Rapprochement des lignes bon de commande / facture d’achat
Le rapprochement permet à REDA Financials de garantir que vous ne payez que ce que vous avez commandé et réceptionné. Chaque facture fournisseur liée à un bon de commande y est rattachée ligne par ligne — et le système contrôle les quantités et les prix à chaque étape. C’est le classique rapprochement à trois voies (commande ↔ réception ↔ facture), automatisé.
Accès nécessaire. La création, la modification, le rapprochement et la comptabilisation de ces documents nécessitent l’ensemble d’autorisations Accounts Payable v2 (comptables fournisseurs et responsables) ou Accounting Admin v2 (administrateurs système). Les ensembles Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de les consulter, mais pas de les créer ni de les comptabiliser.
Ce dont le rapprochement vous protège
- La facturation de marchandises jamais arrivées — une ligne de facture ne peut jamais dépasser ce qui a été réceptionné sur la ligne de bon de commande rapprochée.
- La double facturation — les quantités déjà facturées sont déduites ; une même livraison ne peut pas être facturée deux fois.
- La dérive des prix — le prix unitaire de la ligne de facture doit correspondre au prix convenu sur la ligne de bon de commande.
- Les surfacturations silencieuses — tout dépassement au-delà de la tolérance autorisée par votre entité (la Tolérance de surfacturation (%)) est bloqué, et pas seulement signalé.
La rénovation du hall, suite
Le bon de commande passé par Meridian auprès d’Apex Construction Co engageait 68 000 $ sur deux lignes (construction 48 000 $ ; équipement 20 000 $). Une fois les travaux livrés et réceptionnés, Apex a envoyé sa première facture — pour la construction uniquement. Meridian l’a saisie comme facture ACC-2026-0412 et a rapproché sa ligne de la ligne construction du bon de commande :
Trois façons de rapprocher
| Méthode | Fonctionnement | Idéal quand |
|---|---|---|
| Partir du bon de commande | Cliquez sur Nouvelle facture sur le bon de commande comptabilisé. REDA Financials crée une facture pré-remplie avec le fournisseur et chaque ligne facturable, déjà rapprochées. Vous l’ajustez à ce que le fournisseur a réellement facturé, puis vous la comptabilisez. | La facture reflète la commande — le cas courant. Voir Créer une facture d’achat à partir d’un bon de commande. |
| Rapprocher une facture existante | Sur la facture, cliquez sur Rapprocher au bon de commande. Choisissez le bon de commande, puis reliez chaque ligne de facture à la bonne ligne de bon de commande et confirmez les quantités. | La facture a été saisie en premier (ou est arrivée par OCR) et doit être rattachée ensuite. |
| Laisser le système rapprocher | Cochez Rapprochement auto de commande sur la facture. REDA Financials trouve les bons de commande ouverts du fournisseur et relie les lignes par produit et prix unitaire. Si la facture indique déjà un bon de commande, seul celui-ci est utilisé. La case se décoche d’elle-même une fois le rapprochement terminé. | Volumes élevés, produits et prix réguliers. |
Les règles, précisément
Quelle que soit la méthode choisie, les mêmes contrôles s’exécutent lorsque les lignes sont reliées et lorsque la facture est comptabilisée :
Plafond de quantité
Pour chaque ligne de bon de commande : facturable = réceptionné − déjà facturé. Facturez davantage et vous verrez : « La quantité facturée dépasse la quantité restante sur la ligne du bon de commande. » Si la quantité semble erronée, vérifiez que la réception a bien été enregistrée — une ligne non réceptionnée a une quantité facturable de zéro.
Prix convenu
Le prix unitaire de la ligne de facture doit être égal à celui de la ligne de bon de commande. Un fournisseur qui facture 130 $ sur une ligne de commande à 125 $ ne passe pas le rapprochement — soit vous corrigez la facture, soit vous modifiez sciemment la commande (rouvrir, amender, réapprouver).
Même devise
La commande et la facture doivent être dans la même devise — aucune conversion silencieuse.
Une tolérance pour les aléas
La Tolérance de surfacturation (%) de votre entité autorise de petits dépassements (arrondis, frais de transport mineurs) sans friction. Tout ce qui la dépasse est bloqué.
Le budget suit le rapprochement
Une ligne de facture rapprochée hérite automatiquement du lien budgétaire de la ligne de bon de commande — ainsi, lorsque la facture est comptabilisée, l’engagé budgétaire se convertit en réel sans double comptage. (Des contrôles de dimensions peuvent également être imposés au rapprochement — l’option Concordance des dimensions (commande) — si votre organisation suit ses coûts de cette manière.)
Suivre le rapprochement des deux côtés
- Sur le bon de commande : le Montant total facturé et le Solde total à facturer se mettent à jour à chaque rapprochement ; l’onglet Factures d’achat répertorie toutes les factures rattachées.
- Sur la facture : le bon de commande rapproché apparaît dans l’en-tête, et chaque ligne indique la ligne de bon de commande qu’elle solde.
