Lignes de facture de vente

Une facture comporte deux parties. L’en-tête indique qui et quand — le client, les dates, la société qui l’émet. Les lignes indiquent quoi — chaque ligne correspond à un élément que vous facturez : un produit ou un service, une quantité, un prix. C’est des lignes que vient réellement l’argent ; le total de la facture n’est que la somme de ses lignes. Cet article explique chaque champ d’une ligne, la manière dont REDA calcule le montant et la taxe de la ligne, et les quelques règles qui garantissent des lignes correctes. Aucune connaissance comptable n’est requise.

Ce que contient une ligne

Vous ne renseignez que les premiers champs — choisir un produit, saisir une quantité — et REDA déduit le reste. Voici les champs que vous utiliserez sur une ligne, et l’origine de chacun :

Comment le montant d’une ligne est calculé

Chaque ligne produit deux montants, tous deux calculés pour vous et jamais saisis à la main :

• Montant de ligne — le montant net, avant taxe. Dans le cas normal, il s’agit simplement de Quantité × Prix unitaire − Remise.
• Total — le montant brut : Montant de ligne + Taxe.

Le Montant de ligne est le chiffre le plus important : c’est lui qui alimente le Sous-total de la facture, c’est la base sur laquelle la taxe est calculée, et c’est lui qui est enregistré sur votre compte de produits lors de la comptabilisation de la facture. Un exemple rapide — dix heures de conseil à 100 £, avec une TVA de 20 % :

Ces montants se mettent à jour en direct pendant la saisie — modifiez la quantité, le prix ou la remise et la ligne se recalcule instantanément, la taxe étant recalculée par le moteur.

Taxe en sus ou taxe déjà comprise dans le prix ?

Chaque ligne comporte un paramètre Base de taxe offrant trois choix. Les deux premiers répondent à une question — le prix saisi est-il avant taxe, ou inclut-il déjà la taxe ? — et le troisième désactive complètement la taxe pour la ligne :

La plupart des entreprises facturent hors taxes (la valeur par défaut). Le mode toutes taxes comprises est courant dans le commerce de détail et dans certains pays, où le prix affiché contient déjà la taxe. Le même montant de 120 £ saisi de chaque façon montre la différence, avec une taxe de 20 % :

Les remises sur une ligne

Le champ Remise déduit un montant d’une seule ligne — par exemple 150 £, et non « 15 % ». REDA le soustrait avant de calculer la taxe : une remise réduit donc à la fois le chiffre d’affaires et la taxe. Dix heures à 100 £ avec une remise de 150 £, TVA à 20 % :

Lignes de crédit : le sélecteur Produits / Crédit

Chaque ligne comporte un petit sélecteur qui la marque soit comme Produits (le cas normal — vous facturez le client), soit comme Crédit (vous rendez de l’argent). Une ligne basculée sur Crédit inverse simplement son signe : au lieu d’augmenter ce que doit le client, elle le diminue. Une ligne de crédit de 100 £ contribue pour −100 £ à la facture.

Vous le rencontrerez surtout sur un avoir — un document dont l’unique objet est d’accorder un crédit au client, si bien que ses lignes sont des lignes de crédit. Sur une facture normale, le sélecteur reste sur Produits, la valeur par défaut — même si vous pouvez basculer une seule ligne sur Crédit pour un petit ajustement à côté de nouveaux frais, tant que le total de la facture reste positif. Le formulaire affiche un petit badge Produits ou Crédit sur chaque ligne, pour que le signe ne soit jamais ambigu.

Le compte de produits d’une ligne

Chaque ligne est enregistrée sur un Compte général — le compte de produits qui enregistre le revenu de cette vente (par exemple « Produits de conseil » ou « Ventes de produits »). Vous le définissez rarement à la main : le choix du produit le renseigne à partir du compte de produits par défaut du produit. Vous pouvez le remplacer sur une ligne lorsqu’une vente particulière relève d’un autre compte.

Comme le Compte général détermine où atterrit votre chiffre d’affaires, REDA vérifie celui que vous choisissez. Il doit s’agir d’un compte actif, relevant du périmètre de l’entité de la facture, et dont le territoire correspond à celui de la facture — des garde-fous qui empêchent d’enregistrer du chiffre d’affaires sur un compte erroné ou désactivé. Si un choix n’est pas valide, vous en êtes informé immédiatement plutôt qu’au moment de la comptabilisation.

