Comprendre les décaissements
Un décaissement est un paiement que votre entreprise effectue à un fournisseur — le volet sorties d’argent des comptes fournisseurs. Chaque chèque émis, chaque virement envoyé ou chaque transfert effectué au profit d’un fournisseur est un décaissement dans REDA Financials. Cet article explique comment fonctionne un paiement, comment il se rattache aux factures qu’il règle, ce qui se passe dans vos livres à chaque étape et comment les numéros de chèque sont gérés.
Accès requis. Tous les ensembles d’autorisations REDA Financials permettent de consulter les décaissements ; leur création, leur modification, leur comptabilisation et leur annulation nécessitent l’ensemble d’autorisations Accounts Payable v2 (gestionnaires et responsables des comptes fournisseurs) ou Accounting Admin v2 (administrateurs système). Les ensembles Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de les consulter, mais pas de les modifier.
Ce qu’enregistre un décaissement
Prenons un paiement réel : Meridian Properties US LLC verse 3 300 $ par chèque à Summit HVAC Inc pour des travaux de maintenance.
Les champs clés :
| Champ | Signification |
|---|---|
| Fournisseur / Entité | Qui est payé, et laquelle de vos sociétés paie. |
| Montant | La valeur totale réglée. Lorsqu’un escompte pour paiement anticipé s’applique, la trésorerie qui sort réellement de la banque correspond à ce montant diminué du Montant de remise — voir Escomptes de règlement et conditions. |
| Date de décaissement | La date du paiement — elle détermine la période comptable. |
| Mode de paiement | Chèque, Virement bancaire, ACH, Carte ou Espèces. Choisir Chèque active la gestion des numéros de chèque (voir ci-dessous). |
| Compte bancaire / Compte de trésorerie | Le compte bancaire qui finance le paiement, et le compte général qui le représente. |
| Montant non imputé | La part du paiement qui n’est encore associée à aucune facture. Zéro signifie que le paiement est entièrement imputé. |
| Référence | Votre lien de traçabilité avec l’extérieur — une confirmation de virement, un talon de chèque ou un identifiant de transaction bancaire. |
Ce qui se passe dans vos livres
Les paiements passent par deux étapes, et chacune génère ses propres écritures équilibrées. Lorsque le décaissement est comptabilisé (l’argent sort de la banque) :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Acomptes versés aux fournisseurs (argent versé, non encore imputé) | 3 300,00 $ | |
| Trésorerie et équivalents de trésorerie | 3 300,00 $ |
Puis, lorsque le paiement est imputé à la facture du fournisseur :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Comptes fournisseurs — dettes commerciales (la dette est soldée) | 3 300,00 $ | |
| Acomptes versés aux fournisseurs (l’argent versé est consommé) | 3 300,00 $ |
Pourquoi ce mouvement en deux temps ? Parce qu’il reflète la réalité. Si vous payez un fournisseur avant l’arrivée de sa facture — un acompte, une provision sur honoraires —, l’argent figure à juste titre sur Acomptes versés aux fournisseurs à votre bilan (un actif : le fournisseur vous doit des biens, des services ou le remboursement de cet argent). Dès que vous imputez le paiement à une facture, l’acompte se transforme en facture réglée. Lorsque le paiement et l’imputation se font ensemble, comme c’est généralement le cas, vous ne remarquez jamais l’étape intermédiaire — mais vos livres sont justes dans tous les cas de figure.
Imputations : relier les paiements aux factures
Cliquez sur Imputer le décaissement sur un paiement comptabilisé pour l’associer aux factures ouvertes du fournisseur. Chaque association — une imputation — enregistre quelle part de ce paiement règle quelle facture, et à quelle date. Un paiement peut régler plusieurs factures (un chèque mensuel couvrant trois factures), et une facture peut être réglée par plusieurs paiements (un acompte de 50 % plus le solde).
- Le Solde dû de la facture diminue du montant imputé, et sa tranche de balance âgée se met à jour instantanément.
- Le Montant non imputé du paiement diminue aussi — lorsqu’il atteint zéro, le paiement est entièrement utilisé.
- Les escomptes pour paiement anticipé peuvent être pris au moment de l’imputation — voir Escomptes de règlement et conditions.
Vous préférez l’automatisation ? Activez Imputation auto du décaissement et REDA Financials associe le paiement aux factures ouvertes du fournisseur, de la plus ancienne à la plus récente, jusqu’à épuisement des fonds. La procédure complète figure dans Imputer des décaissements.
