Comprendre les factures de vente
Une facture de vente vous permet de facturer un client — et, dans REDA Financials, c’est le point de départ de tout le volet « argent qui entre » de votre comptabilité, ce qu’on appelle les comptes clients. Cet article explique ce qu’est une facture de vente, les trois formes qu’elle peut prendre, ce qui se passe dans vos comptes lorsque vous en comptabilisez une, et comment elle réunit discrètement votre client, votre société, vos produits et vos règles de taxe. Aucune connaissance comptable n’est requise — nous définissons les termes au fur et à mesure.
Accès nécessaire. Tous les ensembles d’autorisations REDA Financials permettent de consulter les factures de vente. Pour les créer, les modifier et les comptabiliser, il faut l’ensemble d’autorisations Accounts Receivable v2 (agents et responsables des comptes clients) ou Accounting Admin v2 (administrateurs système) ; les ensembles Accounting Controller v2, Accounts Payable v2 et Read Only v2 permettent de les consulter, mais pas de les modifier.
Ce que fait une facture de vente
En apparence, une facture de vente est une note à payer : qui est le client, ce qu’il a acheté, combien cela coûte, la taxe et la date d’échéance du paiement. En coulisse, lorsque vous la comptabilisez, REDA transforme automatiquement cette note en véritables écritures de comptabilité en partie double — vos états financiers restent ainsi exacts sans que vous touchiez au grand livre. (La comptabilisation est détaillée plus bas.)
Une facture de vente réunit cinq éléments, que vous configurez chacun une fois pour les réutiliser :
| Elle utilise… | …pour fournir |
|---|---|
| Le client | Les conditions de paiement (qui fixent la date d’échéance) et le traitement fiscal applicable |
| L’entité (votre société) | La devise, le compte clients, le grand livre, la comptabilité d’engagement ou de trésorerie |
| Les produits des lignes | Le compte de produits, le prix, la description |
| Le moteur de taxes | La bonne TVA, GST ou taxe sur les ventes pour chaque ligne |
| La numérotation des documents | Un numéro de facture unique et séquentiel |
C’est tout le bénéfice de la configuration préalable : au moment d’établir une facture, vous n’avez presque rien à saisir — le document se remplit tout seul.
Les trois types de facture de vente
Dans REDA, la « facture de vente » recouvre en réalité une famille de trois types de documents, que vous choisissez avec le champ Type de facture. Ils se ressemblent, mais n’ont pas le même effet sur vos comptes. (Pour rester précis sur le jargon : ci-dessous, une « écriture comptable » désigne la paire de lignes comptables qui s’équilibrent toujours — tout débit a un crédit égal.)
| Type | À utiliser quand… | Effet de la comptabilisation |
|---|---|---|
| Facture | Vous facturez maintenant et êtes payé plus tard (vente à crédit) | Crée une créance : Débit Clients / Crédit Produits / Crédit Taxe |
| Encaissement | Il s’agit d’une vente au comptant — payée sur-le-champ, sans crédit | Enregistre la vente exactement comme une facture, puis la solde immédiatement : REDA crée automatiquement un encaissement déjà comptabilisé (Mode de paiement Espèces) et l’impute, si bien qu’il ne reste rien à payer |
| Avoir | Vous devez réduire ce que doit un client (un retour, une surfacturation, un geste commercial) | Le contraire d’une facture : Débit Produits / Crédit Clients — il crédite le client |
Le cycle de vie : Brouillon → Comptabilisé → Annulé
Le champ Statut d’une facture a exactement trois valeurs — Brouillon, Comptabilisé et Annulé. Elles indiquent ce que vous pouvez faire ou non de la facture à chaque étape :
| Statut | Signification | Modifiable ? | Au grand livre ? |
|---|---|---|---|
| Brouillon | Un travail en cours — vous êtes encore en train de la préparer | Oui, librement | Non — aucun effet comptable pour l’instant |
| Comptabilisé | Inscrite dans les comptes — les écritures comptables existent et le client doit le solde | Pas directement — utilisez d’abord Rouvrir en brouillon pour la corriger, ou Annuler pour l’annuler | Oui |
| Annulé | Annulée — les écritures comptables sont supprimées et l’enregistrement est verrouillé en tant que facture annulée | Non — elle est verrouillée (une annulation faite par erreur peut toutefois elle-même être rouverte en brouillon) | Retirée |
Ce que fait réellement la « comptabilisation »
La comptabilisation est le moment où un document brouillon devient une véritable opération comptable. Avant la comptabilisation, une facture n’est qu’un formulaire — elle n’a aucun effet sur votre résultat ni sur votre bilan. Lorsque vous la comptabilisez, REDA écrit en coulisse les Transactions comptables (les écritures du grand livre), à partir des comptes du client, de l’entité et des produits. Dès lors, la facture apparaît dans vos rapports, dans le solde de votre client et dans votre balance âgée.
Pour une Facture ordinaire portant sur 1 £ 000 de marchandises avec une TVA de 20 %, la comptabilisation crée :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Clients (le client vous doit ce montant) | 1 200 | |
| Produits (vous avez gagné ce montant) | 1 000 | |
| TVA collectée (vous devez ce montant à l’administration fiscale) | 200 |
Vous n’avez choisi aucun compte ni aucun taux — ils proviennent du produit (compte de produits), de l’entité (compte clients) et du moteur de taxes. C’est tout l’intérêt.
