indique « Clone de <source> — … » pour que la provenance soit visible, l’écriture recevra son propre numéro, et un lien vers la source est conservé pour la traçabilité. Les lignes arrivent exactement telles qu’elles étaient — comptes, sens, montants, centres de coûts.
Faites-en l’écriture de cette période
Ajustez les montants qui changent, réécrivez la description pour indiquer ce qu’est cette écriture (ne laissez pas « Clone de… » comme trace permanente), puis cliquez sur Enregistrer le brouillon ou Comptabiliser.
Ce qui est copié, ce qui est réinitialisé
| Détail | |
|---|---|
| Copié depuis la source | L’Entité, le Grand livre, le Type et chaque ligne exactement telle qu’elle était — comptes, sens débit/crédit (non intervertis), montants, centres de coûts, descriptions de ligne. Les détails d’en-tête comme la Référence et toute Date d’extourne sont également repris — vérifiez-les. |
| Réinitialisé | Date d’écriture = aujourd’hui (la période en est recalculée) · Statut = Brouillon · un nouveau numéro tiré de la séquence de l’entité à l’enregistrement · Description pré-remplie « Clone de <source> — <description d’origine> » et Référence « Clone de <source> » |
| Conservé pour la traçabilité | Le champ Écriture source pointe vers l’original ; la provenance subsiste donc même après réécriture de la description |
| Jamais copié | Statut, lignes du grand livre, enregistrements de taxe — la comptabilité provient toujours de la comptabilisation de la nouvelle écriture, jamais de l’ancienne |
| Une exception | Cloner une écriture de type D’extourne efface le Type — la copie d’une extourne n’est pas une extourne |
Bon à savoir
- Cloner une extourne produit une écriture normale — le type D’extourne est volontairement effacé ; la copie d’une extourne n’est pas une extourne.
- Le statut n’est jamais copié — les clones naissent en Brouillon, sans effet sur le grand livre.
- Le bouton Cloner standard de Salesforce ne copie que l’en-tête ; Cloner avec les lignes est presque toujours ce qu’il vous faut.
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Laisser « Clone de … » comme description permanente | Le grand livre se lit comme une photocopie — les réviseurs doivent remonter à la source pour comprendre quoi que ce soit | Réécrivez la description pour indiquer ce que cette écriture enregistre |
| Comptabiliser le clone sans toucher aux montants | Les chiffres de la période précédente deviennent ceux de cette période — plausibles en apparence, et faux | Passez chaque ligne en revue ; ajustez ce qui change avant Enregistrer le brouillon ou Comptabiliser |
| Ne pas vérifier une Date d’extourne copiée | Le clone hérite de l’instruction d’extourne automatique de la source — le planificateur extournera aussi la nouvelle écriture | Effacez ou redatez la Date d’extourne pour qu’elle corresponde à la période de la nouvelle écriture (ou supprimez-la s’il ne s’agit pas d’une provision) |
| Cloner alors que vous vouliez extourner | Un clone répète l’effet (sens conservés) ; une extourne l’annule (sens intervertis) — cloner double ce que vous vouliez défaire | Utilisez Extourner l’écriture pour défaire ; clonez uniquement pour « une autre du même genre » |
| Utiliser le bouton Cloner standard | Vous obtenez l’en-tête sans les lignes — une demi-écriture | Cloner avec les lignes, presque toujours |
Pour aller plus loin
- Écritures comptables récurrentes — lorsque la répétition suit réellement un calendrier.
- Créer une écriture comptable — le formulaire dans lequel le clone atterrit.
- Extourner des écritures comptables — l’autre dérivé en un clic.
Questions fréquentes
Extourner défait une écriture (sens intervertis). Cloner répète une écriture de façon irrégulière (sens conservés). Le modèle récurrent répète une écriture selon un calendrier, sans que vous ayez à cliquer. Les trois aboutissent au même formulaire ; ils diffèrent par ce qui est pré-rempli et par le moment.
Le clone reprend l’entité de la source ; modifiez-la dans le formulaire pré-rempli avant d’enregistrer. Attention aux comptes généraux et aux centres de coûts rattachés à une entité — la validation du formulaire signalera toute ligne dont le compte ne correspond pas à la nouvelle entité.
Oui — le champ Écriture source enregistre sa provenance, et la description pré-remplie l’indique aussi. La traçabilité est visible sans avoir à creuser.
Oui — le statut de la source n’a pas d’importance, car la source n’est qu’un gabarit. Cloner une écriture annulée est d’ailleurs une pratique propre : l’erreur reste annulée dans les livres, et sa jumelle corrigée démarre comme un nouveau Brouillon.
Pas lorsque l’entité utilise une séquence de documents — le clone prend le numéro suivant, comme toute nouvelle écriture, et ce numéro est verrouillé. Le lien avec la source réside dans le champ Écriture source et dans la description pré-remplie, pas dans la numérotation.
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