Grand livre client
Le grand livre client répond à la question de la relation — où en sommes-nous avec ce client ? — sous la forme d’un relevé daté avec solde progressif : chaque facture, chaque avoir et chaque paiement, une ligne chacun, de la position d’ouverture jusqu’au net d’aujourd’hui. Il se trouve sur l’enregistrement du compte client et occupe le premier rôle dans le processus des comptes clients ; sa présentation complète figure donc dans la section Comptes clients : Grand livre client (comptes clients).
Accès nécessaire. N’importe quel ensemble d’autorisations REDA Financials permet d’ouvrir le grand livre d’un client et de le lire ; ce que vous voyez se limite aux enregistrements que votre rôle peut consulter.
L’essentiel en bref
- Les tuiles du Résumé du grand livre sur la page du compte — Total en attente, Paiements non imputés, Avoirs non imputés, En cours net — la position d’un coup d’œil.
- L’écran Relevé de compte — sélecteur d’entité, plage de dates, colonnes de dimension, frais et paiements avec solde progressif, chaque ligne renvoyant à son document.
- Exporter en PDF — le classique relevé de compte à envoyer au client.
Les quatre chiffres de la position
Les tuiles répondent à la question de la relation dans un ordre fixe, et tout l’art consiste à les lire comme un ensemble :
| Tuile | Signification |
|---|---|
| Total en attente | Soldes ouverts des factures comptabilisées du client — ce qu’il doit selon les documents. |
| Paiements non imputés | Argent déjà reçu mais pas encore imputé aux factures. |
| Avoirs non imputés | Crédit détenu par le client qui n’a été ni imputé ni remboursé. |
| En cours net | La position honnête une fois l’argent et le crédit non imputés pris en compte — le chiffre à discuter avec le client. |
Brightline Retail Group, locataire de Meridian, est le cas d’école : Total en attente 19 500 sur les factures, mais Paiements non imputés 2 000 — un virement non affecté que personne n’a encore imputé —, si bien que la position réelle est En cours net 17 500. Relancez sur les 19 500 et la première chose que dira le locataire sera « nous vous avons envoyé deux mille dollars en juin ». Les tuiles existent pour que cet appel n’ait jamais lieu. (Les comptes qui sont aussi des fournisseurs bénéficient en plus d’une ventilation Total des passifs — ce que vous leur devez, à côté de ce qu’ils vous doivent.)
L’écran du grand livre, pas à pas
Depuis le Résumé du grand livre, Voir le grand livre ouvre l’écran complet. En haut : le sélecteur d’entité (un client peut traiter avec plusieurs de vos sociétés ; choisissez-en une pour obtenir son histoire dans une devise cohérente, ou Toutes les entités pour l’ensemble de la relation en devise société), les filtres de date Du / Au, une section Dimensions lorsque vos livres utilisent des dimensions, et les actions Actualiser / Exporter en PDF. Les mêmes tuiles de position se répètent au-dessus du détail.
Vient ensuite le relevé lui-même — Détail des transactions — avec une ligne datée par événement : Date, Description, Référence (un lien vers la facture, l’encaissement ou l’avoir), Frais, Paiements et le Solde progressif. L’arithmétique est celle d’un relevé bancaire : la position d’ouverture, plus les frais, moins les paiements, donne la position nette après chaque ligne. Dans le grand livre de Brightline, le virement non affecté du 15 juin apparaît comme un paiement de 2 000 qui laisse le solde à 17 500 — les tuiles et la dernière ligne du relevé racontent toujours la même histoire, car elles sont calculées à partir des mêmes lignes.
Ce qui est inclus, ce qui ne l’est pas
- Documents comptabilisés uniquement. Les factures en brouillon n’ont pas encore eu lieu ; les écritures des documents annulés ont disparu. Le grand livre reflète les livres, pas le pipeline.
- La mécanique comptable interne est filtrée. Les mouvements internes du système sur les comptes collectifs et les enregistrements d’imputation (les écritures qui imputent les encaissements aux factures) sont exclus — sinon chaque facture réglée apparaîtrait deux fois. Le solde progressif correspond à la position nette, épurée.
