Lot de traitement OCR
Le guide d’exploitation de la réception des documents. Contrairement aux autres lots, qui s’exécutent une fois par jour, il s’agit d’un processeur de file : démarré une seule fois, il s’exécute en cycle toutes les 15 minutes et transforme les documents de la boîte de réception en factures en brouillon.
Accès nécessaire. Le démarrage et l’arrêt de ce processeur nécessitent l’ensemble d’autorisations Accounting Admin v2 ; l’ensemble Accounting Controller v2 donne lui aussi accès à la console. Les ensembles Accounts Payable v2 et Accounts Receivable v2 ne la voient pas — tous les autres utilisateurs ne rencontrent que les factures en brouillon qu’il crée.
En quoi cette carte diffère des autres
| Les dix autres cartes | Cette carte |
|---|---|
| Vous y choisissez une heure d’exécution quotidienne avec Planifier | Démarrer / Arrêter — un interrupteur, pas un sélecteur d’heure |
| Un passage par jour | S’exécute en cycle toutes les 15 minutes tant qu’elle est active |
| Affichent Prochaine exécution planifiée / Dernière exécution | Affiche les compteurs de file en temps réel — en attente | extraction | erreurs |
| Exécuter maintenant pour un passage ponctuel | Exécuter maintenant force un cycle immédiat sans attendre le prochain quart d’heure |
| Ne consomment que du temps | Chaque document traité est décompté du quota mensuel de documents IA du plan |
Ce que fait chaque cycle de 15 minutes
Prend les documents en attente dans la boîte de réception OCR
Tout ce qui est arrivé depuis le dernier cycle — factures reçues par e-mail, fichiers importés — y attend à l’état En attente.
Exécute l’extraction par IA
Fournisseur, dates, montants, lignes — lus sur le document et associés à vos données de référence.
Crée des factures d’achat en brouillon
Prêtes pour une vérification humaine — l’extraction ne comptabilise jamais rien d’elle-même. Les documents en erreur restent dans la boîte de réception avec leurs motifs, prêts à être retraités après correction.
Planifier le lot
Pas de sélecteur d’heure — cliquez sur Démarrer et laissez-le tourner ; Arrêter suspend les nouveaux cycles (le travail en cours se termine). La plupart des organisations le font tourner en permanence : un délai de réception de 15 minutes est précisément la fonctionnalité.
Un quart d’heure en pratique — la boîte de réception de Meridian
À 9 h 03, un fournisseur envoie une facture PDF par e-mail à l’adresse de réception de Meridian. Elle arrive dans la boîte de réception OCR à l’état En attente — le compteur de la carte augmente d’une unité. Au cycle suivant, le document passe à Extraction ; l’IA lit le fournisseur, les dates, les montants et les lignes, les associe aux données de référence de Meridian, et une facture d’achat en brouillon apparaît pour vérification par l’équipe des comptes fournisseurs — avant même que le café ne soit passé, comme le dit l’article de fond. Une fin de mois, tous les documents passent soudain en erreur en même temps : le quota mensuel de documents IA est épuisé, ce que confirme d’un coup d’œil la carte Consommation de documents de l’onglet Abonnement. La file reste en attente sans risque jusqu’à l’ouverture du quota du nouveau mois, puis se vide d’elle-même.
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Chercher un sélecteur d’heure quotidienne sur cette carte | Il n’y en a pas — c’est l’unique processeur de file de la console | Démarrez-le une seule fois ; il s’exécute en cycle toutes les 15 minutes tant qu’il est actif |
| Arrêter le processeur pour « économiser des crédits » | Les documents s’accumulent à l’état En attente ; les crédits sont de toute façon consommés au redémarrage, simplement plus tard et tous d’un coup | Gérez le quota dans l’onglet Abonnement ; laissez la réception des documents se poursuivre |
| Considérer les documents en erreur comme perdus | Ils attendent, bien visibles, dans la boîte de réception OCR avec leurs motifs | Corrigez la cause (données de référence, qualité du document) et retraitez-les depuis la boîte de réception |
| Ignorer le quota mensuel jusqu’à ce que tout passe en erreur | La réception des documents s’interrompt au moment le plus chargé — la fin de mois | Jetez un coup d’œil à Consommation de documents dans l’onglet Abonnement lors de la vérification du matin |
| S’attendre à ce que le lot comptabilise les factures | Il crée des brouillons — la vérification est, par conception, une étape humaine | Organisez le processus de vérification autour de l’écran de vérification OCR |
Surveiller le lot
Tout est au vert lorsque : la carte affiche Planifié, l’horodatage de la dernière exécution se situe dans la plage attendue et l’icône de résultat est informative. Dans tous les autres cas, cliquez sur Voir le journal d’audit — l’enregistrement de l’exécution indique les éléments traités / réussis / en échec, avec un motif pour chaque échec. Les compteurs de file de la carte servent de bilan de santé : en attente / extraction / erreurs. Un compteur En attente qui diminue régulièrement est bon signe ; les documents en erreur attendent dans la boîte de réception OCR avec leurs motifs, prêts à être retraités. N’oubliez pas que chaque document traité est décompté du quota de documents IA du plan — l’onglet Abonnement affiche le compteur du mois.
Dépannage
| Symptôme | Cause probable → action |
|---|---|
| La file grossit, rien n’est traité | Le processeur est arrêté — cliquez sur Démarrer. S’il est démarré mais bloqué, consultez la dernière entrée d’audit pour connaître l’erreur. |
| Tout passe en erreur en même temps | Généralement le plafond de documents : le quota mensuel d’IA est épuisé. Vérifiez-le dans l’onglet Abonnement. |
Pour aller plus loin
- Lot de traitement OCR — ce que fait le lot, en détail.
- Onglet Opérations — la console.
- Journalisation d’audit — lire l’historique des exécutions.
Questions fréquentes
Parce que la réception des documents est continue — les fournisseurs envoient leurs factures par e-mail toute la journée, et une actualisation toutes les 15 minutes est tout l’intérêt. Un passage nocturne transformerait des brouillons du jour même en brouillons du lendemain. C’est l’une des deux cartes de l’onglet Opérations qui fonctionnent en boucle Démarrer/Arrêter plutôt qu’à heure fixe ; l’autre est Interrogation du statut de facturation électronique, pour la même raison côté envoi.
Vérifiez que le processeur est démarré — c’est la cause dans presque tous les cas. S’il est démarré et toujours bloqué : consultez la dernière entrée d’audit pour connaître l’erreur.
Généralement à cause du plafond de documents — le quota mensuel d’IA est épuisé. Vérifiez-le dans l’onglet Abonnement ; la file reste en attente jusqu’au renouvellement du quota ou jusqu’à l’extension du plan.
La consommation se fait par document traité, en puisant dans le quota mensuel du plan — un cycle à vide, sans rien en attente, ne traite rien.
Non — il crée des factures d’achat en brouillon destinées à une vérification humaine. La personne chargée de la vérification confirme l’extraction et comptabilise ; voir Créer une facture à partir de l’OCR.
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