Exécution d’un lot de paiements
La campagne de paiements est le rituel hebdomadaire des comptes fournisseurs : décider quoi payer, tout payer, prouver que c’est fait. Cet article est le guide pratique pour bien la mener dans REDA Financials — ce qu’il faut vérifier avant de commencer, comment décider de ce qui entre dans la campagne et comment contrôler le résultat. (L’assistant, clic par clic, est décrit dans Créer un lot de paiements.)
Accès requis. La création et la comptabilisation de ces lots exigent l’ensemble d’autorisations Accounts Payable v2 (comptables et responsables fournisseurs) ou Accounting Admin v2 (administrateurs système). Les ensembles Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent de les consulter, mais pas de les créer ni de les comptabiliser.
Avant la campagne : une liste de contrôle de cinq minutes
- Comptabilisez ce qui doit être payé. Seules les factures comptabilisées entrent dans une campagne — passez d’abord en revue les vues de liste des factures au statut Brouillon et en attente d’approbation.
- Imputez les avoirs fournisseur. Utilisez le crédit disponible avant de dépenser de la trésorerie — consultez la vue de liste des avoirs fournisseur non imputés.
- Parcourez la balance âgée. La balance âgée fournisseurs vous indique ce qui arrive à échéance, ce qui est en retard et ce qui peut attendre.
- Connaissez votre trésorerie. Le total de la campagne sort d’un seul compte bancaire, à une seule date — assurez-vous qu’il peut le supporter.
- Le stock de chèques, pour les campagnes par chèque. Reste-t-il assez de numéros de chèque sur le compte bancaire ? Le lot les attribue automatiquement et s’arrête lorsque le stock est épuisé.
Dans l’assistant : les décisions qui comptent
L’assistant comporte trois étapes (la version clic par clic se trouve dans Créer un lot de paiements) ; voici le jugement que chaque étape attend de vous.
| Étape | Ce que fait le système | Ce que vous décidez |
|---|---|---|
| 1 — Sélection | Liste toutes les factures comptabilisées non réglées, filtrables par entité, fournisseur et date d’échéance | Les factures qui entrent dans la campagne. Cocher, c’est décider de payer — tout ce qui est coché sera payé, comptabilisé et imputé, en une seule passe |
| 2 — Vérification | Regroupe la sélection en paiements proposés — un par fournisseur (ou par combinaison fournisseur-dimension) — et suggère des escomptes pour paiement anticipé sur les factures encore dans leur délai d’escompte | Le regroupement, chaque montant (à modifier pour un paiement partiel) et chaque escompte suggéré — acceptez, ajustez ou effacez chacun d’eux |
| 3 — Création | Crée le lot : chaque paiement naît comptabilisé, les numéros de chèque sont attribués pour les campagnes par chèque, les imputations sont créées automatiquement, et un rapport de fin de traitement indique ce qui a réussi et ce qui a échoué | La date de paiement, le compte bancaire et le mode de paiement du lot — un de chaque pour toute la campagne. Le compte bancaire est prérempli à partir du champ Compte bancaire par défaut - Dépenses de l’entité (ou du Compte bancaire par défaut s’il n’est pas renseigné) ; changez-le si cette campagne paie depuis un autre compte |
La campagne de juin de Meridian (lot MCDB001001) est le modèle à suivre : trois factures cochées à l’étape 1 — la facture de mai de CityClean et les factures de mai et de juin de Hudson Elevator — regroupées à l’étape 2 en deux paiements fournisseur, CityClean pour 2 200 $ et Hudson pour 1 900 $. L’étape 3 a donné à la campagne la référence Campagne de paiements juin 2026, par ACH, depuis le compte d’exploitation : un lot, deux paiements, 4 100 $, chaque facture réglée et chaque imputation enregistrée, en une seule confirmation.
Décider de ce qui entre dans la campagne
| Stratégie | Comment, dans l’assistant |
|---|---|
| Tout ce qui arrive à échéance d’ici la date X | Filtrez l’étape 1 par date d’échéance — la campagne hebdomadaire classique. |
| Ne manquer aucun escompte | Incluez les factures dont le délai d’escompte se termine avant votre prochaine campagne ; l’assistant suggère lui-même les montants d’escompte. |
| Fournisseur par fournisseur | Filtrez par fournisseur pour les règlements négociés ou les fournisseurs dont les paiements sont suspendus. |
| Paiements partiels | Modifiez n’importe quel montant proposé à l’étape 2 — la facture reste ouverte pour le solde. |
La revue des escomptes, bien menée
Les escomptes suggérés à l’étape 2 sont la source de gains discrète de la campagne. Pour chaque facture sélectionnée encore dans le délai d’escompte de sa condition de paiement, l’assistant propose l’escompte : vous décaissez moins, la facture est soldée en totalité et la différence est enregistrée en produit dans votre compte Escomptes obtenus. Une facture de 2 000 $ en 2/10 Net 30 est réglée pour 1 960 $, soit 40 $ gagnés — peu par facture, significatif sur l’année (le calcul — un rendement annualisé d’environ 36 % — figure dans Escomptes de règlement et conditions). Deux habitudes garantissent la rigueur :
- Calez les campagnes sur les délais d’escompte, pas sur le calendrier. Si votre seule campagne a lieu le vendredi et qu’un délai d’escompte se termine le jeudi, vous le manquerez à chaque fois — incluez les factures dont le délai se termine avant votre prochaine campagne, même si leur date d’échéance nette est dans plusieurs semaines.
