Cloner un bon de commande
Vous commandez le même programme de maintenance que l’an dernier ? Ouvrez le bon de commande de l’an dernier, cliquez sur Cloner avec les lignes, actualisez les dates et les prix, puis comptabilisez. Cet article explique ce qui est repris et ce qui repart de zéro.
Accès nécessaire. Le clonage crée une nouvelle commande ; il nécessite donc l’ensemble d’autorisations Accounts Payable v2 (comptables fournisseurs et responsables) ou Accounting Admin v2 (administrateurs système). Les ensembles Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 et Read Only v2 permettent d’ouvrir et de consulter n’importe quelle commande, mais pas de la cloner.
Fonctionnement
Ouvrez la commande que vous souhaitez répéter et cliquez sur Cloner avec les lignes
Le bouton se trouve dans l’en-tête de l’enregistrement — disponible quel que soit le statut, car le clonage lit l’original sans le modifier. Même les documents annulés peuvent être clonés : c’est précisément ainsi que l’on réémet un document annulé par erreur.
Vérifiez la copie pré-remplie
Un nouveau brouillon s’ouvre avec tout ce qui est repris — fournisseur, entité, description, et chaque ligne avec son produit, son compte général, ses quantités, ses prix et ses centres de coûts —, y compris les éventuels indicateurs Créer une immobilisation, et ce qui doit être renouvelé vous est laissé : les nouvelles dates et une nouvelle référence. La copie reçoit son propre numéro de document à l’enregistrement ; rien ne la relie aux paiements ni à l’historique de l’original.
Ajustez, puis choisissez Enregistrer le brouillon ou Comptabiliser
Modifiez la date de commande et la livraison prévue, les prix convenus pour cette année et la référence — puis comptabilisez lorsque tout est prêt. À partir de là, c’est une commande ordinaire, au cycle de vie ordinaire.
Ce qui est repris — et ce qui repart de zéro
| Repris de l’original | Repart de zéro sur la copie |
|---|---|
| Entité, fournisseur et description | Numéro de document — attribué à partir de la séquence de numérotation de l’entité lors de l’enregistrement de la copie |
| Chaque ligne : produit, compte général, description, quantité, prix unitaire, remise, centre de coûts | Statut — toujours Brouillon, entièrement modifiable, quel qu’ait été le statut de l’original |
| Les indicateurs Créer une immobilisation et les Types d’actif des lignes | Dates — vous saisissez la nouvelle Date de commande (qui détermine la période comptable et le contrôle budgétaire) et la Livraison prévue |
| Le texte de la Référence — comme espace réservé à remplacer | Exécution — rien de réceptionné, rien de facturé : le Statut de réception repart de zéro et les deux soldes de suivi démarrent à la valeur totale de la commande |
| Rien d’autre | Engagement — aucun budget n’est touché tant que la copie n’est pas comptabilisée, et l’engagement porte alors sur les budgets actuels |
Exemple de renouvellement chez Meridian
La commande MPO001003 du programme d’entretien des façades de Meridian — deux visites trimestrielles à 4 800 $ auprès de Sterling Facility Services — est la candidate toute désignée. Au renouvellement du programme, le comptable ouvre MPO001003, clique sur Cloner avec les lignes et, sur le nouveau brouillon, met à jour quatre éléments : la Date de commande, sur la nouvelle période ; la Livraison prévue, pour la première nouvelle visite ; la Référence, pour désigner la nouvelle période du programme ; et — surtout — le Prix unitaire de chaque ligne, selon ce qui a été renégocié. Une fois comptabilisée, la copie effectue son propre contrôle budgétaire sur les budgets en vigueur maintenant, reçoit son propre numéro et commence de zéro son propre historique de réception et de facturation.
La copie passe quand même tous les contrôles
Le clonage épargne la saisie, pas les contrôles. Lorsque la copie est comptabilisée :
- Le contrôle budgétaire est refait — sur les budgets en vigueur à la nouvelle date de commande. Une copie en dépassement budgétaire est bloquée, sauf si Contourner les contrôles budgétaires est délibérément utilisé, et un budget lié doit appartenir à la même entité, avec une date de commande comprise dans sa plage de dates et dans une période comptable.
- L’approbation repart de zéro — la copie n’est comptabilisée que si son propre Statut d’approbation est Approuvé ou Non requise.
- Puis elle se verrouille comme toute commande — une fois comptabilisée, toute modification de ligne se heurte au message « Impossible de modifier les lignes d’un bon de commande qui n’est pas en brouillon. » ; rouvrez-la en Brouillon pour la modifier.
Bons cas d’usage
- Renouvellements annuels — le même programme de services, avec les dates de l’année suivante.
- Achats d’immobilisations répétés — la commande d’équipement qui a bien fonctionné la dernière fois, pour le site suivant.
- Réémission après une annulation — une commande annulée qui redevient d’actualité.
Erreurs courantes à éviter
| Erreur | Pourquoi c’est un problème | À faire à la place |
|---|---|---|
| Comptabiliser avec la Référence copiée | Deux commandes portent le même nom dans les listes et sur les PDF destinés aux fournisseurs | Renommez-la pour la nouvelle période avant de comptabiliser |
| Conserver les prix unitaires de l’an dernier | Chaque future facture présente un écart par rapport à une base de comparaison obsolète | Reconfirmez d’abord le prix de chaque ligne avec le fournisseur |
| Laisser l’ancienne Date de commande | La commande atterrit dans une période passée — et est contrôlée par rapport à la mauvaise année budgétaire | Datez la copie du jour où le nouvel engagement est réellement pris |
| Cloner pour un autre bien sans changer les centres de coûts | L’engagement, et chaque rapport de coûts qui en découlera, sont rattachés à la mauvaise dimension | Parcourez les lignes et réaffectez chaque centre de coûts |
| Supposer que la copie hérite de la situation budgétaire de l’original | Ce n’est pas le cas — le statut Dans le budget de l’an dernier ne dit rien de cette année | Lancez l’Analyse budgétaire sur le brouillon avant de comptabiliser |
Pour aller plus loin
- Créer un bon de commande — le parcours à partir de zéro.
- Modèles récurrents de factures d’achat et de bons de commande — pour les véritables répétitions.
Questions fréquentes
Non — la copie démarre sa propre vie en tant que brouillon et passe par le circuit d’approbation exigé par votre organisation, comme tout nouveau document.
Pas du tout — le clone n’est qu’un brouillon. Supprimez-le. L’original n’est jamais affecté par le clonage.
Oui — lorsque vous comptabilisez la copie, elle est contrôlée par rapport aux budgets actuels, comme toute nouvelle commande. Que la commande de l’an dernier ait tenu dans le budget de l’an dernier ne dit rien de celui de cette année.
Non — la copie démarre sans rien de réceptionné ni de facturé. Seul le contenu propre de la commande est cloné, jamais son historique d’exécution.
Oui — les indicateurs et les Types d’actif suivent leurs lignes ; une commande d’équipement répétée créera donc à nouveau des enregistrements d’immobilisation à la réception. Vérifiez que le Type d’actif convient toujours avant de comptabiliser : les catégories d’immobilisations sont réorganisées au fil du temps.
Uniquement lorsqu’elle est comptabilisée — une copie en brouillon n’engage rien. À la comptabilisation, le montant engagé de la ligne budgétaire correspondante augmente, exactement comme pour une commande créée à partir de zéro ; l’engagement se convertit ensuite en dépense réelle à mesure que les factures rapprochées sont comptabilisées.
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