Champs configurables sur une ligne

Une ligne de facture de vente porte les deux mêmes listes de champs configurables que l’en-tête — des listes nommées de champs qu’un administrateur peut modifier sans code :

• Liste de champs à l’écran (ligne) — les colonnes supplémentaires que le formulaire affiche sur chaque ligne. Les colonnes standard (Produit, Description, Quantité, Prix unitaire, Montant de ligne, Profil de taxe, Montant des taxes, Total, Compte général) sont toujours présentes ; en standard, la liste ajoute une colonne Centre de coûts. Ajoutez-y un champ — par exemple un code projet par ligne — et il apparaît automatiquement sur chaque ligne.
• Mappage de comptabilisation (ligne) — les champs de ligne recopiés sur les écritures comptables lors de la comptabilisation de la facture. En standard, il comporte Centre de coûts, de sorte que le centre de coûts de chaque ligne parvient jusqu’au grand livre.

Vos dimensions comptables (centre de coûts, projet, bien…) peuvent donc être définies sur l’en-tête — et se reporter sur les écritures comptables de tout le document — ou par ligne, où la valeur propre à une ligne remplace celle de l’en-tête pour les écritures de cette ligne. Pour une vue complète de ces listes de champs, consultez Comprendre les factures de vente.

Les taxes de ligne source : la piste d’audit fiscale

Lorsque le moteur de taxes calcule la taxe d’une ligne, il ne se contente pas d’inscrire un chiffre sur la ligne — il écrit un enregistrement de taxe de ligne source : un enregistrement permanent et détaillé d’une taxe, sur une ligne. Vous ne les créez ni ne les modifiez jamais vous-même. Ils sont écrits lorsque la facture est comptabilisée — tant qu’elle est encore au statut Brouillon, le formulaire vous montre un aperçu en direct de la taxe, mais les enregistrements de taxe de ligne source eux-mêmes sont créés à la comptabilisation. Ce sont eux qui rendent votre taxe entièrement auditable — chaque centime de taxe peut être rattaché à la ligne, au taux et à la règle qui l’ont produit.

Chaque enregistrement de taxe de ligne source consigne :

Une facture complète : trois lignes, leurs taxes, les totaux

Assemblons toute la chaîne sur une vraie facture — émise par Meridian Properties UK Ltd, facturée en GBP, hors taxes, avec trois lignes :

Chaque Montant de ligne correspond simplement à Quantité × Prix unitaire − Remise — la ligne 2 donne 2 × 800 £ − 100 £ = 1 500 £. Lors de la comptabilisation, le moteur de taxes écrit un enregistrement de taxe de ligne source par ligne (vous voyez exactement les mêmes montants sous forme d’aperçu en direct tant que la facture est encore au statut Brouillon) — ici, toutes au taux normal de TVA de 20 % :

Ensuite, chaque total se construit tout seul, de bas en haut — rien n’est additionné à la main :

Modifiez toujours les lignes depuis la facture

Une ligne fait partie d’une facture, ce n’est pas un enregistrement autonome — ajoutez, modifiez ou supprimez donc toujours les lignes depuis le formulaire de facture de vente, jamais en ouvrant une ligne isolément pour la modifier directement. Il y a deux bonnes raisons à cela.

Premièrement, le formulaire est la méthode prise en charge et sûre : il valide l’ensemble du document au fur et à mesure que vous le construisez — ligne par ligne — et affiche la taxe en direct et les totaux en cours, de sorte que vous voyez toujours exactement comment la facture sera comptabilisée. Modifier un enregistrement de ligne brut isolément contourne cette expérience guidée et l’aperçu en direct.

Deuxièmement — et c’est la raison impérative —, une fois une facture comptabilisée, ses lignes sont verrouillées : REDA bloque purement et simplement toute modification directe des lignes. Vous ne retouchez jamais une ligne comptabilisée. Pour modifier une facture comptabilisée, vous la rouvrez ou l’annulez depuis la facture elle-même (voir Modifier, décomptabiliser et annuler), vous corrigez les lignes de la facture rouverte au statut Brouillon, puis vous comptabilisez à nouveau — la taxe est alors recalculée à neuf.

Erreurs courantes à éviter

Quelques pièges guettent les nouveaux utilisateurs de REDA. Chacun s’évite facilement une fois qu’on le connaît :

Les règles qui garantissent des lignes correctes

Une poignée de contrôles s’exécutent pendant que vous construisez une ligne, si bien qu’une ligne erronée ne peut jamais atteindre votre comptabilité. Chacun se manifeste immédiatement avec un message clair :

Pour aller plus loin

1. Créer une facture de vente — démarrer une nouvelle facture.
2. Taxe sur les factures de vente — comment la taxe de ligne est calculée.
3. Comptabiliser une facture de vente — comptabiliser la facture.
4. Créer des produits — les produits déterminent les valeurs par défaut des lignes.

Questions fréquentes