- Ne conservez jamais une suggestion à laquelle vous n’avez pas droit. Les suggestions respectent le délai au moment de la campagne ; si vous reportez le lot, revérifiez-les plutôt que d’appliquer des escomptes périmés à un paiement tardif.
Après la campagne : vérifier en trois coups d’œil
- Le rapport de fin de traitement — paiements créés, imputations effectuées, échecs avec leur motif. Traitez les échecs par une campagne complémentaire.
- L’enregistrement du lot — le total et le nombre correspondent à ce que vous vouliez ; l’onglet Décaissements liste chaque paiement pour des contrôles ponctuels (numéros de chèque, PDF d’avis de paiement).
- L’actualisation de la balance âgée — les factures payées sortent immédiatement des tranches ouvertes.
Ce que laisse la campagne
| Enregistrement | Ce qu’il contient | Où regarder |
|---|---|---|
| Le lot | L’identité de la campagne — référence, date, banque, mode de paiement, Montant total, Nombre d’enregistrements | L’enregistrement du lot de décaissement ; sa Piste d’audit consigne chaque changement de statut |
| Les paiements | Un décaissement comptabilisé par fournisseur (ou par groupe fournisseur-dimension), avec les numéros de chèque lorsqu’ils ont été attribués | L’onglet Décaissements du lot |
| Les imputations | Quelle part de quel paiement a réglé quelle facture — avec l’escompte éventuellement pris | L’onglet Imputations de chaque paiement ; reflété sur chaque facture |
| Les écritures au grand livre | Sortie de trésorerie, dettes fournisseurs soldées, escomptes obtenus | La liste Transactions comptables de chaque paiement |
| Le rapport de fin de traitement | Créés, imputés, en échec — avec le motif de chaque échec | Affiché à la fin de l’étape 3 ; agissez immédiatement |
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Lancer la campagne avant de comptabiliser les factures de la semaine | Les factures en brouillon ou en attente d’approbation sont invisibles à l’étape 1 — elles manquent la campagne et vieillissent d’une semaine de plus | Passez d’abord en revue les vues de liste des factures au statut Brouillon et en attente d’approbation, puis comptabilisez ce qui est prêt |
| Payer en trésorerie alors que le crédit des avoirs reste inutilisé | La campagne paie des soldes que le crédit aurait pu couvrir | Imputez les avoirs fournisseur la veille — la campagne ne voit alors que les vrais soldes nets |
| Traiter l’étape 2 comme une formalité | Tout ce que vous confirmez est comptabilisé et imputé quelques secondes plus tard — il n’existe aucune zone d’attente pour rattraper une erreur | Vérifiez le regroupement, les montants et les escomptes comme ce qu’ils sont : l’approbation finale |
| Ignorer les échecs du rapport de fin de traitement | Ces fournisseurs ne sont tout simplement pas payés — et personne ne s’en aperçoit avant que les appels commencent | Lisez le rapport tant que la campagne est récente ; corrigez les causes ; lancez un lot complémentaire pour le reste |
| Une campagne géante, tous usages confondus | Un lot unique mêlant loyers, situations de travaux et factures d’énergie et d’eau est difficile à vérifier et difficile à expliquer | Des campagnes plus petites et ciblées — elles ne coûtent rien de plus et chaque enregistrement de lot raconte une seule histoire |
Un rythme qui fonctionne
Meridian lance ses paiements chaque vendredi : avoirs imputés le jeudi, balance âgée revue le vendredi matin, un lot ACH par entité avant midi, un lot de chèques uniquement lorsqu’un fournisseur exige le papier. Quelle que soit votre cadence, l’objectif est le même — chaque décision de paiement prise une seule fois, en un seul endroit, avec une seule trace.
Pour aller plus loin
- Créer un lot de paiements — la présentation pas à pas de l’assistant.
- Comptabilisation et annulation par lots — lorsqu’une campagne entière doit être annulée.
- Rapports et instantanés de balance âgée fournisseurs — la carte de navigation de la campagne.
Questions fréquentes
Non — un lot a un seul compte bancaire, une seule date et un seul mode de paiement. Deux comptes signifient deux lots, ce qui permet de rapprocher chaque lot de son propre relevé bancaire.
Les campagnes se font par entité — chaque société paie ses propres factures depuis sa propre banque. Lancez-les l’une après l’autre ; chacune obtient son propre enregistrement de lot, bien distinct.
Si le paiement n’est pas réellement parti (chèques non imprimés, fichier ACH non transmis), annulez ce seul paiement et émettez-en un corrigé — ou annulez le lot entier et relancez la campagne si c’est la campagne elle-même qui était erronée. Voir Comptabilisation et annulation par lots.
Avec son solde dû réduit — l’avoir en a déjà réglé une partie. C’est précisément pour cela que les avoirs passent en premier : la campagne ne propose que le montant net réellement dû.
Oui — modifiez le montant proposé à l’étape 2. Le paiement est imputé pour le montant que vous définissez, et la facture reste ouverte (et continue de vieillir dans la balance âgée) pour le solde. C’est courant pour les situations de travaux et les montants contestés.
C’est le regroupement par dimension : lorsque les paiements sont regroupés par combinaison fournisseur-dimension, les factures portant des dimensions analytiques différentes deviennent des paiements distincts, afin que les dimensions de chaque paiement restent cohérentes. Vous préférez un seul paiement par fournisseur ? Désactivez l’option de dimension à l’étape 2.
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