- Les comptes à la fois clients et fournisseurs affichent les deux côtés dans un seul grand livre — leurs factures et vos factures d’achat dans un même flux daté, dont le net donne la position réelle. La lecture côté fournisseurs du même écran est le Grand livre fournisseur.
Sa place parmi les rapports
Trois outils portent l’histoire des créances clients, et chacun répond à une question différente. L’instantané de balance âgée clients répond à tous clients confondus, quel retard accuse notre argent ? — l’instantané de juin de Meridian a figé 52 150 en attente sur 7 factures, dont 27 650 pas encore échus, 20 150 récemment en retard et 4 350 glissant vers la tranche 31–60 jours. Le grand livre client répond à quelle est l’histoire avec celui-ci ? — le détail, relation par relation, derrière une partie de ces tranches, y compris la trésorerie non imputée que la balance âgée ignore délibérément. Enfin, la ligne des créances clients du bilan répond à à combien tout cela s’élève-t-il dans les livres ? La routine de recouvrement de Meridian les utilise dans cet ordre : la balance âgée pour trouver qui, le grand livre pour comprendre pourquoi, et seulement ensuite l’e-mail de relance.
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Relancer sur la base du Total en attente | Cela ignore l’argent déjà reçu et non affecté — les 19 500 de Brightline sont en réalité 17 500 | Relancez (et rapprochez) sur la base de l’En cours net, après avoir lu les quatre tuiles |
| S’attendre à voir une facture en brouillon dans le grand livre | Le grand livre ne reprend que les écritures comptabilisées — la ligne « manquante » n’est pas encore dans les livres | Comptabilisez la facture, puis cliquez sur Actualiser |
| Lire le grand livre d’une seule entité comme s’il couvrait toute la relation | Un locataire appartenant à un groupe peut devoir de l’argent à votre entité américaine et détenir un crédit auprès de votre entité britannique | Utilisez le sélecteur d’entité à bon escient — entité par entité pour les relevés, Toutes les entités pour le net de l’ensemble du groupe en devise société |
| Envoyer une capture d’écran au lieu du relevé | Les captures d’écran sont rognées, vieillissent instantanément et n’indiquent aucun périmètre | Exporter en PDF — un relevé de compte daté couvrant exactement la période concernée |
| Comparer le grand livre à un instantané de balance âgée d’un autre jour | L’instantané a figé sa date ; le grand livre est en direct — l’écart correspond à une activité réelle | Alignez les dates avant de comparer, et attendez-vous à ce que la trésorerie non imputée explique la plupart des écarts résiduels |
Pour aller plus loin
- Grand livre client — la présentation complète
- Rapports et instantanés de balance âgée clients — la vue tous clients confondus.
- Grand livre fournisseur — le même outil, côté fournisseurs.
Questions fréquentes
La balance âgée est la vue des retards tous clients confondus — des tranches et des totaux, figés dans des instantanés pour le reporting. Le grand livre est l’histoire complète et datée d’un seul client, en direct, avec le solde progressif et l’argent non imputé rendus visibles. Trouvez qui dans la balance âgée ; comprenez pourquoi dans le grand livre.
Vérifiez d’abord la tuile Paiements non imputés (de l’argent reçu mais pas encore imputé est la réponse habituelle), puis la plage de dates et le sélecteur d’entité — le paiement peut se trouver dans une autre de vos entités ou en dehors de la période filtrée. S’il est vraiment absent, c’est qu’il n’a pas encore été enregistré comme encaissement.
La relation à travers toutes les entités avec lesquelles le client traite, exprimée dans votre devise société pour que les montants puissent s’additionner. Pour un relevé que vous enverrez au client, passez à l’entité concernée — c’est dans ces livres-là que vit son contrat.
Le grand livre est la vue de la relation — délibérément débarrassée de la mécanique des débits et des crédits. Cliquez sur la Référence de la ligne pour ouvrir le document, puis explorez le détail à partir de là ; ou enquêtez côté compte dans le Grand livre d’un compte général.
En direct — il est construit à partir des transactions comptables au moment de son affichage, avec un bouton Actualiser à utiliser après une modification. Pour un état figé et justifiable à une date donnée, ce sont les instantanés de balance âgée qui servent à cela.
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