Comptes généraux par défaut de l’entité

Chaque fois que REDA enregistre une transaction, il lui faut décider quels comptes utiliser. Lorsque vous émettez une facture, où va le montant dû ? Lorsqu’un paiement arrive, sur quel compte l’argent est-il enregistré ? Pour les opérations courantes et répétitives de la comptabilité, REDA répond à ces questions à partir d’un ensemble de comptes généraux par défaut définis sur l’entité. Définissez-les une fois et chaque comptabilisation est enregistrée au bon endroit — automatiquement, de la même façon, à chaque fois.

Cet article a deux objectifs : il explique en termes simples les notions de comptabilité dont vous avez besoin, puis il passe en revue chaque compte par défaut — ce qu’il est, quand REDA l’utilise, et un exemple commenté présentant l’écriture comptable réelle.

Un rappel rapide (à passer si vous maîtrisez la partie double)

Comptes collectifs et de trésorerie

Ces quatre comptes forment la colonne vertébrale — ils interviennent dans presque chaque vente, achat et paiement.

Compte clients par défaut — ce que vos clients vous doivent

Le compte collectif clients. Débité lorsque vous émettez une facture de vente (le client vous doit désormais le montant) et crédité lorsqu’il paie (la créance est soldée).

Compte fournisseurs par défaut — ce que vous devez aux fournisseurs

Le compte collectif fournisseurs. Crédité lorsque vous enregistrez une facture d’achat (vous devez désormais le montant au fournisseur), débité lorsque vous la payez.

Compte de trésorerie par défaut et Compte bancaire par défaut — là où circule l’argent

Le Compte bancaire par défaut est l’enregistrement bancaire sélectionné automatiquement sur les nouveaux encaissements et décaissements ; la trésorerie est comptabilisée sur le compte général qui lui est associé. Le Compte de trésorerie par défaut est le compte général de trésorerie/banque de repli, utilisé lorsqu’aucune banque spécifique n’est choisie. Ce sont les lignes « Banque » des exemples ci-dessus et ci-dessous.

Comptes de produits et de charges de repli

Le compte d’une ligne provient normalement du produit qu’elle porte. Ces comptes par défaut servent de filet de sécurité lorsqu’une ligne n’a aucun compte issu du produit.

Report à nouveau par défaut — là où va le résultat de l’exercice

À la clôture annuelle, REDA « solde » les comptes de charges et de produits et transfère le résultat net en Report à nouveau — le cumul des bénéfices que la société a conservés. Pour un exercice bénéficiaire :

Comptes de constatation et d’attente

Trésorerie non imputée par défaut — un acompte client

Un client envoie de l’argent avant qu’il existe une facture à laquelle le rattacher. Ce ne peut pas encore être un produit — vous lui devez des biens ou un service — l’argent est donc placé en Trésorerie non imputée (un passif) jusqu’à ce que vous l’imputiez à une facture.

Paiements non imputés par défaut — un acompte fournisseur

L’image inverse : vous payez un fournisseur avant de recevoir sa facture. C’est de l’argent qui vous est dû (un actif) jusqu’à ce qu’il soit rattaché à une facture ; il est donc placé en Paiements non imputés.

Compte de produits constatés d’avance — les produits en comptabilité de trésorerie

Sur une entité en comptabilité de trésorerie, une facture ne peut pas être comptée comme produit tant que vous n’êtes pas payé. Le produit est placé en Produits constatés d’avance et constaté lorsque l’argent arrive.

Remises

Remise sur ventes — une remise que vous accordez

Un compte correcteur des produits. Une remise réduit ce que doit le client et est enregistrée séparément, afin que vous puissiez distinguer le chiffre d’affaires brut du chiffre d’affaires net.

Escompte d’achat — un escompte que vous obtenez

Lorsque vous payez une facture par anticipation et bénéficiez d’un escompte de règlement, l’économie réalisée est un produit (ou une réduction de coût) enregistré ici.

Change (multidevise uniquement)

Lorsque vous commercez dans une devise autre que celle de la société, les taux de change évoluent entre la facturation et le paiement. Ces variations génèrent des gains et des pertes qui doivent être enregistrés. (Vous découvrez le sujet ? Consultez Architecture de devises à trois niveaux.)

