Gestion des grands livres
Un grand livre est le livre auquel une transaction appartient. Chaque transaction comptable que REDA comptabilise porte exactement un grand livre — ce qui signifie qu’un grand livre n’est ni un paramètre ni un dossier, mais une partition complète et autoéquilibrée de l’ensemble de votre comptabilité générale. Vous pouvez produire un jeu complet d’états financiers à partir de chacun d’eux.
Pour la plupart des organisations, il n’y a qu’un seul grand livre et vous n’y pensez presque jamais. Mais dès que vous devez tenir vos livres sur plus d’une base en même temps — IFRS et GAAP local, comptable et fiscale — ce sont les grands livres qui le rendent possible sans dupliquer un seul compte.
Accès nécessaire. La création et la gestion des grands livres nécessitent l’ensemble d’autorisations Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Les ensembles Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de consulter les grands livres mais pas de les modifier.
Pourquoi tenir plus d’un grand livre
Les grands livres multiples existent pour la comptabilité parallèle — la même activité enregistrée selon des règles différentes, côte à côte :
| Cas d’usage | Pourquoi un grand livre distinct |
|---|---|
| Normes multiples | IFRS, GAAP local ou US GAAP — l’amortissement, les contrats de location et la reconnaissance du revenu peuvent différer. Un grand livre par base vous permet de produire les comptes statutaires selon chacune d’elles. |
| Fiscal et comptable | Des chiffres sur base fiscale (p. ex. un amortissement fiscal accéléré) tenus séparément de vos chiffres comptables. |
| Vue de gestion | Des ventilations ou ajustements internes que vous ne voulez pas dans les livres statutaires. |
| Budget | Des montants prévisionnels tenus dans un grand livre de type Budget et comparés au réel. |
Comment le grand livre arrive sur une transaction
Vous choisissez rarement un grand livre à la main — REDA le détermine pour vous, selon un ordre de priorité clair :
Un grand livre explicite sur le document, si vous en définissez un
Chaque document source (écriture comptable, facture, encaissement, paiement, bon de commande, écriture d’immobilisation) porte un champ Grand livre que vous pouvez renseigner — utile pour diriger une écriture précise vers un livre précis.
Sinon, le grand livre par défaut de l’entité
Chaque entité a un Grand livre par défaut — son livre principal. Si le champ est laissé vide sur le document, c’est celui de l’entité qui est utilisé.
Sinon, le grand livre par défaut de l’organisation
Si l’entité n’a pas de grand livre par défaut, REDA se rabat sur le seul grand livre marqué comme grand livre par défaut de l’organisation.
Quel que soit celui retenu, ce grand livre est ensuite inscrit sur chaque Transaction comptable produite par le document — ainsi, le livre dans lequel un chiffre réside est toujours explicite et auditable sur l’enregistrement lui-même.
Le reporting se fait par grand livre
Parce que chaque transaction appartient à un seul grand livre, vos états financiers sont produits pour un grand livre choisi. Lorsque vous exécutez une Balance générale, un Compte de résultat, un Bilan ou un Tableau des flux de trésorerie, vous choisissez le grand livre (par défaut, le grand livre principal de l’entité) et l’état ne reflète que ce livre. Exécutez le même rapport sur un second grand livre et vous obtenez la vue de cette base — même plan comptable, mêmes entités, livres différents.
L’enregistrement de grand livre
| Champ | Ce qu’il contrôle |
|---|---|
| Code de grand livre | Un code court et unique (10 caractères max.) — p. ex. TXN,
BDG, APAC-AU-TXN. Il est utilisé dans les
rapports et sert de clé de partition du grand livre. |
| Type | Transaction (écritures réelles) ou Budget (montants prévisionnels). |
| Par défaut | Marque le grand livre de repli de l’organisation. Il doit s’agir d’un grand livre de type Transaction actif, et vous devriez n’en garder qu’un seul coché pour que le repli soit sans ambiguïté. (Chaque entité a aussi son propre grand livre par défaut, qui prime.) |
| Territoire | Le territoire que le grand livre sert — utilisé pour l’accès au niveau des enregistrements. Défini une fois et non modifié ; laissez vide pour un grand livre global. |
| Actif | Indique si le grand livre peut recevoir de nouvelles comptabilisations. Décochez-le pour retirer un grand livre — les transactions historiques restent visibles, mais plus rien de nouveau ne s’y comptabilise. |
| Description | À quoi sert le grand livre — utile dès que vous en gérez plus d’un. |
Créer et gérer des grands livres
Dans l’onglet Grands livres, cliquez sur Nouveau pour en créer un, définissez son code, son type, son territoire et s’il est le grand livre par défaut, puis cliquez sur Enregistrer. Pour rattacher une entité à un grand livre, renseignez le Grand livre par défaut de l’entité sur l’enregistrement de l’entité.