Numéros de chèque et stock de chèques
Si le mode de paiement est Chèque, REDA Financials gère le numéro de chèque pour vous. Chaque compte bancaire dispose d’un stock de chèques — la plage de numéros de chèque de votre chéquier physique, configurée comme indiqué dans Stock de chèques et impression de chèques. Lorsqu’un paiement par chèque est comptabilisé, le numéro suivant est prélevé dans le stock et apposé sur le paiement — le paiement de Meridian ci-dessus a reçu le chèque 5004.
Cycle de vie : Brouillon → Comptabilisé → Annulé
| Statut | Signification | Remarques |
|---|---|---|
| Brouillon | En cours de préparation ; rien dans les livres. | Entièrement modifiable ; peut être supprimé tant qu’il ne porte pas de numéro de chèque. |
| Comptabilisé | La trésorerie est sortie ; les écritures au grand livre existent. | Verrouillé. Le numéro de chèque est attribué à ce stade (paiements par chèque). Des imputations peuvent être ajoutées. |
| Annulé | Paiement annulé. | Les écritures et les imputations sont supprimées ; les factures réglées redeviennent impayées. Le motif et la date d’annulation sont enregistrés définitivement. Voir Annuler un décaissement. |
D’où viennent les paiements
Vous rencontrerez des décaissements créés de quatre façons différentes — tous identiques une fois qu’ils existent :
- Manuellement — le bouton Nouveau ou l’action de paiement d’une facture. Voir Créer un décaissement.
- Depuis l’exécution d’un lot de paiements — l’assistant de lot paie de nombreux fournisseurs à la fois et regroupe les paiements dans un seul lot. Voir Créer un lot de paiements.
- Automatiquement à partir des factures de type Charge — la comptabilisation d’une facture de type Charge crée son propre paiement. Voir Factures d’achat de type charge.
- Imputation automatique planifiée — les administrateurs peuvent planifier l’imputation automatique des paiements non imputés. Voir Lots d’imputation automatique.
Qui peut travailler sur les paiements
La création, la comptabilisation, l’imputation et l’annulation des décaissements nécessitent l’ensemble d’autorisations Accounts Payable ou Accounting Admin, tandis que tous les autres utilisateurs peuvent consulter sans rien modifier (le détail complet figure dans Accès requis, en haut de l’article). Séparer les personnes qui saisissent les factures de celles qui libèrent les paiements est un contrôle courant — voyez avec votre administrateur comment votre organisation attribue ces ensembles d’autorisations.
Pour aller plus loin
- Créer un décaissement — régler une facture étape par étape.
- Imputer des décaissements — associer les paiements aux factures, manuellement et automatiquement.
- Escomptes de règlement et conditions — bénéficier des escomptes pour paiement anticipé.
- Exécution d’un lot de paiements — payer tous vos fournisseurs en une seule fois.
- Annuler un décaissement — annuler un paiement en toute sécurité.
Questions fréquentes
C’est la part du paiement qui n’est encore associée à aucune facture — de l’argent qui reste sur le compte Acomptes versés aux fournisseurs de votre bilan. Imputez le paiement aux factures du fournisseur pour ramener ce montant à zéro. Un paiement laissé volontairement non imputé est la façon d’enregistrer un acompte ou une avance versés à un fournisseur.
Oui — ajoutez plusieurs imputations, une par facture, jusqu’à épuisement du paiement. C’est exactement ce qui se passe lors de l’exécution d’un lot de paiements lorsqu’un fournisseur a plusieurs factures ouvertes : un paiement, plusieurs imputations.
Deux raisons possibles : il est comptabilisé (un paiement comptabilisé peut seulement être annulé, jamais supprimé), ou il porte un numéro de chèque (un chèque utilisé doit rester enregistré, même au statut Brouillon). Annulez-le plutôt — les écritures sont retirées et le motif est conservé pour la piste d’audit.
Leurs soldes sont rétablis. L’annulation supprime les écritures au grand livre du paiement et défait ses imputations : chaque facture qu’il avait réglée redevient impayée — et figure dans la balance âgée fournisseurs jusqu’à ce qu’elle soit payée autrement.
Le stock de chèques du compte bancaire a été entièrement utilisé, et REDA Financials vous avertit lorsque cela se produit. Votre administrateur charge la plage du chéquier suivant sur le compte bancaire (voir Stock de chèques et impression de chèques), et les paiements par chèque reprennent à partir de la nouvelle plage.
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