Les totaux se calculent tout seuls
Vous saisissez les quantités et les prix sur les lignes ; REDA calcule le reste en temps réel. L’en-tête affiche un Sous-total (les lignes hors taxe), un Montant des taxes, le Total et — une fois les paiements reçus — le Solde dû (ce qui reste à payer). Ces montants se mettent à jour instantanément à mesure que les lignes et les paiements changent, sans aucun recalcul manuel. Une nuance à connaître : tant que la facture est un brouillon, la taxe affichée est un aperçu en temps réel — les montants de taxe sont inscrits définitivement sur l’enregistrement lors de la comptabilisation (voir Taxe sur les factures de vente).
Deux notions qui modifient l’écriture comptable
- Comptabilité d’engagement ou de trésorerie. La base comptable de l’entité détermine quand le revenu est constaté en produit — à la facture (engagement) ou au paiement (trésorerie). Dans une société en comptabilité de trésorerie, la comptabilisation place le revenu en Produits constatés d’avance jusqu’au paiement. Voir Comptabiliser une facture de vente.
- Devise. La facture est par défaut dans la devise de l’entité, mais dans une configuration multidevise, vous pouvez facturer en devise étrangère — REDA fige le taux de change à la comptabilisation et enregistre l’éventuel gain ou perte de change lors du règlement du paiement.
Comment la facture de vente est configurée : des listes de champs configurables
REDA est un produit packagé, mais deux entreprises ne suivent jamais exactement les mêmes informations. Plutôt que de coder en dur chaque champ, la facture de vente est donc rendue configurable grâce à deux listes de champs nommées, qu’un administrateur (ou un package d’extension) peut modifier sans aucun code. Elles déterminent le comportement de la facture de vente et remplissent deux rôles très différents.
La liste de champs à l’écran — ce que vous voyez sur le formulaire
La liste de champs à l’écran détermine les champs qu’affiche le formulaire de facture de vente. Le formulaire lit cette liste et affiche exactement ces champs — y ajouter un champ le fait donc apparaître automatiquement sur l’écran de création et de modification, sans aucun développement. Elle intervient à deux endroits :
- Sur la facture (en-tête) — l’essentiel (Entité, Client, Type, les dates, Compte bancaire, Référence, Description) est toujours affiché ; c’est de la liste que provient tout ce qui est en plus. Des champs facultatifs prêts à l’emploi — Période comptable, Grand livre, Condition de paiement, Statut d’approbation, Taux de change, Opération fiscale, Modèle PDF, Modèle récurrent — n’attendent que d’être activés, aux côtés de tout champ supplémentaire que vous ajoutez.
- Sur la ligne — les colonnes standard (Produit, Description, Quantité, Prix unitaire, Montant de ligne, Profil de taxe, Montant des taxes, Total, Compte général) sont toujours affichées ; la liste propre à la ligne ajoute des colonnes supplémentaires. En standard, elle ajoute une colonne Centre de coûts.
Vous voulez un code projet ou une référence personnalisée sur chaque facture ? Ajoutez-le à la liste de champs à l’écran et il apparaît sur le formulaire — c’est tout le mécanisme derrière « le formulaire s’adapte à votre configuration ».
Le mappage de comptabilisation — les dimensions transmises au grand livre
Le mappage de comptabilisation détermine quels champs sont recopiés sur les écritures comptables lors de la comptabilisation de la facture. Ce sont vos dimensions comptables — les axes supplémentaires selon lesquels vous voulez ventiler vos chiffres : par centre de coûts, projet, bien, service, etc.
Lorsque vous ajoutez un champ au mappage de comptabilisation, le moteur de comptabilisation inscrit la valeur de ce champ sur chaque écriture comptable qu’il crée pour la facture. Votre grand livre porte alors la dimension : vous pouvez analyser le chiffre d’affaires par projet, par bien, selon tout ce que vous suivez — là encore, sans code. Le mappage de comptabilisation fonctionne à la fois sur l’en-tête et sur les lignes : une dimension définie sur l’en-tête se reporte sur les écritures de tout le document, tandis que la valeur propre à une ligne remplace celle de l’en-tête pour les écritures de cette ligne. Le mappage d’en-tête est livré vide à dessein — REDA ne présume jamais de vos dimensions — et le mappage de ligne comporte Centre de coûts en standard.
Pour aller plus loin
- Créer une facture de vente — le formulaire guidé, étape par étape.
- Lignes de facture de vente — produits, prix, remises, lignes de crédit.
- Taxe sur les factures de vente — comment la bonne taxe est appliquée.
- Comptabiliser une facture de vente — comptabilité d’engagement, de trésorerie et écritures en détail.
Questions fréquentes
Une facture de type Facture est émise maintenant et payée plus tard ; elle crée donc une créance (le client vous doit de l’argent). Une facture de type Encaissement est une vente au comptant, déjà payée : lors de sa comptabilisation, REDA crée donc aussi automatiquement un encaissement déjà comptabilisé (Mode de paiement Espèces) et l’impute à la facture. La facture est soldée dès sa comptabilisation ; il n’y a rien à relancer.
Non — c’est une facture de vente dont le Type est défini sur Avoir. Toute la facturation d’un client reste ainsi au même endroit. Il fait le contraire d’une facture : il crédite le client. Voir Comprendre les avoirs.
Pas directement — une facture comptabilisée fait partie de vos comptes officiels. Vous avez deux choix délibérés : Rouvrir en brouillon (qui supprime ses écritures comptables et la remet en Brouillon modifiable avec le même numéro, pour la corriger et la recomptabiliser), ou Annuler la facture (ce qui supprime ses écritures et la verrouille en tant que facture annulée). Si les comptes de cette date sont déjà clôturés, vous émettez plutôt un avoir sur une période ouverte. Voir Créer une facture de vente pour la procédure complète.
Non. Vous pouvez garder une facture en Brouillon aussi longtemps que vous le souhaitez — elle n’a aucun effet comptable. Comptabilisez-la quand elle est prête (et approuvée, si votre organisation exige une validation).
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