Les règles qui gardent les grands livres propres
Voici les messages exacts que REDA affiche lorsqu’une configuration de grand livre ou une comptabilisation enfreindrait le modèle, avec la correction en regard :
| Le message | Ce que cela signifie / que faire |
|---|---|
| « Le code du grand livre ne peut pas contenir d’espaces. Utilisez des tirets ou des traits de soulignement comme séparateurs (p. ex. TXN, APAC-AU-TXN). » | Les codes sont des identifiants, pas des noms — reformatez le code. |
| « Le grand livre par défaut doit être actif. Activez ce grand livre avant de le marquer par défaut, ou retirez l’indicateur par défaut avant de le désactiver. » | Un grand livre de repli inactif bloquerait les comptabilisations — corrigez l’indicateur ou la case Actif, dans cet ordre. |
| « Seul un grand livre de type Transaction peut être défini par défaut. Les grands livres budgétaires ne peuvent pas l’être — ils ne reçoivent jamais d’écritures du moteur de comptabilisation. » | Les livres budgétaires contiennent des prévisions, jamais du réel — choisissez un grand livre de type Transaction comme grand livre par défaut. |
| « Le territoire ne peut pas être modifié une fois affecté à un grand livre. Créez un nouveau grand livre si une autre portée territoriale est nécessaire. » | Le périmètre d’un livre est figé pour toujours — retirez ce grand livre et créez-en un avec le bon territoire. |
| « Aucun grand livre actif trouvé. Veuillez configurer un grand livre par défaut pour l’entité … ou l’organisation. » | Une comptabilisation n’a pu déterminer aucun grand livre — renseignez le Grand livre par défaut de l’entité, ou marquez un grand livre par défaut de l’organisation. |
| « Le grand livre spécifié n’est pas actif. Veuillez sélectionner un grand livre actif. » | Le document désigne explicitement un grand livre retiré — videz le champ ou choisissez un livre actif. |
Bonnes pratiques
- Un grand livre principal de type Transaction par entité, sauf si vous tenez vraiment des livres parallèles. La plupart des organisations n’en ont besoin que d’un seul. N’ajoutez un second grand livre de type Transaction que si vous établissez réellement vos états sur plus d’une base (IFRS + GAAP local, ou comptable + fiscale).
- Donnez du sens aux codes. Comme le code est votre
clé de partition et apparaît sur les rapports, utilisez des codes clairs (
TXN,IFRS,TAX) et décrivez la finalité de chaque grand livre. - Définissez un grand livre par défaut pour l’organisation, et un par défaut par entité. Le chemin de résolution devient ainsi prévisible pour chaque comptabilisation.
- Retirez, ne supprimez pas. Désactivez un grand livre dans lequel vous ne comptabilisez plus — son historique reste intact et exploitable dans les rapports.
Pour aller plus loin
- Périodes comptables — les périodes dans lesquelles un grand livre comptabilise.
- Clôturer les comptes — comment les grands livres se comportent à la clôture d’une période.
- Fonctionnement de la comptabilisation — comment un grand livre est inscrit sur chaque écriture.
- Transactions comptables — les écritures qu’un grand livre contient.
Questions fréquentes
Presque certainement pas, pour commencer. La plupart des clients utilisent un seul grand livre principal de type Transaction par entité. N’en ajoutez un second que si vous tenez réellement des livres parallèles — par exemple pour établir vos états à la fois en IFRS et selon un GAAP local, ou pour tenir une base fiscale distincte.
Renseignez le champ Grand livre du document (p. ex. une écriture comptable) avec le grand livre souhaité. Laissé vide, il prend par défaut le grand livre principal de l’entité. Le grand livre retenu est ensuite inscrit sur les transactions comptables produites.
Un grand livre de type Transaction contient vos comptabilisations réelles — les vrais livres. Un grand livre de type Budget contient des montants prévisionnels à comparer au réel. Les transactions réelles ne sont jamais comptabilisées ailleurs que dans des grands livres de type Transaction.
Les rapports s’exécutent par grand livre — vous choisissez le livre à consulter et l’état ne reflète que ce grand livre. Pour comparer des bases, exécutez le même rapport sur chaque grand livre. (Une vue combinée des grands livres au niveau de la session est une évolution prévue.)
Le territoire d’un grand livre pilote l’accès au niveau des enregistrements et est figé une fois défini, et seul un grand livre de type Transaction actif peut être le grand livre par défaut — ces deux règles gardent le comportement de comptabilisation et d’accès sans ambiguïté. Si vous avez besoin d’un autre territoire, créez un nouveau grand livre.
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