Change réalisé par défaut — un règlement à un taux différent

Vous facturez 1 000 $ à un client américain lorsque 1 £ = 1,25 $ : la facture est donc comptabilisée pour 800 £. Il paie plus tard, lorsque 1 £ = 1,22 $ : les 1 000 $ valent désormais 820 £ — un gain réel de 20 £.

Change latent par défaut — les éléments ouverts réévalués en fin de période

La facture est toujours impayée en fin de mois. Si votre politique comptable impose de réévaluer les soldes ouverts en devises au taux de clôture — généralement au moyen d’une écriture de régularisation en fin de période — les 1 000 $ ouverts (comptabilisés pour 800 £) sont réévalués à 1 £ = 1,27 $ → 787 £ : une perte latente de 13 £, enregistrée ici mais pas encore réalisée.

Le compte Gain/perte de change par défaut est le compte générique des écarts de change ; il est obligatoire dans une organisation multidevise — REDA refuse d’enregistrer une entité multidevise qui ne le renseigne pas. Les comptes Change réalisé et Change latent sont des comptes plus spécifiques, qui permettent de distinguer les écarts sur les éléments réglés de ceux sur les éléments encore ouverts.

Intersociétés — quand vos propres sociétés commercent entre elles

Si la société britannique de Meridian réalise pour 500 £ de travaux pour sa société sœur américaine, les deux sociétés doivent enregistrer leur part, et le groupe les élimine lors de la consolidation. Les comptes Créance IC et Dette IC (définis par paire) accueillent ces écritures.

Retenue à la source

Dans certains pays, le payeur doit retenir une partie d’un paiement et la reverser à l’administration fiscale pour le compte de l’autre partie. (Vous découvrez le sujet ? Consultez Comprendre la retenue à la source.)

Retenue à payer par défaut — vous effectuez une retenue sur un paiement

Vous devez 1 000 £ à un prestataire, mais vous devez retenir 10 %. Vous lui versez 900 £ et devez 100 £ à l’administration fiscale.

Retenue à recevoir par défaut — un client effectue une retenue sur ce qu’il vous paie

Un client vous doit 1 000 £, mais retient 100 £ et paie 900 £. Les 100 £ constituent un crédit d’impôt que vous récupérerez, enregistré comme une créance.

Trois valeurs par défaut qui ne sont pas des comptes

En plus des comptes généraux, l’entité porte trois paramètres associés qu’il est utile de connaître :

Un compte bancaire distinct pour le paiement des dépenses

Chaque entité dispose d’un Compte bancaire par défaut — le compte auquel REDA se réfère lorsqu’il lui faut savoir « par quelle banque l’argent est passé ». Certaines organisations, toutefois, paient leurs dépenses depuis un compte différent de celui qu’elles utilisent pour tout le reste : un compte d’exploitation ou de petite caisse dédié, tenu à l’écart du compte principal des encaissements à des fins de contrôle.

Le champ Compte bancaire par défaut – Dépenses permet à une entité de désigner ce second compte. Lorsqu’il est renseigné, REDA l’utilise comme banque payeuse pour :

• les décaissements,
• l’exécution d’un lot de paiements et
• les paiements automatiques des factures d’achat de type charge.

Laissez-le vide et rien ne change — REDA se rabat sur le Compte bancaire par défaut habituel de l’entité, exactement comme avant. Comme pour tout compte bancaire par défaut, c’est le Compte général propre au compte choisi qui détermine le Compte de trésorerie utilisé lors de la comptabilisation de ces paiements.

Le nouveau champ Compte bancaire par défaut – Dépenses sur l’entité, dans la section Comptes généraux par défaut — laissez-le vide pour réutiliser le Compte bancaire par défaut de l’entité.

Pour aller plus loin

1. Référence des champs de l’entité — l’emplacement des champs des comptes généraux par défaut.
2. Créer une entité — définir les valeurs par défaut lors de la création de la société.
3. Paramètres de politique au niveau de l’entité — les autres comportements à configurer par entité.
4. Créer et gérer des comptes généraux — créer les comptes vers lesquels vous pointez.
5. Fonctionnement de la comptabilisation — comment ces valeurs par défaut pilotent les comptabilisations.

Questions fréquentes