La rénovation du hall montre l’évolution des compteurs — une commande de 68 000 $, facturée par tranches :
| Moment | Montant total facturé | Solde total à facturer |
|---|---|---|
| Bon de commande comptabilisé — 68 000 $ commandés, rien encore facturé | 0,00 $ | 68 000,00 $ |
| Facture de construction MPI001019 (48 000 $) rapprochée et comptabilisée | 48 000,00 $ | 20 000,00 $ |
| En attente de la facture d’équipement | 48 000,00 $ | 20 000,00 $ |
Les messages que vous pouvez rencontrer
| Le message | Ce qu’il signifie |
|---|---|
| « La quantité facturée dépasse la quantité restante sur la ligne du bon de commande. » | Vous facturez plus que ce qui a été réceptionné et pas encore facturé sur cette ligne — enregistrez la livraison (Réceptionner les marchandises sur le bon de commande), ou vérifiez si une facture antérieure en a déjà pris une partie. |
| « Impossible de modifier les lignes d’un bon de commande qui n’est pas en brouillon. » | Vous avez tenté de modifier les lignes d’une commande comptabilisée — généralement pour faire concorder un prix. Rouvrez la commande en Brouillon, modifiez-la, puis comptabilisez-la à nouveau. |
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | Faites plutôt ceci |
|---|---|---|
| Saisir la facture avant que la livraison soit enregistrée | Le rapprochement bloque sur la quantité ; la facture reste en suspens pendant que le fournisseur attend | Effectuez d’abord Réceptionner les marchandises, puis rapprochez |
| Compter sur la tolérance pour absorber une vraie hausse de prix | Le dépassement se répète sur chaque facture, et bloque dès qu’il excède la tolérance | Modifiez la commande une fois, correctement : rouvrir, modifier, réapprouver, recomptabiliser |
| Ajouter des coûts liés à la commande sous forme de lignes supplémentaires non rapprochées | Les lignes non rapprochées échappent à tous les contrôles, et les soldes du bon de commande ne se clôturent jamais honnêtement | Rapprochez tout ce qui relève de la commande ; ne laissez non rapprochés que les véritables frais accessoires (comme le transport) |
| Relier une ligne de facture à la mauvaise ligne de bon de commande | La quantité facturable de la mauvaise ligne est consommée — la bonne ligne bloquera plus tard | Lisez les descriptions des lignes en reliant chaque paire ; confirmez les quantités ligne par ligne |
Pour aller plus loin
- Créer une facture d’achat à partir d’un bon de commande — la méthode en un clic.
- Comprendre les bons de commande — réception, engagement budgétaire : tout sur les bons de commande.
- Réceptionner des lignes de bon de commande (immobilisations) — pourquoi la réception doit venir en premier.
- Comptabiliser et annuler une facture d’achat — ce qui se passe après le rapprochement.
Questions fréquentes
Arrivé ≠ réceptionné. Le rapprochement vérifie la réception enregistrée — ouvrez le bon de commande et confirmez que Réceptionner les marchandises a bien été effectué pour cette ligne. Si la réception est à jour, vérifiez si une facture antérieure a déjà facturé une partie de la ligne : le plafond correspond au réceptionné moins le déjà facturé.
Ne la forcez pas à passer le rapprochement. Soit vous demandez au fournisseur de facturer au prix convenu sur le bon de commande, soit vous modifiez sciemment la commande : repassez le bon de commande en Brouillon, mettez à jour le prix (une nouvelle approbation peut s’appliquer), comptabilisez, puis rapprochez. La piste d’audit montre alors une modification délibérée, et non un trop-payé silencieux.
Le rapprochement fonctionne ligne par ligne, et une facture indique un seul bon de commande dans son en-tête. Si un fournisseur envoie une seule facture couvrant plusieurs commandes, le plus propre est de saisir une facture par bon de commande — demandez au fournisseur de la scinder, ou saisissez-la vous-même de cette façon.
Le rapprochement ne s’applique que lorsqu’un bon de commande existe. Les factures sans commande — services publics, abonnements, prestations ponctuelles — sont saisies comme des factures ordinaires (ou des factures d’achat de type charge) sans étape de rapprochement. Exiger ou non un bon de commande pour certains achats relève de la politique de votre organisation, pas du système.
Sur l’entité — la Tolérance de surfacturation (%) — afin qu’elle s’applique de façon cohérente à chaque commande émise par cette entité. Votre administrateur la définit ; un rapprochement qui la dépasse est bloqué, et pas seulement signalé.
Les quantités rapprochées reviennent dans le solde facturable du bon de commande, et le réel budgétaire éventuel repasse en engagé — la commande est prête à être de nouveau facturée correctement. Voir Comptabiliser et annuler une facture d’achat.
En option. Lorsque l’option Concordance des dimensions (commande) est activée, les dimensions de la ligne de facture doivent correspondre à celles de la ligne de bon de commande rapprochée — utile lorsque les budgets sont suivis par service ou par bien immobilier. Sans elle, seuls la quantité, le prix et la devise sont contrôlés.
Cet article vous a-t-il été utile ?